Mitarbeiter/in für den Bereich Gremienmanagement (m/w/d)

Wir - der Nahverkehr Westfalen-Lippe (NWL) - gestalten, organisieren, vermarkten und finanzieren den SPNV in Westfalen-Lippe als Teil des Mobilitätsangebotes in NRW. Darüber hinaus entwickeln wir nachhaltige, vernetzte Mobilitätskonzepte und -lösungen im Umweltverbund und wirken darauf hin, diese mit unseren Partnern umzusetzen, um einen Beitrag zur Verkehrswende zu leisten. Am Hauptsitz in Unna sowie in den regionalen Geschäftsstellen in Münster, Bielefeld, Paderborn und Siegen arbeiten rund 150 Mitarbeitende gemeinsam an der Umsetzung sowie Weiterentwicklung dieser Ziele für die Bürgerinnen und Bürger der Region.

Wer den gesellschaftlichen Wandel aktiv mitgestalten will, kann befristet für einen Zeitraum von zwei Jahren zukünftig als Mitarbeiter/in (w/m/d) im Sachgebiet Gremienmanagement Teil der Abteilung Kommunikation & Gremienmanagement werden. Dies erfordert eine gelegentliche Präsenz am Standort Unna.

Vollzeit | befristet auf 2 Jahre
Die Besetzung der Stelle kann auch in Teilzeit erfolgen.

• Organisatorische Betreuung und Koordination der politischen Gremien des NWL (genaue Gremienzuteilung erfolgt nach Absprache); Begleitung von Sitzungen inkl. Schriftführung
• Administration und Pflege des Sitzungsmanagementsystems (SD.NET) sowie des Gremieninformationssystems (RIM)
• Anwenderunterstützung und technischer Support für die verwaltungsinterne Arbeit mit dem Sitzungsmanagementsystem sowie dem Gremieninformationssystem
• Sitzungsdienst: Erstellung von Sitzungsvorlagen, Tagesordnungen und Niederschriften, verwaltungsinterne Kontrolle von Workflows und des digitalen Beschlusscontrollings
• Abrechnung und Abwicklung von Aufwandsentschädigungen Ansprechperson für die Mandatsträgerinnen und Mandatsträger der politischen Gremien sowie für die Mitgliedszweckverbände des NWL; allgemeine Kommunikation mit Dienstleistern, Behörden, Ministerien und sonstigen externen Stakeholdern
• Begleitung von Sonderprojekten und Mitarbeit an besonderen Aufgaben im Stabsbereich
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von internen Besprechungen und Sitzungen
• Erstellung von Listen, Präsentationen, Stellungnahmen und sonstigen Dokumenten
• Recherche- sowie allgemeine Büro- und Ablagetätigkeiten; Aufbereitung von Informationen und Vorbereitung/Abstimmung von Schriftverkehren
• Mitwirkung und Weiterentwicklung von Maßnahmen und Projekten im Bereich der politischen Kommunikation

• Abgeschlossenes Studium in einem für den Tätigkeitsbereich relevanten Fachgebiet (Politik -oder Sozialwissenschaften, Verwaltungswissenschaft oder ein vergleichbarer geisteswissenschaftlicher Studiengang) bzw. Verwaltungsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in der Administration und Pflege von digitalen Sitzungsmanagementsystemen (idealerweise SD.NET)
• Erfahrung in der Vor- und Nachbereitung, Koordination sowie Begleitung der Sitzungen von politischen Gremien
• Idealerweise praktische Berufserfahrung im Verwaltungs- und/oder im politischen Umfeld
• Idealerweise Erfahrung in der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen
• Professionelles Auftreten gegenüber Mandatsträgerinnen und Mandatsträgern, Amtsträgerinnen und Amtsträgern, Behörden und Ministerien
• Routinierter Umgang mit Microsoft-Office-Produkten (insb. Outlook, Teams, Word, Excel, Powerpoint)
• Sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
• Strukturierte, sorgfältige und gewissenhafte Arbeitsweise, Belastbarkeit sowie Organisationstalent
• Bereitschaft, technische und organisatorische Veränderungsprozesse im Stabsbereich aktiv mitzugestalten
• Bereitschaft zu Dienstreisen und zur Dienstwahrnehmung außerhalb der üblichen Arbeitszeiten (insbesondere in den Abendstunden)

• eine aufgaben- und verantwortungsadäquate Bezahlung nach Entgeltgruppe 12TVöD
• eine leistungsstarke Betriebsrente
• Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen
• einen sicheren Arbeitsplatz mit einem arbeitnehmerfreundlichen Tarifvertrag nach TVöD
• ortsunabhängiges, mobiles Arbeiten nach Absprache
• flexible Arbeitszeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• ein Gleitzeitkonto zur Erfassung und dem Abbau von Überstunden
• attraktive Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
• 30 Tage Jahresurlaub plus Heiligabend und Silvester frei

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