Sekretariat / Assistenz – Verwaltung & Bürokoordination (w/m/d)

Assistenz (w/m/d) im Büro der Abteilungsleitung 2

Das Ministerium für Finanzen hat eine Vielzahl an ganz unterschiedlichen Aufgaben. Zentral ist dabei, das Vermögen des Landes zu bewahren und zu pflegen - sowohl finanziell, als auch kulturell. Neben Finanzpolitik, Haushalt, Steuern kümmert sich das Finanzministerium auch um Landesbeteiligungen und die Immobilien des Landes.

Ministerium für Finanzen

Bewerbungsschluss: 2 Juni 2025

übertariflich Entgeltgruppe 7 TV-L

Vollzeit / Teilzeit

Aufgaben

• Organisation des Abteilungsbüros,
• Organisation und Vorbereitung von Sitzungen und Besprechungen,
• Planung, Koordination und Überwachung von Terminen und Besucherempfang,
• Erstellen von Schreiben, Anfertigen von Terminmappen, Führen von Tabellen und Statistiken,
• Korrekturlesen und Versand von Schriftstücken,
• Ablage und Verwaltung von Dokumenten und insbesondere Koordination aller E-Aktenvorgänge in der Abteilung,
• Mitwirkung bei Organisationsangelegenheiten,
• Zusammenführung abteilungsinterner Abfragen,
• selbstständiges Erstellen von Übersichten und Grafiken,
• Bearbeitung von PDF-Dateien, insbesondere im Umgang mit der Barrierefreiheit,
• Sekretariatsaufgaben mit allen in einem Sekretariat anfallenden büroorganisatorischen Tätigkeiten.

Eine Änderung des Aufgabenzuschnitts bleibt vorbehalten.

Profil

• Erfolgreich abgeschlossene mindestens dreijährige Ausbildung der Fachrichtung Verwaltung oder vergleichbare verwaltungsnahe Qualifikation (z. B. als Fachangestellte bzw. Fachangestellter (w/m/d) für Bürokommunikation, Kauffrau bzw. -mann (w/m/d) für Büromanagement oder Personal (IHK), Rechtsanwaltsfachangestellte bzw. Rechtsanwaltsfachangestellter (w/m/d)),
• Kenntnisse im Sekretariatsbereich,
• ein freundliches und sicheres Auftreten,
• eine sehr selbstständige Arbeitsweise, ein hohes Maß an Belastbarkeit, Engagement, Organisationstalent, zeitliche Flexibilität, Vertrauenswürdigkeit und loyales Verhalten,
• eine stilsichere schriftliche und mündliche Ausdrucksweise,
• Erfahrung mit selbstständigem Arbeiten in den genannten Aufgabenfeldern,
• einen sicheren Umgang mit den gängigen Microsoft­produkten, insbesondere im Bereich der Text­verarbeitung und Tabellenkalkulation sowie gute Schreibfertigkeiten.

Wir bieten

• Ein gutes, kollegiales Team,
• eine zukunftssichere, vielfältige und interessante Tätigkeit, die dem Gemeinwohl dient,
• selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten,
• persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch ein umfassendes Fortbildungsangebot,
• Gesundheitsmanagement und Sportangebote,
• Verpflegungsmöglichkeit in der Betriebskantine,
• nachhaltige Mobilität mit dem JobTicket BW (z. B. Deutschlandticket) und JobBike BW,
• Heiligabend und Silvester dienstfrei, 30 Tage Urlaub pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche,
• Work-Life-Balance, familienfreundliche und flexible Arbeitszeitmodelle.

Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen aller tariflichen und persönlichen Voraussetzungen in der Entgeltgruppe 5 TV-L, für die Dauer der Tätigkeit im Vorzimmer der Abteilungsleitung 2 erhalten Sie nach der Vorzimmer-Richtlinie des Ministeriums für Finanzen eine übertarifliche Vergütung nach Entgeltgruppe 7 TV-L.

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