Sekretär (m/w/d) / Assistenz (m/w/d)

Die Große Kreisstadt Ehingen (Donau) mit rund 28.000 Einwohnern verbindet Tradition und Moderne. Als dynamischer Wirtschaftsstandort und attraktiver Wohnort bietet sie starke Unternehmen, moderne Schulen, vielfältige Kultur- und Freizeitmöglichkeiten sowie eine intakte Umwelt mit hohem Wohlfühlfaktor.

Wir suchen für das Vorzimmer der Amtsleiterin unseres Haupt- und Personalamtes eine

Assistenz (m/w/d)

unbefristet in Vollzeit.

• allgemeine Sekretariats- und Assistenzaufgaben, insbesondere die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, E-Mail-Korrespondenz, die Kalenderpflege sowie die Organisation und Koordination von Terminen,
• die Betreuung und Pflege des elektronischen Zeiterfassungssystems ZeusX, insbesondere die Verwaltung von Arbeitszeit-, Urlaubs- und Fehlzeitkonten innerhalb der Stadtverwaltung,
• die Erstellung, Bearbeitung und Ablage von Dokumenten sowie die Pflege des Dokumentenmanagementsystems,
• die Unterstützung und eigenständige Mitarbeit bei Projekten in Zusammenarbeit mit der Amtsleitung,
• zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen mit entsprechender Koordination und Weiterleitung sowie
• die Mitwirkung beim Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender.

Eine Änderung des Aufgabengebietes bleibt vorbehalten.

• eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) / Bürokaufmann (m/w/d) / Kaufmann für Bürokommunikation (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation,
• einschlägige Berufserfahrung im Verwaltungsbereich, idealerweise in einer vergleichbaren Tätigkeit als Assistenz oder im Sekretariatsbereich,
• sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen sowie fundierte Rechtschreibkenntnisse,
• gute Kenntnisse in den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen (insbesondere Word, Outlook, Excel und PowerPoint) sowie idealerweise Erfahrung mit digitalen Dokumentenmanagementsystemen,
• ein hohes Maß an Leistungsbereitschaft, Eigeninitiative und Zuverlässigkeit,
• eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, sehr gutes Zeit- und Organisationsmanagement,
• Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie ein sicheres, freundliches und serviceorientiertes Auftreten sowie
• hohe Flexibilität und Belastbarkeit.

• eine vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten, aufgeschlossenen und leistungsstarken Team,
• einen krisensicheren Arbeitsplatz,
• eine Anstellung in einem Beschäftigungsverhältnis nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) bis Entgeltgruppe 7 TVöD,
• eine betriebliche Altersvorsorge,
• eine gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf, u.a. durch sehr flexible Arbeitszeiten,
• eine Jahressonderzahlung und eine Leistungsprämie,
• qualifizierte Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten,
• einen Zuschuss zum ÖPNV (Jobticket) und Fahrradleasing sowie
• vielfältige Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements.

STBL1_DE