Leitung Organisation & Administration (m/w/d) in Teilzeit

Als Leitung Organisation & Administration (m/w/d) in Teilzeit (20 Stunden/Woche) bei der Stiftung St. Zeno Kirchseeon übernehmen Sie eine zentrale Schlüsselrolle in einer werteorientierten und sozial engagierten Organisation. Sie gestalten aktiv effiziente Verwaltungsstrukturen und sorgen dafür, dass unsere Einrichtungen reibungslos und zukunftsorientiert arbeiten können. Mit Ihrem Organisationstalent und Ihrem Blick für nachhaltige Prozesse tragen Sie dazu bei, unsere Mission im Alltag wirksam zu unterstützen. Dabei handeln Sie stets im Einklang mit unseren Werten und tragen maßgeblich zu einer professionellen und serviceorientierten Zusammenarbeit innerhalb der Stiftung bei.

• Fachliche zentrale Ansprechperson für Verwaltungskräfte unserer Einrichtungen, sowie Führung von Empfangs- und Sekretariatsmitarbeitenden
• Steuerung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse und Organisationsstrukturen
• Verantwortung für das Vertragswesen (u. a. Leasing-, Versorgungs- und Dienstleistungsverträge) inklusive Überwachung von Laufzeiten und Konditionen
• Koordination und Sicherstellung der infrastrukturellen Versorgung der Einrichtungen (z. B. Telekommunikation, Dienstleistersteuerung)
• Verwaltung und Betreuung der Mietverhältnisse der Stiftung in enger Abstimmung mit der Finanzverwaltung, insbesondere im Monitoring von Zahlungseingängen
• Betreuung und Weiterentwicklung des Versicherungsmanagements (z. B. Gebäude- und Haftpflichtversicherungen) sowie Schadenabwicklung
• Wahrnehmung hausverwalterischer Aufgaben für vermietete Immobilien, insbesondere für Appartements der Liegenschaft „Wernerhof“
• Verantwortung für das Liegenschaftsmanagement, einschließlich Abstimmung mit Behörden (z. B. Bauämter), Begleitung von Renovierungsmaßnahmen sowie Sicherstellung gesetzlicher Prüfpflichten (z. B. Legionellenüberwachung)

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Verwaltungsmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Administration, Organisation oder Verwaltungsmanagement
• Erste Erfahrung in einer koordinierenden oder leitenden Funktion wünschenswert
• Gute Kenntnisse im Vertrags-, Miet- und Versicherungswesen
• Strukturierte, eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen, insbesondere Excel
• Organisationsgeschick sowie ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Diskretion

• Tarifliche Vergütung nach AVR Caritas inkl. Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• 30 Tage Urlaub (bei einer 5-Tagewoche)
• Betriebliche Altersvorsorge über die VBL sowie die Möglichkeit der Entgeltumwandlung
• Beihilfeversicherung sowie vergünstigte Krankenzusatzversicherung
• E-Bike-Leasing
• Unterstützung bei der Wohnungssuche
• Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Strukturierte Einarbeitung und kollegiale Beratung

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