Mitarbeiter/in für Personalwesen, Buchhaltungs- & Verwaltungsassistenz (HR & Operations Specialist)

Cultural Vistas Europe – Berlin
Startdatum: 1. Februar 2026 oder zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Befristet bis: 31. Januar 2027 (mit Möglichkeit einer Verlängerung – s.u.)

Über uns

Cultural Vistas ist eine gemeinnützige Austauschorganisation, die seit 1963 internationale Zusammenarbeit und kulturelle Verständigung fördert. Unsere europäische Niederlassung mit dem Berliner Büro direkt am Brandenburger Tor bietet eine große Auswahl an spannenden Programmen in Europa, den USA und in anderen Regionen und Ländern – von Austauschprogrammen über individuell zugeschnittene Praktika im Ausland bis hin zu Studienreisen zu global wichtigen Themen. Jedes Jahr sammeln rund 6.000 Teilnehmende weltweit durch unsere Angebote wertvolle internationale Erfahrungen in ihren Berufsfeldern.

Unsere Mutterfirma, Cultural Vistas Inc., ist eine 501(c)(3) Non-Profit Organisation mit Hauptsitz in Washington DC. Erfahre mehr unter: www.culturalvistas.eu.

Wir suchen zum 1. Februar oder zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n proaktive/n Kolleg:in im Bereich Personalwesen und Betriebswirtschaft, die/der sich in einer internationalen Non-Profit-Branche wohlfühlt. In dieser Position unterstützt du Mitarbeiter:innen, Betriebsabläufe und Finanzprozesse in Berlin und arbeitest eng mit unserem Team in den USA zusammen.

Aufgaben

Deine Aufgaben

In dieser vielfältigen und abwechslungsreichen Rolle unterstützt du unser Team in drei Bereichen:

1. Aufgaben im Personalwesen

• Begleitung von Bewerbungsprozessen und Interviews (Deutsch & Englisch)
• Verwaltung von HR-Online-Plattformen (SV Meldeportal und UltiPro)
• Erstellung von Verträgen und relevanten Dokumenten
• Erste/r Ansprechpartner:in für alle Anliegen der Mitarbeitenden
• Organisation von Team-Events
• Einarbeitung von neuen Kolleg:innen
• Allgemeine Unterstützung im Personalwesen, auch in enger Zusammenarbeit mit Cultural Vistas USA

2. Buchhaltungsaufgaben

• Vorbereitung und Prüfung von Rechnungen
• Buchungen im System Addison nach GoB
• Unterstützung bei Finanzberichten, Budgetüberwachung und Abstimmungen mit Cultural Vistas Teammitgliedern in Deutschland und bei gemeinsamen Projekten in den USA
• Allgemeine Unterstützung in der Buchhaltung

3. Büroorganisation und Verwaltungsaufgaben

• Unterstützung des Executive Directors bei administrativen Aufgaben, sowie Vorbereitung von Verträgen, Korrespondenz und Recherche (in deutscher und englischer Sprache)
• Bearbeitung von Anfragen per Mail und Telefon
• Dokumentenmanagement nach internen Richtlinien, HGB und DSGVO
• Weitere Aufgaben nach Bedarf

Darüber hinaus bringst du dich aktiv ein, übernimmst Verantwortung für deine Aufgaben und hilfst mit, unsere Prozesse zu verbessern.

Rahmenbedingungen

• Vollzeit (38,5 Std./Woche)
• Die Bruttomonatsgehaltspanne beträgt 4.250 € - 4.600 € bei einer Tätigkeit von 38,5 Stunden pro Woche, abhängig von deiner Erfahrung und deinen Qualifikationen.
• Ursprünglich befristet bis 31. Januar 2027, eine Verlängerung wird angestrebt und ist von der Bewilligung weiterer Projektmittel und einer erfolgreichen Zusammenarbeit abhängig
• Arbeitsort: Berlin

Profil

Wen wir suchen

• 2-3 Jahre Praxiserfahrung im Bereich Personalwesen, Büromanagement oder in einer betriebsfachwirtlichen Rolle.
• Praxiserfahrung im Office Management und Grundkenntnisse in der Buchhaltung
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, vor allem Excel
• Strukturierte Arbeitsweise und Organisationstalent
• Kommunikationsstärke in Deutsch (fließend) und Englisch (sehr gut)
• Internationales Mindset und Offenheit für andere Kulturen

Zusätzliche Sprachkenntnisse sind von Vorteil. Vorausgesetzt wird ein gültiger Wohnsitz und ggf. Arbeitserlaubnis in Deutschland sowie die Bereitschaft zu gelegentlichen Reisen und flexiblen Arbeitszeiten.

Gültige Arbeitserlaubnis und legaler Wohnsitz in Deutschland erforderlich. Gelegentliche Arbeit an Wochenenden, Feiertagen und Abenden kann notwendig sein – im angemessenen Rahmen und im Einklang mit dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG)

Diese Stelle ist vorerst bis 31.01.2027 befristet. Es findet kein Tarifvertrag Anwendung. Der Arbeitsort ist Berlin.

Wir bieten

Was wir bieten

• Einen modernen Arbeitsplatz mitten in Berlin mit Home-Office-Möglichkeiten (mindestens 2 Tage pro Woche im Büro)
• Ein offenes, internationales Team
• Weiterbildungsmöglichkeiten und Zugang zu einer Online-Lernplattform
• Zusätzliche Vorteile wie Zuschüsse für ÖPNV, Home-Office-Ausstattung, Kommunikationskosten, ein Mitarbeiteranerkennungssystem mit Prämien etc.

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