Mitarbeiterin / Mitarbeiter für das Betriebsmanagement (w/m/d)

Die Direktion Berlin sucht für den Geschäftsbereich Facility Management am Arbeitsort Berlin zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/einen:

Mitarbeiterin / Mitarbeiter für das Betriebsmanagement (w/m/d)

Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) ist die Immobiliendienstleisterin des Bundes, die die immobilienpolitischen Ziele der Bundesregierung unterstützt und für fast alle Bundesbehörden die notwendigen Flächen und Gebäude zur Verfügung stellt. Dementsprechend sind wir in ganz Deutschland mit über 7.000 Beschäftigten vertreten und kümmern uns um ein sehr breites und buntes Immobilienportfolio sowie die ökologische Nutzung und Pflege von Naturflächen des Bundes. Für diese vielseitigen und verantwortungsvollen Aufgaben suchen wir innovative Köpfe, die nachhaltig denken und handeln.

Unser Geschäftsbereich Facility Management Neubau (BEFN) baut, betreibt und bewirtschaftet ein komplexes Portfolio mit spannenden und vielseitigen Objekten – von den Ministerien in Berlin und Bonn, über Bundesgerichte und Forschungseinrichtungen bis zu den Gebäuden des Zolls, der Bundespolizei, der Bundeswehr oder der Bundesanstalt Technisches Hilfswerk (THW). Im Dialog mit unseren Kundinnen und Kunden gestalten wir den Weg zu einem klimaneutralen Immobilienmanagement.

Dafür brauchen wir Sie! Machen Sie mit uns BImA!

• Veranlassen und Überwachen von Bewirtschaftungsvorgängen, u. a.
  • Zusammenstellen von Unterlagen für Vertragsabschlüsse zur Bewirtschaftung des technischen Bereichs der Liegenschaften
  • Einholen von Angeboten und Ergebnisaufstellung (Verhandlungsvergabe) bzw. Vorbereitung von beschränkten Ausschreibungen, Beschaffungen einschl. Auftragsvergabe nach Vorgabe und in Abstimmung mit dem/der Betriebsmanager/in
  • Erstellen von Leistungsverzeichnissen und Leistungsbeschreibungen für den technischen Bereich nach Vorgabe des Betriebsmanagements; Anlegen von Aufträgen und Bestellungen in Abstimmung mit dem/der Betriebsmanager/in
  • Zusammenstellung der für die Wärmekostenabrechnung relevanten Daten zur Übermittlung an das Abrechnungsunternehmen
  • Anlegen, Erfassen, Überprüfen und Melden der Zählerstände für Strom, Gas, Wasser usw.
  • Zusammenstellung und Aufteilung der Kosten des eigenen Service-Personals, Prüfung der Arbeitszeitnachweise und Vorlage nach Genehmigung durch das Objektmanagement beim Bereich Organisation und Personal zur Lohnabrechnung
  • Inhaltliche Kontrolle von Rechnungen
  • Bescheinigen der rechnerischen Richtigkeit
  • Vorerfassen von Rechnungen und Erstellen von Buchungsbelegen für Bewirtschaftungs- und Bauunterhaltungskosten
• Rechnungsbearbeitung unter Anwendung von SAP und dem IT‑Fachverfahren BALIMA u. a.
  • Inhaltliche Kontrolle von Rechnungen
  • Bescheinigen der rechnerischen Richtigkeit
  • Vorerfassen von Rechnungen und Erstellen von Buchungsbelegen für Bewirtschaftungs- und Bauunterhaltungskosten

Qualifikation:

• erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung mit kaufmännischem, immobilien­wirtschaftlichem oder bautechnischem Schwerpunkt (z. B. Immobilienkauffrau/‑​kaufmann [w/m/d], Kauffrau/​Kaufmann für Büromanagement [w/m/d]) oder vergleichbare Qualifikation

Fachkompetenzen:

• fachliche Kenntnisse und Praxiserfahrungen bei der baulichen Instandhaltung von Immobilien
• Kenntnisse im Vergaberecht, Bauvertragsrecht, grundlegende betriebswirtschaftliche Kenntnisse
• Kenntnisse in SAP wünschenswert, sicheres Arbeiten in Word und Excel

Weiteres:

• gründliche, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• gutes Organisationsgeschick, Befähigung zum wirtschaftlichen Denken und Handeln
• Fähigkeit, sich in wechselnde Aufgabenfelder einzuarbeiten
• gute Auffassungsgabe
• Fähigkeit, auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen selbstständig, zielorientiert und sicher zu arbeiten
• gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift, Kommunikationsfähigkeit
• kunden‑​/adressatenorientiertes Verhalten und zielorientiertes Verhandlungsgeschick
• Fähigkeit zum teamorientierten Handeln, Kritikfähigkeit und Sozialkompetenz
• gutes Urteilsvermögen, verbunden mit der Fähigkeit, Entscheidungen zu treffen und Verantwortung zu übernehmen
• Bereitschaft zur erweiterten Sicherheitsüberprüfung nach § 9 SÜG (Sicherheitsüberprüfungs­gesetz)

Besonderer Hinweis: Voraussetzung für die Stellenbesetzung ist die erfolgreiche erweiterte Sicherheitsüberprüfung nach dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG), in die ggf. auch der/die Ehe‑​/Lebenspartner/in einbezogen wird. Bitte informieren Sie sich diesbezüglich im Vorfeld Ihrer Bewerbung bspw. über das Bundesamt für Verfassungsschutz (www.verfassungsschutz.de)

• Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit allen Vorteilen einer großen öffentlichen Arbeitgeberin
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf bei der Arbeitszeitgestaltung
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Möglichkeit der Anmietung einer Wohnung aus dem Bestand der Wohnungsfürsorge des Bundes
• Berufliche Entwicklungsmöglichkeiten sowie umfangreiche Fortbildungsangebote
• Betriebliche Altersversorgung
• Jahressonderzahlung nach den geltenden tariflichen Bestimmungen
• 30 Tage Urlaub
• Kurse zur Gesundheitsförderung sowie Vorsorgemaßnahmen
• Zuschuss zum DeutschlandJobTicket (DJT)

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