Sachbearbeiter*in für die Wissenschaftsverwaltung
Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern geförderte Selbstverwaltungsorganisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 84 Instituten und Forschungsstellen im In- und Ausland Grundlagenforschung auf natur- und geisteswissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungseinrichtungen mit zahlreichen Nobelpreisträger*innen in ihren Reihen.
Die Generalverwaltung sucht für das Büro der Biologisch-Medizinischen Sektion (BMS) in der Abteilung Institute zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit eine*n
Sachbearbeiter*in für die Wissenschaftsverwaltung
in Teilzeit (19,5 Stunden / Woche)
(Kennziffer 55/24)
- Sie unterstützen die Leiterin des Sektionsbüros der BMS und ihr Team bei der administrativen Vor- und Nachbereitung sowie der organisatorischen Durchführung von Gremiensitzungen der Sektion und wissenschaftlichen Symposien
- Sie sind zudem zuständig für die Durchführung, das Monitoring und die Dokumentation der Begutachtungsverfahren für die Berufung von Direktor*innen
- Ihnen obliegt der Aufbau und die Administration der Gutachter- und Beschlussdatenbanken der Sektion, sie erstellen webbasierte Terminumfragen, betreuen die SharePoint-basierten Teamräume und den Intranetauftritt der Sektion
- Gemeinsam mit der Teamassistenz sorgen Sie für den reibungslosen organisatorischen und technischen Ablauf der Gremiensitzungen, gelegentlich auch vor Ort
- Sie erarbeiten Vorschläge zur Prozessoptimierung im Sektionsbüro und recherchieren nach geeigneten digitalen Anwendungen
- Darüber hinaus erfüllen Sie klassische Verwaltungsaufgaben und Aufgaben des modernen Büromanagements
- Vorzugweise eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*mann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*r oder vergleichbare Qualifikationen
- Berufserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit, idealerweise im Bereich der Wissenschaftsverwaltung, oder aus dem Bildungsbereich und der öffentlichen Verwaltung wünschenswert
- Idealerweise die Fähigkeit zum Formulieren und Redigieren von Texten in deutscher und englischer Sprache
- Sehr gute Kenntnisse der gängigen MS-Office-Anwendungen sowie idealerweise Kenntnisse mit Adressdatenbanken
- Von Vorteil sind IT-Affinität, keine Berührungsängste mit digitalen Anwendungen und routinierter Umgang mit Videokonferenz- und Präsentationstechnik
- Sorgfältige, genaue und strukturierte Arbeitsweise
- Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Im Rahmen eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses in Teilzeit (19,5 Stunden / Woche) bieten wir Ihnen je nach Qualifikation und Berufserfahrung eine Bezahlung bis Entgeltgruppe 9a TVöD (Bund) sowie verschiedene Sozialleistungen. Unverbindliche Informationen zum Gehalt finden Sie in der Entgelttabelle des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund). Ihr Arbeitsplatz liegt in der Stadtmitte Münchens und ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen. In der Nähe des Dienstgebäudes sind Betreuungsmöglichkeiten für Kinder im Alter von sechs Monaten bis drei Jahren vorhanden.
Was Sie von uns erwarten können
- Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitmodelle
- Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheitsförderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge
- Wir bieten vergünstigte Jobtickets zur Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs
- Daneben werden die üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Bund) gewährt
- Wir bieten die Möglichkeit des mobilen Arbeitens
Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.
Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir freuen uns auf Bewerber*innen jeglichen Hintergrunds.