Sachbearbeiter*in Reisestelle und Personal (m/w/d)

Die Deutsche Stiftung für internationale rechtliche Zusammenarbeit e.V. (IRZ) unterstützt im Auftrag der Bundesregierung Partnerstaaten in Ost- und Südosteuropa, (Zentral)-Asien, im Südkaukasus, im Nahen Osten und Afrika bei der Reformierung ihrer Rechtssysteme und des Justizwesens. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website unter www.irz.de.

Die IRZ sucht ab Oktober 2025 befristet als Elternzeitvertretung (mindestens 1 Jahr) am Standort Bonn in Vollzeit / Teilzeit (ab 50 % Stellenumfang) eine*n

Sachbearbeiter*in Reisestelle und Personal (m/w/d)

Als Zentralabteilung nimmt der Bereich der Zentralen Dienste wesentliche Querschnittsaufgaben wahr, um die Funktionsfähigkeit der IRZ sicherzustellen. In Ihrer Funktion übernehmen Sie als Teil des Teams Personal aktiv und eigenständige wesentliche Aufgaben der Reisestelle und der Personalverwaltung. Der Anteil verteilt sich zeitlich dabei zu ca. 60 % auf den Bereich Reiseorganisation und zu ca. 40 % auf die Aufgaben der Personalverwaltung.

• Beratung und Durchführung von Reisebuchungen im Rahmen der internationalen Reisetätigkeit der IRZ
• Prüfung und Bearbeitung von Dienstreiseanträgen unter Berücksichtigung der Verfügbarkeit sowie Einhaltung des Bundesreisekostengesetztes (BRKG) sowie entsprechenden Richtlinien
• Beratung von Beschäftigten zu Beförderungsmitteln, Reisezeiträumen, Hotelangeboten und wirtschaftlichen Alternativen sowie die Durchführung von Preisvergleichen und Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen
• Kommunikation mit Beschäftigten, Reisebüros und Hotels, Bearbeitung von Umbuchungen und Stornierungen sowie Unterstützung bei Störungen im Reiseverlauf (z. B. bei Flug- oder Zugausfällen)
• Kontrolle von Reiseabrechnungen und Zusammenarbeit mit der Buchhaltung zur ordnungsgemäßen Abrechnung
• Betreuung von Personalvorgängen und personalrelevanten Anträgen einschließlich Prüfung von Anspruchsgrundlagen und Kommunikation mit den Beschäftigten
• Administrative Abwicklung personalbezogener Prozesse sowie Weiterleitung an zuständige Stellen (z. B. Lohn- und Gehaltsabrechnung)
• Mitarbeit bei Stellenausschreibungen und Bewerbungsverfahren
• Eigenständige Verwaltung von Übersichten, Wiedervorlagen und Fristen sowie entsprechender Kommunikation
• Beantragung von Entsendebescheinigungen für Mitarbeitende
• Ansprechpartnerin für Angelegenheiten der betrieblichen Altersvorsorge (VBLU)
• Unterstützung der Teamleitung Personal im laufenden Tagesgeschäft sowie sonstige Aufgaben im Rahmen der optimalen Personalverwaltung

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Bereich Bürokommunikation z. B. Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte/r, Bürokauffrau/-mann oder vergleichbare Qualifikationen
• Mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung im Bereich Reisestelle und/oder Personalwesen
• Kenntnisse und praktische Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung; im Bundesreisekostengesetz und der Auslandsreisekostenverordnung sowie im Bereich der Personalverwaltung, des TVöD Bund sowie des Arbeitsrechts
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Word und Schrift, Englischkenntnisse sind von Vorteil
• Hohe Eigeninitiative, Kooperationsbereitschaft und gute Kommunikationsfähigkeiten auf allen betrieblichen Ebenen
• Bereitschaft, sich rasch in neue Aufgaben und Anforderungen einzuarbeiten
• Eine genaue und zuverlässige Arbeitsweise
• Gute Anwenderkenntnisse gängiger Softwareprodukte (MS Office)
• Kenntnisse der Datenbank TMS sind von Vorteil

• Eine verantwortungsvolle und vielseitige Tätigkeit in einem engagierten Team
• Ein tarifliches Entgelt bis zu EG E9a TVöD Bund West; die individuelle Eingruppierung erfolgt je nach Erfüllung der tariflichen und persönlichen Voraussetzungen
• Eine Jahressonderzuwendung gemäß TVöD Bund
• Berufliche Fortbildungsmöglichkeiten
• Bis zu 30 Urlaubstage im Jahr
• Flexible Arbeitszeiten und Arbeitszeitmodelle sowie die Möglichkeit zur mobilen Arbeit nach entsprechender Einarbeitung im Rahmen der Betriebsvereinbarung
• Deutschland-Jobticket mit Arbeitgeberzuschuss / Tiefgaragenstellplatz
• Betriebliche Altersvorsorge (VBLU)

Schwerbehin­derte Bewer­berinnen und Bewerber werden nach Maß­gabe des SGB IX bei gleicher Eignung bevorzugt berück­sichtigt. Zudem stellen wir die Anwendung des Bundes­gleich­stellungs­gesetzes sicher.

STBL1_DE