Mitarbeiter (m/w/d) Empfang und Office Management

Die Arbeit der Hertie-Stiftung konzentriert sich auf zwei Leitthemen: Gehirn erforschen und Demokratie stärken. Die Projekte der Stiftung setzen modellhafte Impulse innerhalb dieser Themen. Im Fokus stehen dabei immer der Mensch und die konkrete Verbesserung seiner Lebensbedingungen. Die Gemeinnützige Hertie-Stiftung wurde 1974 von den Erben des Kaufhausinhabers Georg Karg ins Leben gerufen und ist heute eine der größten weltanschaulich unabhängigen und unternehmerisch ungebundenen Stiftungen in Deutschland.

Mitarbeiter (m/w/d) Empfang und Office Management
(Frankfurt | 25h/Woche | unbefristet)

Sie sind serviceorientiert, haben eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und sind zeitlich flexibel? Dann werden Sie ab dem 01.07.2026 Teil unseres Frankfurter Büros in einem Jobsharing-Modell.
Sie arbeiten entweder vormittags von 8:00 bis 13:00 Uhr oder nachmittags von 13:00 bis 18:00 Uhr, jeweils mit einer kurzen Übergabe. Die Schichtplanung kann monatlich wechseln oder über feste Tage erfolgen – ganz nach Absprache.

• Betreuung der Telefonzentrale
• Bearbeitung des Postein- und Ausgangs (digital & analog)
• Empfang, Betreuung und Bewirtung von Gästen
• Vorbereitung und Organisation der Konferenzräume (u.a. Getränke, Arbeitsmittel)
• Bestellwesen für Büromaterial, Getränke, Obst und Küchenutensilien
• Ansprechperson für den Hausmeister rund um Gebäude und Konferenzräume
• Bearbeitung des digitalen Rechnungseingangs im Dokumentenmanagementsystem „d.ve-lop“
• Pflege und Aktualisierung von Kontaktdaten im CRM-System

• Abgeschlossene Ausbildung oder vergleichbarer Abschluss, vorzugsweise im kaufmännischen Bereich
• Mehrjährige Erfahrung im Empfangsbereich und/oder im Office Management
• Hohe zeitliche Flexibilität: Bei Urlaub oder Krankheit übernehmen Sie den ganzen Tag, bei besonderen Veranstaltungen sind Sie bereit, uns auch länger zu unterstützen
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Organisationstalent und Teamfähigkeit
• Freundliches, verbindliches und professionelles Auftreten
• Fähigkeit sich schnell in neue IT-Systeme einzuarbeiten
• Erfahrung mit d.velop und CRM-Systemen wünschenswert
• Sicherer Umgang mit MS Office, Outlook und Teams

• Einen attraktiven Arbeitsplatz und die Möglichkeit, vielseitige Aufgaben in einem engagierten, freundlichen und lebendigen Umfeld wahrzunehmen
• Attraktive Sozialleistungen
• EGYM Wellpass: Für Ihre Gesundheit – deutschlandweiter Zugang zu Fitnessstudios, Schwimmbädern, Yoga und mehr
• Möglichkeiten zur Weiterentwicklung und -bildung

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