Sachbearbeiter*in Verwaltung – Gästebetreuung (m/w/d)

Wir sind ein international anerkanntes Forschungsinstitut und betreiben Grundlagen­forschung auf dem Gebiet der Rechtsgeschichte und Rechtstheorie. Wir beschäftigen rund 160 Mitarbeiter*innen am Institut mit Sitz in Frankfurt am Main. Das Institut lädt zudem jedes Jahr Gäste mit und ohne Stipendium zu einem in der Regel 3‑ bis 6‑monatigen Forschungs­aufenthalt nach Frankfurt ein.

Zur Unterstützung des Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

Sachbearbeiter*in Verwaltung – Gästebetreuung (m/w/d)

in Teilzeit zu 50 %.

• Betreuung der Gastwissenschaftler*innen (Onboarding/​Offboarding)
• Termin- und Prozess­koordination für einen reibungslosen Gastaufenthalt
• Ansprechperson für Gäste bei allen Belangen während des Aufenthalts
• Bearbeitung von z. B. Stipendien­schreiben, Mietverträgen
• Zuständigkeit für die elf institutseigenen Gästezimmer
• Dateneingabe und ‑pflege in SAP und Pflege der digitalen Personalakte
• Administrative Korrespondenz, auch in englischer Sprache
• Allgemeine Unterstützung im Personal­bereich

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrungen im Bereich Onboarding/​​Offboarding im Bereich von Gästen wünschenswert
• Routinierter Umgang mit Microsoft Office sowie idealerweise mit SAP HR
• Sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Vertrauenswürdigkeit, Verschwiegenheit sowie ein hohes Verantwortungs­bewusstsein
• Teamfähigkeit, organisatorische Stärken und interkulturelle Kompetenzen
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie Service­orientiertheit

• Freuen Sie sich auf eine unbefristete Stelle in einem abwechslungsreichen Arbeitsgebiet mit 19,50 Std.​/​Woche Teilzeitarbeit
• Faire Vergütung & starke Benefits: Ihre Vergütung richtet sich nach Qualifikation und Erfahrung (TVöD Bund). Zusätzlich erwarten Sie: Betriebliche Altersvorsorge (VBL), Jahres­sonderzahlung, flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten, Zuschuss zum Deutschland-Job-Ticket, institutseigene Parkplätze
• Top-Arbeitsumfeld: Eigener Arbeitsplatz, angenehme Arbeitsatmosphäre und kostenfreie Beratung (z. B. zu Mental Health, Gesundheit am Arbeitsplatz)
• Work-Life-Balance: Wir unterstützen die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. (u. a. durch Kinder­betreuung in der Kooperations-Kita Kairos Riedberg)
• Interne und externe Fort- und Weiterbildungs­möglichkeiten werden angeboten

Die Max-Planck-Gesellschaft ist bemüht, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht. Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechter­gerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jedes Hintergrunds.

STBL1_DE