Mitarbeiterin / Mitarbeiter Vertragsmanagement (w/m/d)

Als Ansprechperson für Mietinteressent*innen sowie für Mieter*innen sucht die Direktion Dortmund für den Geschäftsbereich Wohnen am Arbeitsort Bielefeld zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/einen:

Mitarbeiterin / Mitarbeiter Vertrags­management (w/m/d)

Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) ist die Immobiliendienstleisterin des Bundes, die die immobilien­politischen Ziele der Bundesregierung unterstützt und für fast alle Bundesbehörden die notwendigen Flächen und Gebäude zur Verfügung stellt. Dementsprechend sind wir in ganz Deutschland mit über 7.000 Beschäftigten vertreten und kümmern uns um ein sehr breites und buntes Immobilienportfolio sowie die ökologische Nutzung und Pflege von Naturflächen des Bundes. Für diese vielseitigen und verantwortungsvollen Aufgaben suchen wir innovative Köpfe, die nachhaltig denken und handeln.

Unsere gesellschaftliche und unternehmerische Aufgabe sehen wir darin, sozialverantwortliche Wohn- und Lebensräume zu schaffen. Dafür setzen wir im Geschäftsbereich Wohnen auf eine nachhaltige Quartiers­entwicklung, CO2-freie Wärme zu bezahlbaren Preisen, Barriere-Reduzierung, Digitalisierung und natürlich ein hohes Maß an Mieterzufriedenheit.

Dafür brauchen wir Sie! Machen Sie mit uns BImA!

Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben darf keine neuen Beamten­verhältnisse begründen. Die Übernahme von auf Lebenszeit verbeamteten Personen (statusgleich oder nächstniedrigere Besoldungs­gruppe, aber ohne Laufbahn­wechsel) ist mit Zustimmung des Bundes­ministeriums der Finanzen (BMF) möglich.

Die Einstellung erfolgt unbefristet.

Seit dem 1. September 2020 übernimmt die BImA mit ihrer eigens gegründeten Sparte Wohnen die Bewirtschaftung und die Entwicklung ihrer gut 38.000 Wohnungen wieder vollständig selbst. Verwaltet wird strategisch bedeutsamer Streubesitz ebenso wie große Wohnquartiere in gefestigten städtebaulichen Lagen. Die Sparte kümmert sich – mit der Wohnungsfürsorge – um dienstortnahen und bezahlbaren Wohnraum für die Bediensteten des Bundes, insbesondere in angespannten Wohnungsmärkten in wirtschaftsstarken Regionen und Großstädten. Neben dem aktuellen Fokus auf Modernisierung und Instandsetzung steht die Sparte Wohnen für eine nachhaltige Quartiersentwicklung und hat damit auch die Themen des demographischen Umbruchs, der Digitalisierung und des Klimawandels fest im Blick. Die Sparte gliedert sich organisatorisch in vier Regionalbereiche, acht Kundencenter und 28 Serviceteams. Unser Serviceteam am Standort Bielefeld bewirtschaftet einen Bestand von rund 1.800 Wohneinheiten.

• Verantwortung für den Vermietungsprozess mit den Teilprozessen Akquise/​​Marketing und Mietinteressent*innen, Mietvertrags­management, Übergaben und Mietenbuchhaltung in Abstimmung mit der Bewirtschaftung, dem Baumanagement und externen Beteiligten
• Abstimmung mit der Vergabestelle von Wohnungen im Rahmen der Wohnungs­fürsorge sowie Gewinnung von Neukund*innen
• Mietmanagement und Ansprechperson der Mieter*innen aus aktuellen Mietverträgen, Betreuung aktueller Mietverhältnisse, insbesondere:
  • Übernahme und Überwachung des Miet- und Kautions­managements
  • Vorbereitung von Mietwert­ermittlungen, Bearbeitung/​​Durchführung von Mietanpassungsverfahren
  • Erstellung von Gestattungsverträgen und Vertragsanpassungen
  • Unterstützung bei der Durchführung von gerichtlichen Mahnverfahren
  • Verantwortlich für die Erstellung von Exposés und laufende Qualitätskontrolle
  • Erstellung von objekt- und quartiersspezifischen Marketingmaßnahmen
  • Zusammenstellung von Mietverträgen und Abbildung dieser in SAP
  • Vorbereitung und Abschluss von Mietverträgen und Anlage im System
  • Erstellen von Übergabe-/​Rückgabe­protokollen, Besichtigung und Übergabe von Wohnungen, Durchführung von Wohnungs­besichtigungen
  • Prüfung von Kündigungsfristen und Fertigung von Kündigungs­bestätigungen, Überwachung und Administration von Kündigungs­vorgängen
  • Freigabe der Mietsicherheit, Forderungs­management sowie Kontrolle und Abschluss des Mietenkontos, verantwortlich für die Beendigung von Mietverhältnissen (Kautions­auszahlung)
• Übernahme von Wohnungen in den Bestand, z. B. infolge von Übernahmen aus Drittbeständen oder von Neubauwohnungen der Wohnraumoffensive in Abstimmung mit der Bewirtschaftung
• Koordinierung des Vermietungsprozesses, insbesondere auch im Zuge von Übergaben und der Wiederherstellung der Vermietbarkeit in Abstimmung mit dem Baumanagement
• Kommunikation mit den Mieter*innen und Aufgaben des Umzugsmanagements im Rahmen technischer Maßnahmen in Abstimmung mit dem Baumanagement
• Unterstützung bei der Überwachung und Dokumentation der Betreiber- und Verkehrssicherungs­pflichten in den Wohnliegenschaften
• Bearbeitung von Vertragsangelegenheiten für Stellplätze und Garagen, Vertragsmanagement von Stellplätzen und Garagen
• Datenerfassung und Stammdatenpflege unter Anwendung von SAP, Listen und Tabellen, Sicherstellung der Stammdaten­qualität in SAP und im CRM‑System

Qualifikation:

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, bevorzugt zur Immobilien­kauffrau/​zum Immobilien­kaufmann (w/m/d) oder zur Kauffrau/​​zum Kaufmann in der Grundstücks- und Wohnungs­wirtschaft (w/m/d)

Fachkompetenzen:

• Gute betriebs- und immobilien­wirtschaftliche Kenntnisse
• Erfahrungen in der Wohnungs­wirtschaft wünschenswert
• Fundierte Kenntnisse der IT‑Standard­anwendungen Microsoft Office sowie der Nutzung des Internets
• Kenntnisse in SAP ERP 6.0 wünschenswert bzw. die Bereitschaft, sich Kenntnisse im SAP‑gestützten Fachverfahren BALIMA kurzfristig anzueignen

Weiteres:

• Gründliche, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Gutes Organisationsgeschick
• Gute Auffassungsgabe
• Eigeninitiative und Fähigkeit zum kreativen und konzeptionellen Arbeiten
• Fähigkeit, auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen selbstständig, gründlich und zielorientiert zu arbeiten
• Gute Kommunikationsfähigkeit
• Kunden‑​/​Adressaten­orientiertes Verhalten und Verhandlungsgeschick
• Fähigkeit zum teamorientierten Handeln, Kritikfähigkeit und Sozialkompetenz
• Gutes Urteilsvermögen
• Bereitschaft zu Dienstreisen
• Führerschein Klasse B sowie Bereitschaft zum selbstständigen Führen von Dienstfahrzeugen

• Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit allen Vorteilen einer großen öffentlichen Arbeitgeberin
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf bei der Arbeitszeit­gestaltung
• Möglichkeit der Anmietung einer Wohnung aus dem Bestand der Wohnungs­fürsorge des Bundes
• Berufliche Entwicklungs­möglichkeiten sowie umfangreiche Fortbildungs­angebote
• Betriebliche Altersversorgung
• Jahressonderzahlung nach den geltenden tariflichen Bestimmungen
• 30 Tage Urlaub
• Kurse zur Gesundheits­förderung sowie Vorsorge­maßnahmen
• Verkehrsgünstige Lage
• Zuschuss zum DeutschlandJobTicket (DJT)

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