Sekretärin / Sekretär (m/w/d)

Wir suchen mehrere Sekretariatskräfte für unterschiedliche Sekretariate der Stadt Heidelberg. In dieser Funktion unterstützen Sie die Leitungsebene und Mitarbeitenden, sorgen mit Ihrem organisatorischen Geschick und serviceorientierten Handeln für einen reibungslosen Arbeitsalltag und leisten so einen wichtigen Beitrag zu einer leistungsfähigen und bürgernahen Stadtverwaltung.

• Heidelberg
• unbefristet
• Vollzeit oder Teilzeit
• Entgeltgruppe 6 bis 9a TVöD-V (40.488,27 bis 61.536,56 EUR brutto pro Jahr in Vollzeit)
• Bewerbungsfrist: 22.02.2026

Sie sorgen dafür, dass das Sekretariat effizient arbeitet und alle Abläufe reibungslos funktionieren.

• Organisation und Koordination aller im Sekretariat anfallenden Tätigkeiten
• Zentrale Anlaufstelle der Verwaltungseinheit und Ansprechperson für alle telefonischen und persönlichen Kontakte
• Unterstützung der Leitungsebene bei allgemeinen Büro- und Verwaltungstätigkeiten, wie zum Beispiel beim Zusammenstellen von Unterlagen, der Erstellung von Protokollen, bei Druckaufträgen und Beschaffungen
• Übernahme des Office-Managements einschließlich Postbearbeitung, Terminkoordination, Schriftverkehr, Ablage, Wiedervorlagen sowie Überwachung von Fristen
• Sonderaufgaben des jeweiligen Sekretariats

Wir suchen Persönlichkeiten mit Organisationstalent, Serviceorientierung und Verantwortungsbewusstsein.

• Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare abgeschlossene kaufmännische und tätigkeitsbezogene Ausbildung (zum Beispiel als Rechtsanwaltsfachangestellte / Rechtsanwaltsfachangestellter), vorzugsweise mit entsprechender Berufserfahrung im öffentlichen Dienst
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen sowie ausgeprägte organisatorische Kompetenzen
• Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in der deutschen Sprache sowie sicheres und freundliches Auftreten
• Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen sowie empathisches und dienstleistungsorientiertes Handeln
• Verantwortungsbewusstsein, Teamfähigkeit sowie die Fähigkeit, sich schnell auf neue Situationen und Menschen einzustellen und eigenverantwortlich zu arbeiten

• Betriebliche Altersvorsorge für Tarifbeschäftigte
• Bezuschusstes Deutschlandticket
• Fortbildungs- und Personalentwicklungsangebote
• Bezuschusstes Mittagessen in den Kantinen
• Sportangebote
• Onboarding-Maßnahmen
• Vereinbarkeit Familie, Beruf und Freizeit
• Vorteile des öffentlichen Dienstes
• Mitarbeiterevents
• Psychologische Beratung und Coaching
• Gute Verkehrsanbindung
• Krisensicherer Arbeitsplatz
• Gesundheitsmaßnahmen
• Flexible Arbeitszeiten
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