Mitarbeiter*innen Geschäftsstelle (Schwerpunkte Mitgliederverwaltung, Finanzadministration, Kommunikation und Veranstaltungen)

• Berlin
• unbefristete Festanstellung
• Teilzeit
• Variante A: zwei 40-%-Stellen mit jeweils 16 Wochenstunden als Mitarbeiter*in Mitgliederverwaltung & Finanzadministration oder Mitarbeiter*in Kommunikation & Veranstaltungen
• Variante B: eine 80-%-Kombinationsstelle mit 32 Wochenstunden als Mitarbeiter*in Geschäftsstelle (Schwerpunkte Mitgliederverwaltung, Finanzadministration, Kommunikation und Veranstaltungen)

Wer wir sind:

Der Dachverband DBT e.V. (DDBT e.V.) ist ein Verein mit ca. 700 Mitgliedern und einem Büro in Berlin-Tempelhof.

Die Dialektisch Behaviorale Therapie (DBT) gilt als eine der führenden psychotherapeutischen Behandlungsmöglichkeiten der Borderline-Persönlichkeitsstörung sowie anderer psychischer Störungen. Der Dachverband Dialektisch Behaviorale Therapie e.V. hat sich zum Ziel gesetzt, eine bessere therapeutische Versorgungslage von Borderline-Patienten mit DBT in Deutschland, Österreich und der Schweiz zu befördern.

Schwerpunkt des Vereins ist die DBT-Zertifizierung von Psychotherapeut*innen, Ärzt*innen, Pflegekräften und Sozialarbeiter*innen sowie von vollstationären, teilstationären und komplementären Einrichtungen zur Behandlung psychischer Störungen. Zudem organisiert der Verein Tagungen und Fortbildungen für die o. g. Personengruppen. Zur Arbeit des Vereins gehört außerdem die Qualitätssicherung im ambulanten, teilstationären und stationären Rahmen.

Zur Unterstützung der Geschäftsstellenleitung suchen wir ab sofort oder nach Vereinbarung in Teilzeit für 16 oder 32 Stunden pro Woche eine*n

Variante A:

Mitarbeiter*in Mitgliederverwaltung & Finanzadministration (40 %)

oder

Mitarbeiter*in Kommunikation & Veranstaltungen (40 %)

Variante B:

Mitarbeiter*in Geschäftsstelle (Schwerpunkte Mitgliederverwaltung, Finanzadministration, Kommunikation und Veranstaltungen) (80 %)

Ihr Aufgabenbereich als Mitarbeiter*in Mitgliederverwaltung & Finanzadministration

Unterstützung der Geschäftsstelle in der operativen Verwaltung des Verbandes mit Schwerpunkt Mitgliederverwaltung und Finanzadministration. Die Position ist für einen reibungslosen administrativen Ablauf der Mitglieder- und Finanzprozesse verantwortlich und arbeitet eng mit der Geschäftsstellenleitung, der Kassenwartin und dem Vereinsvorstand zusammen und nimmt somit eine zentrale Rolle im Verbandsmanagement ein:

• Pflege und Aktualisierung der Mitgliederdatenbank und weiterer administrativer Systeme sowie Sicherstellung der DSGVO-Konformität innerhalb der Mitgliederdatenbank (Clubdesk)
• Bearbeitung von Mitgliedsanträgen und -anfragen, Ausstellung von steuerlichen Zuwendungsbescheinigungen
• Erstellung von Rechnungen (DATEV, Clubdesk)
• Vorkontierung und sachliche Zuordnung von Belegen zu den verschiedenen Verbandsbereichen (ideeller Bereich, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb)
• Vorbereitung und Überwachung des laufenden Zahlungsverkehrs
• Durchführung und Überwachung des SEPA-Einzugsverfahrens und anderer Zahlungseingänge (StarMoney) sowie Abwicklung des Mahnwesens
• Erstellung von Audit-Verträgen für Auditor*innen und Einrichtungen
• Prüfung und Abrechnung von Reisekosten unter Berücksichtigung steuerrechtlicher und interner Vorgaben
• Unterstützung der Geschäftsstellenleitung beim Budget-Monitoring
• Erfassung von neuen Mitarbeiter*innen (Stammdaten)
• Übermittlung der gearbeiteten Stunden, Fehlstunden oder Sonderzahlungen an das Steuerbüro
• Prüfung der vom Steuerbüro erstellten Abrechnungen und Auszahlung an die Mitarbeiter*innen
• Mitgestaltung administrativer Prozesse
• Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben der Geschäftsstelle
• Bindeglied zwischen den Vereinsmitarbeiter*innen und dem Steuerbüro

  In Zusammenarbeit mit dem externen Steuerbüro:

• vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Vorbereitung von Belegen und Unterlagen für Buchhaltung und Jahresabschluss

Die Stelle ist fachlich und organisatorisch der Geschäftsstellenleitung zugeordnet.

Ihr Aufgabenbereich als Mitarbeiter*in Kommunikation & Veranstaltungen

Unterstützung der Geschäftsstelle bei der Kommunikation mit Vereinsmitgliedern, Zertifizierungsinteressent*innen, Veranstaltungsteilnehmer*innen und externen Dienstleistern sowie bei der Organisation von Veranstaltungen und der jährlichen DBT-Netzwerktreffen-Tagung. Die Position stellt eine professionelle Kommunikation des Verbandes sowie eine reibungslose Organisation von Veranstaltungen sicher.

• Bearbeitung von Anfragen von Mitgliedern, Patient*innen, zertifizierten Therapeut*innen, Zertifizierungsanwärter*innen
• Pflege von Kommunikationskanälen des Verbandes, z. B. Website-Pflege
• Organisation von Netzwerktreffen, Mitgliederversammlung und weiteren DDBT-Veranstaltungen
• Organisation der DBT-Trainer-Ausbildung
• Überwachung der Veranstaltungsanmeldungen und Betreuung der Veranstaltungsteilnehmer*innen (per Mail/Telefon und teilweise bei den Veranstaltungen vor Ort)
• Kommunikation und Abstimmungen mit Referent*innen und externen Dienstleistern
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben der Geschäftsstelle
• Mitarbeit bei der Weiterentwicklung der Kommunikationsstrukturen
• Vertragserstellung für Stipendiaten
• Mitbetreuung beim Prozess von der Prüfung bis zur Zertifizierung und Re-Zertifizierung von Therapeut*innen und Einrichtungen (vertretungsweise)
• typische, in einem Verein anfallende Aufgaben wie Kommunikation mit dem Vereinsregister/Amtsgericht, Organisation von Videokonferenzen sowie Protokollführung

Die Stelle ist fachlich und organisatorisch der Geschäftsstellenleitung zugeordnet.

Mitarbeiter*in Mitgliederverwaltung & Finanzadministration:

• eine abgeschlossene kaufmännische/buchhalterische Ausbildung oder Ausbildung als Steuerfachangestellte*r
• mind. 2 Jahre Berufserfahrung im o. g. Berufszweig
• idealerweise buchhalterische Erfahrung im Vereinswesen
• sehr gute Microsoft-Office-Kenntnisse und versierter Umgang mit dem PC/digitalen Anwendungen
• Erfahrung im Umgang mit DATEV, StarMoney und idealerweise Clubdesk
• grundlegendes Wissen im Personalwesen (Arbeitsverträge, Gehälter etc.)
• Erfahrung im Vertragswesen
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Zuverlässigkeit und Sorgfalt, Fristbewusstsein
• Selbstständigkeit, Eigeninitiative und Weitsicht
• Organisationstalent, Teamgeist und organisatorische Flexibilität

Mitarbeiter*in Kommunikation & Veranstaltungen:

• eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium
• mind. 2 Jahre Berufserfahrung im o. g. Berufszweig
• idealerweise Erfahrung im Vereinswesen
• idealerweise Erfahrung in der Veranstaltungsplanung
• Erfahrung in der Pflege und Betreuung von Websites
• sehr gute Microsoft-Office-Kenntnisse und versierter Umgang mit dem PC
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• gute Englischkenntnisse
• Zuverlässigkeit und Sorgfalt
• Selbstständigkeit, Eigeninitiative und Weitsicht
• Organisationstalent, Teamgeist und organisatorische Flexibilität
• Empathie und hohe Sozialkompetenz

• abwechslungsreiches Aufgabengebiet
• flexible Arbeitszeitengestaltung (nach Einarbeitung)
• teilweise Home Office möglich (nach Einarbeitung)
• Vergütung in Anlehnung an TVöD (je nach Qualifikation und Berufserfahrung)
• kleines, familiäres Team
• unbefristeter Arbeitsvertrag
• BVG-Jahresticket/Deutschlandticket

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