Office Manager (m/w/d)

Wir sind der Verband Deutscher Verkehrsunternehmen e.V. (VDV) und vertreten die Interessen von rund 700 Mitgliedsunternehmen als Branchenverband für den öffentlichen Personenverkehr (ÖPV) und den Schienengüterverkehr (SGV) in Deutschland. Als moderner Verband sehen wir uns als Dienstleister und Berater in einem der Schlüsselbereiche für die Zukunft Deutschlands. Wir sind ein kompetenter, flexibler und vertrauenswürdiger Ansprechpartner für Politik, Verwaltung, Wirtschaft, Forschung und Bildung. Unsere Vision umfasst zufriedene Fahrgäste im attraktiven öffentlichen Personenverkehr sowie eine klimafreundliche Verlagerung von Gütern auf die Schiene. Werden Sie Teil unseres engagierten Teams in Berlin und gestalten Sie mit Ihren Ideen und Ihrem Know-how die Gegenwart und die Zukunft der Mobilität maßgeblich mit als Office Manager (m/w/d) ∙ Vollzeit.
Aufgaben

• Allgemeine Büroorganisation: Am zentralen Empfangsbereich behalten Sie den Überblick über alle administrativen und organisatorischen Aufgaben und gewährleisten eigenständig und dienstleistungsorientiert einen reibungslosen Ablauf.
• Bestellmanagement: Sie überwachen und koordinieren eigenverantwortlich die Beschaffung von Bürobedarf und Materialien für den täglichen Bedarf.
• Post- und Dokumentenmanagement: Sie nehmen die Eingangspost entgegen, bearbeiten diese und koordinieren die Ausgangspost und Botengänge.
• Koordination externer Dienstleister: Sie vereinbaren Termine, holen Angebote ein und betreuen Dienstleister in verschiedenen Bereichen.
• Besprechungsorganisation: Sie planen interne und externe Besprechungen und setzen diese organisatorisch um. Bei der Organisation von Teamevents haben Sie den Hut auf.
• Gästebetreuung: Sie nehmen Besucher freundlich in Empfang, kümmern sich um deren Bewirtung und stellen sicher, dass sie sich bei uns wohlfühlen.
• Unterstützung im Tagesgeschäft: Sie übernehmen spontane organisatorische Aufgaben und entlasten das Team durch Ihr Engagement und Hilfsbereitschaft.

Profil

• Spaß an der Arbeit: Unser Arbeitsalltag ist geprägt von Teamgeist, Eigenverantwortung, abwechslungsreichen Tätigkeiten und einem wertschätzenden Miteinander. Sollten Sie sich darin wiederfinden, dann freuen wir uns darauf, wenn Sie Teil unseres motivierten und engagierten Teams werden wollen.
• Ausgeprägte Service- und Hands-on-Mentalität und Kompetenz, auch wenn's mal brennt
• Selbständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise und ein sehr gutes Organisationsgeschick
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen
• Eine mit guten Ergebnissen abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Büromanagement, Hotellerie oder einem Dienstleistungssegment sowie erste Berufserfahrung in diesem Bereich (mind. zwei Jahre).
• Gute Kommunikationsfähigkeit und Freude am Kontakt mit Kolleginnen und Kollegen, Dienstleistern und Gästen
• Zeitliche Flexibilität, Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit
• Grundlegende Englischkenntnisse sind von Vorteil, aber kein Muss
• Kreativität und gute Laune

Wir bieten

• Attraktive Konditionen: Wir bieten Ihnen ein Gehalt in Anlehnung an den TVöD inklusive der tariflichen Steigerungen, eine betriebliche Altersvorsorge und das Deutschland-Ticket als Jobticket. Wir fördern unsere Betriebsgemeinschaft mit regelmäßigen Mitarbeiter-Events.
• Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeiten und hybrides Arbeiten, abhängig von den betrieblichen Anforderungen, sind bei uns selbstverständlich bei einer 39-Stunden-Woche und 30 Tagen Urlaub. Heiligabend, Silvester sind dienstfrei, bei Dienstreisen wird die Reisezeit angerechnet.
• Gesundheitsmanagement: Wir bieten ein betriebliches Gesundheitsmanagement mit unterschiedlichen Bausteinen und Kooperationspartnern. Wir schreiben Ihnen monatlich eine Stunde für Arztbesuche gut und bei Bedarf steht Ihnen eine Sozialberatung zur Verfügung. Wir fördern finanziell Ihre Mitgliedschaft beim Urban Sports Club und Sie erhalten einen großzügigen Zuschuss zu Ihrer Bildschirmarbeitsplatzbrille.
• Weitere Pluspunkte: In einem gemeinsamen Gespräch überprüfen wir im Turnus von zwei Jahren Ihr Gehalt auf Entwicklungsmöglichkeiten. Ebenso profitieren Sie von Corporate-Benefit-Mitarbeiterangeboten.

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