Mitarbeiterin / Mitarbeiter HWO / Assistentin / Assistent der Kundencenterleitung (w/m/d)

Als Ansprechperson für die Mieter*innen sucht die Direktion Dortmund für den Geschäftsbereich Wohnen am Arbeitsort Dortmund zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/einen:

Mitarbeiterin / Mitarbeiter HWO / Assistentin / Assistenten der Kunden­center­leitung (w/m/d)

Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) ist die Immobilien­dienstleisterin des Bundes, die die immobilien­politischen Ziele der Bundes­regierung unterstützt und für fast alle Bundes­behörden die notwendigen Flächen und Gebäude zur Verfügung stellt. Dementsprechend sind wir in ganz Deutschland mit über 7.000 Beschäftigten vertreten und kümmern uns um ein sehr breites und buntes Immobilien­portfolio sowie die ökologische Nutzung und Pflege von Naturflächen des Bundes. Für diese vielseitigen und verantwortungsvollen Aufgaben suchen wir innovative Köpfe, die nachhaltig denken und handeln.

Unsere gesellschaftliche und unternehmerische Aufgabe sehen wir darin, sozialverantwortliche Wohn- und Lebensräume zu schaffen. Dafür setzen wir im Geschäftsbereich Wohnen auf eine nachhaltige Quartiers­entwicklung, CO2-freie Wärme zu bezahlbaren Preisen, Barriere-Reduzierung, Digitalisierung und natürlich ein hohes Maß an Mieterzufriedenheit.

Dafür brauchen wir Sie! Machen Sie mit uns BImA!

Die Bundesanstalt für Immobilien­aufgaben darf keine neuen Beamten­verhältnisse begründen. Die Übernahme von auf Lebenszeit verbeamteten Personen (statusgleich oder nächstniedrigere Besoldungs­gruppe, aber ohne Laufbahn­wechsel) ist mit Zustimmung des Bundes­ministeriums der Finanzen (BMF) möglich.

Seit dem 1. September 2020 übernimmt die BImA mit ihrer eigens gegründeten Sparte Wohnen die Bewirtschaftung und die Entwicklung ihrer gut 38.000 Wohnungen wieder vollständig selbst. Verwaltet wird strategisch bedeutsamer Streubesitz ebenso wie große Wohnquartiere in gefestigten städtebaulichen Lagen. Die Sparte kümmert sich – mit der Wohnungs­fürsorge – um dienstortnahen und bezahlbaren Wohnraum für die Bediensteten des Bundes, insbesondere in angespannten Wohnungs­märkten in wirtschafts­starken Regionen und Großstädten. Neben dem aktuellen Fokus auf Modernisierung und Instandsetzung steht die Sparte Wohnen für eine nachhaltige Quartiers­entwicklung und hat damit auch die Themen des demographischen Umbruchs, der Digitalisierung und des Klimawandels fest im Blick. Die Sparte gliedert sich organisatorisch in vier Regional­bereiche, acht Kundencenter und 28 Serviceteams. Unser Serviceteam am Standort Dortmund verwaltet einen Bestand von rund 1.040 Wohneinheiten.

• Allgemeine Bürotätigkeiten und Bearbeitung von organisatorischen Aufgaben u. a.
  • Entgegennahme von externen Mieteranrufen (Service­hotline) und Weitergabe der Informationen innerhalb des KCL bzw. an den externen KRM‑Dienstleister
  • Anlegung von IH-Meldungen im SAP‑gestützten Ticket­system, soweit keine vertragliche Zuständigkeit des KRM‑Dienstleisters gegeben ist
  • Erhebung, Auswertung und Zusammenstellung von Unterlagen und Bestandsdaten
  • Vor- und Aufbereitung von vorgegebenen Informationen, Fertigen von Entwürfen nach vorheriger Sachstands­ermittlung
  • Führen/​Pflege der KC-bezogenen zentralen Ablagen (z. B. Funktions­postfächer), des Gruppen­laufwerks sowie der Ablagen in der e‑Akte, einschl. Schaffung und Pflege geeigneter Ablage­strukturen
  • Überwachung und Verteilung des zentralen digitalen Posteingangs (Funktions­postfächer)
  • Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Jour fixe, Terminen, Workshops etc. inkl. Protokoll­führung
  • Koordination und Vorbereitung der Plausibilisierung von Termin­beiträgen
  • Beschaffung und Verteilung von Fachliteratur und Arbeits­materialien
  • Regelm. Ermittlung der Beschaffungs­bedarfe für Hausmeister/​​Handwerker
  • Beschaffung von Hausmeister‑​/​Handwerker­parkausweisen
  • Bestell- und Kontrollwesen Visiten­karten, Diensthandys, IT‑Ausstattung etc.
  • Regelm. Ermittlung des Bedarfs an allg. Dienstreise­genehmigungen im KC und Meldung an Regional­bereich
  • Regelm. Ermittlung der Fortbildungs­bedarfe durch mündliche und schriftliche Abfragen und Meldung an Regional­bereich
• Rechnungs­bearbeitung unter Anwendung von SAP/​BLALIMA, u. a.
  • Prüfung und Feststellung der rechnerischen Richtigkeit von eingehenden Rechnungen, soweit die Rechnungs­bearbeitung dem Kunden­center obliegt
  • inhaltliche Vorabkontrolle von eingehenden Rechnungen im Kundencenter
  • Vorerfassung von Rechnungen und Erstellung von Buchungs­belegen
• Unterstützung der Kundencenter­leitung bei der Vorbereitung und Umsetzung von Entscheidungen
  • Qualitätssicherung entscheidungs­erheblicher Daten und Grundlagen
  • Zusammenstellung der Budget­meldungen und Unterstützung der Kundencenter­leitung bei der Budget­planung
  • Unterstützung der Kundencenter­leitung beim Leerstands­management
    • bei der Koordinierung und Durchführung des Vermietungs­prozesses zum Abbau des Leerstands
    • bei der Überprüfung der vorhandenen Daten in SAP einschl. Vornahme von Korrekturen
    • Plausibilisierung des Organisations­planes WEWO1 in Abstimmung mit der Kundencenter­leitung und Meldung etwaiger Anpassungs­bedarfe an den Regional­bereich
    • Bearbeitung von einfachen Mieter­beschwerden einschließlich Fertigung eines Antwort­entwurfs, soweit das Kunden­center zuständig ist oder die Bearbeitung diesem übertragen wurde
  • Plausibilisierung des Organisations­planes WEWO1 in Abstimmung mit der Kundencenter­leitung und Meldung etwaiger Anpassungs­bedarfe an den Regional­bereich
  • Bearbeitung von einfachen Mieter­beschwerden einschließlich Fertigung eines Antwort­entwurfs, soweit das Kunden­center zuständig ist oder die Bearbeitung diesem übertragen wurde

Qualifikation:

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, bevorzugt zur Immobilien­kauffrau/​zum Immobilien­kaufmann (w/m/d)

Fachkompetenzen:

• Immobilienwirtschaftliche Grundkenntnisse wünschenswert
• Gute Anwendungskenntnisse der IT‑Standard­anwendungen (Microsoft Office)
• Kenntnisse in SAP wünschenswert oder die Bereitschaft, sich diese kurzfristig anzueignen

Weiteres:

• Gründliche, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Gutes Organisationsgeschick
• Gute Auffassungsgabe
• Eigeninitiative und Fähigkeit zum kreativen und konzeptionellen Arbeiten
• Fähigkeit, auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen selbstständig, zielorientiert und sicher zu arbeiten
• Gute Kommunikationsfähigkeit
• Kunden‑​/​adressaten­orientiertes Verhalten
• Fähigkeit zum teamorientierten Handeln, Kritikfähigkeit
• Gutes Urteilsvermögen
• Bereitschaft zu Dienstreisen
• Führerschein Klasse B sowie die Bereitschaft zum selbstständigen Führen von Dienstfahrzeugen

• Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit allen Vorteilen einer großen öffentlichen Arbeitgeberin
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf bei der Arbeitszeit­gestaltung
• Mobiles Arbeiten inkl. Ausstattung für mobiles Arbeiten
• Möglichkeit der Anmietung einer Wohnung aus dem Bestand der Wohnungs­fürsorge des Bundes
• Berufliche Entwicklungs­möglichkeiten sowie umfangreiche Fortbildungs­angebote
• Betriebliche Alters­versorgung
• Jahres­sonderzahlung nach den geltenden tariflichen Bestimmungen
• 30 Tage Urlaub
• Kurse zur Gesundheits­förderung sowie Vorsorge­maßnahmen
• Verkehrsgünstige Lage
• Zuschuss zum DeutschlandJobTicket (DJT)

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