Projektreferent:in Young Researchers Relations (m/w/d)

Die gemeinnützige Heidelberg Laureate Forum Foundation (HLFF) wurde 2013 vom SAP-Mitgründer Klaus Tschira gegründet und hat das Ziel, Mathematik und Informatik zu fördern. Zu diesem Zweck organisiert die HLFF jährlich das Heidelberg Laureate Forum (HLF), ein wissenschaftliches Netzwerktreffen, das die Trägerinnen und Träger der renommiertesten Auszeichnungen in Mathematik und Informatik mit 200 herausragenden Nachwuchsforschenden dieser Fachgebiete zusammenbringt. Ein weiterer Fokus der Stiftung liegt darauf, die öffentliche Aufmerksamkeit auf die beiden Disziplinen Mathematik und Informatik zu lenken, das Interesse daran zu wecken und nachhaltig zu stärken.

Projektreferent:in Young Researchers Relations (m/w/d)
Vollzeit | Hybrid | Bergheimer Straße 147, 69115 Heidelberg | Mit Berufserfahrung

Teilnehmer- und Gästemanagement | Internationales Wissenschafts-Event | Heidelberg | Vollzeit | Befristet auf 2 Jahre

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir dich als Projektreferent:in im Bereich Young Researchers Relations mit Schwerpunkt Teilnehmermanagement und Veranstaltungsorganisation.

• Entwicklung, Optimierung und Koordination von Programmabläufen, Zeitplänen und Ressourcen
• Koordination der Zusammenarbeit mit internen Abteilungen und externen Partnern
• Weiterentwicklung von Prozessen, Standards und Datenmanagement (inkl. Projektmanagement- und CRM-Systemen)
• Betreuung internationaler Nachwuchsforschender im Bewerbungs- und Registrierungsprozess (inkl. Support)
• Organisation und operative Durchführung der Tagungswoche sowie Teilnehmendenkommunikation und administrative Unterstützung

• Abgeschlossenes Hochschulstudium idealerweise im Bereich Veranstaltungs-, Event- oder Projektmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Event-, Teilnehmenden- oder Veranstaltungsmanagement, idealerweise im internationalen Umfeld
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift zur sicheren Kommunikation mit internationalen Teilnehmenden
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in Excel (fortgeschritten), sowie idealerweise Erfahrung im Umgang mit CRM-Systemen
• Strukturierte, präzise und eigenständige Arbeitsweise sowie sicherer Umgang mit umfangreichen Datensätzen und organisatorischen Prozessen
• Hohe Belastbarkeit und Flexibilität, insbesondere in intensiven Veranstaltungsphasen

• Sinnstiftende Tätigkeit in einer gemeinnützigen Stiftung mit gesellschaftlicher Relevanz
• Ein engagiertes, wertschätzendes und motiviertes Team
• Aktive Mitgestaltung einer renommierten wissenschaftlichen Konferenz in einem internationalen Arbeitsumfeld mit direktem Austausch mit führenden Wissenschaftler:innen
• Work-Life-Balance: Gleitzeit, 30 Urlaubstage und zusätzliche betriebliche Feiertage sowie die Möglichkeit, anteilig ortsflexibel arbeiten zu können
• Jobticket, Kita-Zuschuss, Vermögenswirksame Leistungen, Betriebliche Altersversorgung, Vorsorgeschecks und weitere attraktive Leistungen.

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