Personalreferentin / Personalreferent (w/m/x) mit Schwerpunkt Onboarding und Integration

FIZ Karlsruhe – Leibniz-Institut für Informations­infrastruktur ist eine der führenden Adressen für wissenschaftliche Information und Dienst­leistung und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft. Unsere Kernaufgabe ist die professionelle Versorgung von Wissenschaft und Wirtschaft mit Forschungs- und Patent­information sowie die Entwicklung von innovativen Informations­infrastrukturen, z.B. mit den Schwerpunkten Forschungs­datenmanagement, Wissensgraphen und digitale Plattformen. Dazu betreiben wir eigene Forschung, kooperieren mit renommierten Universitäten und Forschungs­gesellschaften und sind international und inter­disziplinär vernetzt. FIZ Karlsruhe ist eine GmbH mit gemein­nützigem Charakter und eine der größten außer­universitären Einrichtungen ihrer Art.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Bereich Verwaltung sind zuständig für Finanzen, Controlling, Personalwesen und Infrastruktur sowie für die rechtlichen Angelegen­heiten unseres Instituts. In der Abteilung Personal/Infra­struktur sind wir für das Personal­management, die Nachwuchs­förderung und die Gleich­stellung zuständig. Außerdem kümmern wir uns um die technische Infrastruktur unserer Gebäude und veranlassen die dafür nötigen Beschaffungen.

Für unsere innovativen und spannenden Aufgaben­bereiche und Projekte rekrutieren wir neben Fachkräften aus dem Inland, viele Fachkräfte aus dem Ausland. Damit die Integration der neuen Kolleginnen und Kollegen bestmöglich gelingt, legen wir einen besonderen Fokus auf gute Integration und Onboarding.

Zum 01.10.2025 suchen wir Sie als Experten/in für unser Team in der Rolle als Personalreferent/in mit dem Schwerpunkt Onboarding und Integration an unserem Hauptsitz in Karlsruhe. Freuen Sie sich bei dieser abwechslungs­reichen Tätigkeit mit viel Freiraum und einem hohen Maß an Selbst­verantwortung über folgende Aufgaben:

• Konzeption, Organisation und Durchführung von Onboardingmaßnahmen für neue Mitarbeitende, Fokus: ausländische Beschäftigte
• Inhaltliche Weiterentwicklung des Integrationskonzeptes (z. B. Buddy-Programm, interkulturelle Weiterbildungsmaßnahmen, etc.) sowie Ausbau der bereichsübergreifenden, interkulturellen Vernetzung
• Betreuung der ausländischen Mitarbeitenden (wie beispielsweise Behördengänge, Formularwesen, Vorbereitung auf Sprach- oder Einbürgerungstests, Übersetzung interner Themen ins Englische), um die Integration an unseren beiden Standorten bestmöglich zu unterstützen
• Beratung und Unterstützung der Abteilungskolleginnen und -kollegen im Ausländerrecht (z. B. zu rechtlichen Neuerungen, Visum/Aufenthaltstitel)
• Verantwortliche Betreuung der Sprachlernplattform Babbel

• Abgeschlossenes Studium oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Schwerpunkt Personalwesen oder vergleichbarer Qualifikation
• Fundierte, mehrjährige Erfahrungen in den genannten Aufgabenbereichen
• Grundlegende Kenntnisse im Bereich Arbeits- und Ausländerrecht
• Routinierter Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen, Affinität für Digitalisierung und KI-Prozesse im Personalwesen
• Eine rasche Auffassungsgabe, eine selbstständige, strukturierte und proaktive Denk- und Arbeitsweise, gute Selbstorganisation
• Hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
• Reisebereitschaft für Dienstreisen an unseren Standort in Berlin (ca. 1-Mal/Quartal)
• Eine empathische, offene Art und ein hohes Maß an Dienstleistungsbereitschaft

• Mitarbeit in einem hochdynamischen wissenschaftlich-technischen Umfeld und ein wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Leistungsorientierte Karriere- und Aufstiegsmöglichkeiten
• Flexible Arbeitszeitmodelle und Mobiles Arbeiten bis zu 80 Prozent
• Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD VKA) mit der betrieblichen Altersvorsorge bei der VBL
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf, zertifiziert durch das audit berufundfamilie
• Nutzung von Dienstradleasing sowie 25 € Arbeitgeberzuschuss zum Deutschland-Ticket

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