Sachbearbeiter / Sachbearbeiterin (w/m/d) Schriftgut, Kommunikation und liegenschaftsbezogene Aufgaben

in Köln

befristet für 2 Jahre

in Voll- oder Teilzeit

Vergütung: E 9c (TVöD Bund)

Referenzcode: P/2130/2026/211/31

Bewerbungsfrist: 29. April 2026

Die Generalzolldirektion (GZD) ist mit rund 48.000 Beschäftigten eine stetig wachsende und sehr vielseitige Verwaltung unter dem Dach des Bundesministeriums der Finanzen. Als moderne Steuer- und Wirtschaftsverwaltung generieren wir etwa die Hälfte der dem Bund zufließenden Steuern, bekämpfen aber auch Zollkriminalität im Rahmen der Strafverfolgung. Zur Zollverwaltung gehören die Generalzolldirektion als Bundesoberbehörde mit Hauptsitz in Bonn und weiteren Dienstsitzen u. a. in Hamburg, Potsdam, Köln, Neustadt/Weinstraße, Nürnberg, Dresden und Münster sowie 41 Hauptzollämter und 8 Zollfahndungsämter, die insbesondere die operativen Aufgaben der Zollverwaltung wahrnehmen.

Das Arbeitsgebiet „regionale Servicedienst“ bei der Generalzolldirektion am Standort Köln ist u.a. zuständig für die Sachbearbeitung für Schriftgut und Kommunikation am GZD-Standort Köln wie z. B. (elektronische) Poststelle, Registratur, Bibliothek und Botendienst für die Beschäftigten des Zollkriminalamtes und der Servicebereiche in Köln und den bundeweiten Dienstsitzen.

Für unser Team suchen wir Verstärkung zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

Aufgaben

• Erstellung, Aktualisierung und Überwachung eines Aussonderungs- und Anbieterverfahrens von Akten, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind (in Abstimmung mit dem Bundesarchiv).
• Ausarbeitung der fachlichen Anforderungen zur Fortentwicklung des Registraturprogramms sowie der weiteren Umsetzung der Einführung der E-Akte
• Umsetzung und Aktualisierung der maßgeblichen Vorgaben für die Schriftgutbehandlung (incl. Post und elektronische Post) sowie der Verfahrensabläufe für den Botendienst etc., inkl. Dokumentation und Rechnungsbearbeitung
• Ansprechperson für das Beschaffungsamt des BMI für die zentrale Vergabe von Postdienstleistungen an externe Post-/Kurierunternehmen, inkl Ausarbeitung der fachlichen Anforderungen, Sachbearbeitung sowie Koordination
• Sachbearbeitung für das Bibliothekswesen (bspw. Vergabe der Buchbindearbeiten, Abonnements für Loseblattsammlungen, Bücherbestellungen und Zentralisierung der Bibliotheken innerhalb der GZD)
• Zuarbeit zur Erstellung von umfangreichen Stellungnahmen zu Prüfungsberichten der Innenrevision sowie Entwicklung und Optimierung von Konzepten und Prozessen, mit denen die angeordneten Maßnahmen umgesetzt werden können
• Sachbearbeitung in Bezug auf weitere liegenschaftsbezogene Aufgaben
• Fachliche Ein- und Anweisung sowie fachliche Koordination der vorgenannten Beschäftigten

Profil

Das erwarten wir von Ihnen:

• in Kürze abgeschlossenes Studium der der Organisationswissenschaften, Verwaltungswissenschaften, Betriebswirtschaft oder in vergleichbaren Studiengängen
• Alternativ vergleichbare Fähigkeiten und Erfahrung (bspw. aufgrund einer kaufmännischen Ausbildung und mehrjähriger Berufserfahrung im Aufgabengebiet)

Das wünschen wir uns:

• vorzugsweise erste Berufserfahrung im Bereich der vorgenannten Tätigkeitsfelder und in der Verwaltung
• sicher im Umgang mit der Standardsoftware (Word, Excel), gerne auch Erfahrung mit einer Registratursoftware
• selbständige, methodische und strukturierte Arbeitsweise
• gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise sowie sicheres Auftreten
• Teamfähigkeit, hohe Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung
• Belastbarkeit und Sozialkompetenz
• Sie sind im Besitz eines Führerscheins der Klasse B

Wir bieten

• flexible Arbeitszeitmodelle mit Gleitzeitregelung und Überstundenausgleich durch digitale Zeiterfassung
• eine familienbewusste und lebensphasenorientierte Personalpolitik (Auszeichnung mit dem Zertifikat audit berufundfamilie) durch vielfältige Modelle im Bereich Teilzeit und mobiles Arbeiten
• Training on the Job, um Sie an Ihre Aufgaben heranzuführen sowie stetige interne und externe Fort- und Weiterbildungen
• ein vergünstigtes Großkundenticket („Deutschland-Jobticket“)

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