Mitarbeiterin / Mitarbeiter für das Betriebsmanagement (w/m/d)

Die Direktion Berlin sucht für den Geschäftsbereich Facility Management Neubau (BEFN) am Arbeitsort Berlin-Mitte zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/einen:

Mitarbeiterin / Mitarbeiter für das Betriebsmanagement (w/m/d)

Die Bundesanstalt für Immobilien­aufgaben (BImA) ist die Immobilien­dienstleisterin des Bundes, die die immobilien­politischen Ziele der Bundesregierung unterstützt und für fast alle Bundes­behörden die notwendigen Flächen und Gebäude zur Verfügung stellt. Dementsprechend sind wir in ganz Deutschland mit über 7.000 Beschäftigten vertreten und kümmern uns um ein sehr breites und buntes Immobilien­portfolio sowie die ökologische Nutzung und Pflege von Naturflächen des Bundes. Für diese vielseitigen und verantwortungsvollen Aufgaben suchen wir innovative Köpfe, die nachhaltig denken und handeln.

Unser Geschäftsbereich Facility Management baut, betreibt und bewirtschaftet ein komplexes Portfolio mit spannenden und vielseitigen Objekten – von den Ministerien in Berlin und Bonn über Bundesgerichte und Forschungs­einrichtungen bis zu den Gebäuden des Zolls, der Bundespolizei, der Bundeswehr oder der Bundesanstalt Technisches Hilfswerk (THW). Im Dialog mit unseren Kundinnen und Kunden gestalten wir den Weg zu einem klimaneutralen Immobilien­management.

Dafür brauchen wir Sie! Machen Sie mit uns BImA!

Für den Arbeitsplatz wird eine monatliche außertarifliche Zulage in Höhe von 200 Euro gewährt.

Der Fachbereich ist zuständig für die Betreuung von Sicherheits­behörden.

• Mitarbeit in Organisations­angelegenheiten bezüglich des technischen, kaufmännischen und infrastrukturellen Gebäude­managements sowie in CAFM‑Angelegenheiten, u. a.
  • Planung, Organisation von Besprechungen mit externen Teilnehmenden
  • Erstellung von Protokollen, Sachstand­berichten und Dokumentationen
  • Terminkoordination, Termin­controlling
  • Recherche und Aufbereitung, Zusammenfassung von Informationen aus den Akten- und Planunterlagen im Bestand
  • Erstellen von einfachen Schreiben zu Verfahrens- bzw. Organisations­abläufen innerhalb der Abteilung nach Vorgabe durch die Leitung des Bereichs
• Selbstständige Informations­beschaffung von Nutzenden, der Bauverwaltung sowie Dritten
  • Sichten von Akten und Unterlagen, Zusammenstellung der Informationen
  • Fertigung von unterschriftsreifen Schreiben einfachereren Inhaltes entsprechend Vorgaben
• Organisation, Entwicklung und Betreuung der VS-Registratur unter Einhaltung der VS‑Anweisungen (VSA), Bereitschaft zur Bestellung zur/zum VS‑Registrator/in (w/m/d)
• Durchführung der Schlüssel­verwaltung für alle Schlüssel des Objekt­management­teams u. a.
  • Organisation der Schließberechtigungen für elektronische Schließsysteme sowie der Zutritts- und Identifizierungs­karten in enger Abstimmung mit dem Zutritts­management und der Schlüssel­verwaltung der Nutzenden
  • Prüfung der Zutritts­berechtigung
• Organisation und Weiterentwicklung der Registratur des Objekt­managements (OMT) unter Beachtung der besonderen Vorgaben des Geheimschutzes u. a.
  • Führen und Bearbeiten eines Akten­verzeichnisses für alle Arbeitsgebiete der Liegenschaft
  • Einrichten, Ausgabe und Rücknahme von Akten und Vorgängen und Überwachung des Verbleibs
• Unterstützung der OMT‑Leitung bei der Qualitäts­sicherung der Erledigung von Pflichten im Verantwortungs­bereich der BImA

Qualifikation:

• Erfolgreich abgeschlossene 3‑jährige Berufsausbildung mit kaufmännischem, immobilien­wirtschaftlichem oder (bau‑)technischem Schwerpunkt (z. B. Immobilien­kauffrau/​‑kaufmann (w/m/d), Kauffrau/​​Kaufmann für Büromanagement [w/m/d]) oder vergleichbare Qualifikation

Fachkompetenzen:

• Mindestens drei Jahre einschlägige Berufserfahrung im beschriebenen Bereich innerhalb der letzten fünf Jahre sind wünschenswert
• Vielseitige und gründliche Kenntnisse der folgenden Vorschriften und Gesetze sind wünschenswert:
  • Geheimschutz­vorschriften sowie Aussonderungs­vorschriften
  • Kenntnis der BHO, der VV zur BHO, Regelungen der Finanz­buchhaltung
• Fundierte PC-Kenntnisse in den Standard­betriebs­systemen und ‑anwendungen wie Microsoft Office

Weiteres:

• Gründliche, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Gutes Organisationsgeschick
• Gute Auffassungsgabe
• Eigeninitiative und Fähigkeit zum kreativen und konzeptionellen Arbeiten
• Fähigkeit, auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen selbstständig, gründlich und zielorientiert zu arbeiten
• Gute Kommunikationsfähigkeit
• Kunden‑​/​adressaten­orientiertes Verhalten und Verhandlungsgeschick
• Fähigkeit zum teamorientierten Handeln, Kritikfähigkeit und Sozialkompetenz
• Gutes Urteilsvermögen
• Bereitschaft zur erweiterten Sicherheits­überprüfung nach § 10 SÜG

Besondere Hinweise:

Voraussetzung für die Stellen­besetzung des Arbeitsplatzes ist die erfolgreich erweiterte Sicherheits­überprüfung nach dem Sicherheits­überprüfungs­gesetz (SÜG), in die ggf. auch der/die Ehe‑​/​​Lebens­partner/in einbezogen wird. Bitte informieren Sie sich diesbezüglich im Vorfeld Ihrer Bewerbung bspw. über das Bundesamt für Verfassungsschutz (www.verfassungsschutz.de).

Der Bewerbungsprozess wird in deutscher Sprache durchgeführt, sodass angemessene Sprachkenntnisse erforderlich sind.

• Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit allen Vorteilen einer großen öffentlichen Arbeitgeberin
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf bei der Arbeitszeit­gestaltung
• Möglichkeit der Anmietung einer Wohnung aus dem Bestand der Wohnungs­fürsorge des Bundes
• Berufliche Entwicklungs­möglichkeiten sowie umfangreiche Fortbildungs­angebote
• Betriebliche Alters­versorgung
• Jahres­sonderzahlung nach den geltenden tariflichen Bestimmungen
• 30 Tage Urlaub
• Kurse zur Gesundheits­förderung sowie Vorsorge­maßnahmen
• Verkehrsgünstige Lage mit dem ÖPNV
• Zuschuss zum DeutschlandJobTicket (DJT)

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