Sachbearbeitung (w/m/d) Veranstaltungsmanagement und Organisation

Im Staatsministerium ist bei Referat 13 – Organisation – zum 01.10.2025 der Dienstposten einer

Sachbearbeitung (w/m/d) Veranstaltungsmanagement und Organisation

(Kennziffer 13_33)

zu besetzen.

Referat 13 – Organisation – ist für die organisatorische Funktionsfähigkeit des Staatsministeriums und damit effiziente hausinterne Strukturen, Abläufe und Prozesse zuständig. Der Aufgabenschwerpunkt liegt dabei insbesondere in der Erfüllung von Querschnittsaufgaben des Inneren Diensts, des Haus- und Fahrdiensts sowie des Fachbereichs Registratur und Dokumentenmanagement. Zu den Dienst- und Veranstaltungsräumen des Staatsministeriums zählt neben der Villa Reitzenstein u. a. der Mitteltrakt des Neuen Schlosses.

Die Tätigkeit erstreckt sich im Wesentlichen auf folgende Arbeiten innerhalb dieser Aufgabenfelder:

• Organisatorische Angelegenheiten des Mitteltrakts Neues Schloss als Veranstaltungsort sowie eigenverantwortliche Terminverwaltung und -koordination von Empfängen, Veranstaltungen und Sitzungen.
• Vertragliche Abwicklung, Beauftragungen und Abstimmung der Nutzungsbedingungen des Mitteltrakts Neues Schloss mit externen Veranstaltern, persönlichen Büros der Hausspitze und sonstigen berührten internen Facheinheiten.
• Teilnahme an vorbereitenden Terminen, sowie enge referatsinterne Abstimmung der organisatorischen Aufgaben bzgl. der Vorbereitung und Umsetzung vor Ort.
• Budgetverantwortung in Zusammenhang mit den genannten Aufgaben.
• Allgemeine organisatorische Aufgaben, z. B. Mitarbeit bei der inhaltlichen Planung, Organisation und Durchführung von hausinternen Beschäftigten-Veranstaltungen, Mitarbeit im betrieblichen Gesundheitsmanagement sowie allgemeine Aufgaben der Aufbau- und Ablauforganisation.

Eine Änderung des Aufgabenzuschnitts bleibt vorbehalten.

• Fachhochschulabschluss/Bachelor auf dem Gebiet Public Management (B.A.) oder Public Financial Management (LL.B), des Sicherheitswesens, des Veranstaltungsmanagements oder einen vergleichbaren Hochschulabschluss oder
• erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachwirt/in (2. Angestelltenprüfung) mit einschlägigen gründlichen und umfassenden Fachkenntnissen in Querschnittsbereichen, insbesondere Organisation, Innerer Dienst oder Veranstaltungsmanagement.
  Bewerbungen von Personen mit einem Master- oder Magisterabschluss können nicht berücksichtigt werden. Dasselbe gilt für Personen mit einem an einer Universität erworbenen Diplom oder einem Abschluss eines Staatsprüfungsstudiengangs einer Universität.
  Die Position eignet sich grundsätzlich für qualifizierte Aufstiegsbeamtinnen und -beamte, die den Aufstieg in den gehobenen Dienst bereits vollzogen haben.
• Verwaltungserfahrung sowie Kenntnisse und Erfahrungen bzgl. internen Verwaltungsabläufen und Prozessen sind erforderlich. Zudem sind Erfahrungen in einem Querschnittsbereich wünschenswert.
• Kenntnisse und Erfahrungen mit der Versammlungsstättenverordnung, den rechtlichen Vorgaben des Arbeits- und Brandschutzes sowie Erfahrungen im Veranstaltungsmanagement sind von Vorteil.
• Sehr gute organisatorische und logistische Fähigkeiten, eine eigenständige, sorgfältige und verlässliche Arbeitsweise sowie Verhandlungsgeschick.
• Freude am Arbeiten im Team sowie offene, gewandte Umgangsformen und ein freundliches Auftreten.
• Ausgeprägte Koordinations- und Planungsfähigkeiten werden ebenso erwartet wie ein gutes schriftliches Ausdrucksvermögen und ein sicherer Umgang mit den gängigen Office-Programmen.
• Darüber hinaus erwarten wir ein hohes Maß an Leistungs- und Einsatzbereitschaft, Flexibilität, die Fähigkeit zu selbstständigem und strukturiertem Arbeiten sowie hohe Team- und Kommunikationsfähigkeit.

• Die Tätigkeit im Staatsministerium ermöglicht das Arbeiten nah am tagesaktuellen politischen Geschehen.
• Eine verantwortungsvolle, interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem motivierten, kompetenten und kollegialen Umfeld.
• Möglichkeiten der flexiblen Gestaltung von Arbeitszeiten (inklusive Homeoffice nebst Bereitstellung technischer Ausstattung).
• Ein modern, ergonomisch und mit aktueller Technik ausgestatteter Arbeitsplatz.
• Förderung der Gesundheit und des Wohlbefindens durch eine Betriebsmitgliedschaft (zu vergünstigten Konditionen) bei einer Fitness Plattform.
• Unterstützung Ihrer Mobilität mit dem JobTicket BW.1
• Betriebliche Altersvorsorge für Tarifbeschäftigte.2
• Betreuungsmöglichkeiten in der Kindertagesstätte Villa Reitzensteinle.3
• Vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten.
• Verpflegungsmöglichkeiten in der Kantine.

Informationen für Beamtinnen und Beamte:
Der Dienstposten ist für Beamtinnen/Beamte bis zur Besoldungsgruppe A 13 (gD) LBesG bewertet.

Eine freie und besetzbare Stelle steht derzeit nur bis zur Bes. Gr. A 12 zur Verfügung. Die Entscheidung über eine Beförderung bleibt einem späteren gesonderten Auswahlverfahren vorbehalten.

Die Laufbahnbefähigung für den gehobenen Verwaltungsdienst ist Voraussetzung für die Wahrnehmung der Position im Beamtenverhältnis.

Informationen für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer:
Im Beschäftigtenverhältnis erfolgt die Eingruppierung bei Vorliegen der tarifrechtlichen und persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 11 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L).

Die Gehaltsspanne entnehmen Sie bitte der Gehaltstabelle.4

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die überwiegende Zahl der Arbeitsplätze des Staatsministeriums ist barrierefrei zugänglich. Im Bedarfsfall unterstützen wir eine behinderungsgerechte Ausstattung des Arbeitsplatzes. Bei Fragen können Sie sich zudem an die Schwerbehindertenvertretung des Staatsministeriums5 wenden, die Ihnen gerne Fragen zur Beschäftigung von schwerbehinderten Menschen beantwortet und Sie nach Ihrer Bewerbung im weiteren Bewerbungsprozess unterstützt.

Es handelt sich um eine Vollzeittätigkeit, die jedoch grundsätzlich teilbar ist. Voraussetzung ist, dass die Bewerbungslage eine Besetzung im Tandem ermöglicht.

Das Staatsministerium ist Träger des Zertifikats „audit berufundfamilie“. Das Land Baden-Württemberg ist Unterzeichner der Charta der Vielfalt.

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