Sekretariat/Office Manager/-in der Amtsleitung beim Grünflächen- und Tiefbauamt (m/w/d)

Die Stadt Villingen-Schwenningen mit rund 90.000 Einwohnern ist einer der vielfältigsten und größten Arbeitgeber im Schwarzwald-Baar-Kreis. Mit 1.900 Beschäftigten decken wir unterschiedlichste öffentliche Aufgaben ab - von der Verwaltung über soziale und kulturelle bis hin zu technischen Themen. Für diese Vielfalt suchen wir engagierte Fachkräfte, die gemeinsam mit uns die Zukunft unserer Stadt gestalten möchten.

Für unser Team suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n

Sekretariat/Office Manager/-in der Amtsleitung beim Grünflächen- und Tiefbauamt (m/w/d)

Grünflächen- und Tiefbauamt, Stadtbezirk Schwenningen, unbefristet, Vollzeit bzw. Teilzeit mit mind. 19,5 Std./Wo., EG 8 TVöD
Sie möchten als kommunikative und strukturierte Persönlichkeit Verantwortung übernehmen und unsere Amtsleitung im Tagesgeschäft organisatorisch wie administrativ unterstützen? Sie sind erster Kontakt für interne und externe Anfragen und haben Freude daran, Prozesse aktiv mitzugestalten? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Aufgaben

• Eigenständige Organisation des Sekretariats der Amtsleitung
• Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs sowie der Funktionspostfächer
• Interne und externe Terminabstimmung, Fristen- und Wiedervorlagenkontrolle
• Koordination des Schriftverkehrs inkl. Erstellung von Entwürfen z.B. für Bürgeranfragen
• Kommunikation mit Fachabteilungen, Querschnittsämtern, Bürgerinnen und Bürgern
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Protokollführung
• Bearbeitung von Personalangelegenheiten innerhalb des Amtes (z. B. Urlaubs- und Krankmeldungen)
• Unterstützung im Sitzungsdienst (Vorlagenerstellung, Fristenüberwachung, Abstimmungen)
• Mitwirkung bei Veranstaltungsorganisation und verwaltungsinternen Prozessen
• Anleitung von Auszubildenden

Profil

• Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r oder eine abgeschlossene mind. 3-jährige kaufmännische Ausbildung
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (u.a. MS Office, enaio, Monday.com)
• Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit
• Hohes Maß an Selbstständigkeit, Diskretion, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
• Serviceorientiertes und freundliches Auftreten - auch in hektischen Situationen
• Teamfähigkeit sowie die Fähigkeit zur Priorisierung und strukturierten Arbeitsweise

Wir bieten

• Kollegiale Zusammenarbeit in einem Team, in dem Ihre Ideen und Meinungen gefragt sind
• Zukunftssichere Beschäftigung
• Im öffentlichen Dienst übliche Leistungen, wie z.B. Zusatzversorgung und leistungsorientierte Bezahlung
• Radleasing im Rahmen der Entgeltumwandlung
• 25 € Arbeitgeberzuschuss zum 'Move-Deutschland-Ticket Job'
• Betriebliches Gesundheitsmanagement und Firmenfitness in Kooperation mit Hansefit
• Attraktiver Arbeitsplatz und sehr gute Rahmenbedingungen zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie für eine ausgeglichene 'Work-Life-Balance'
• Unterstützung bei der Kinderbetreuung in Kindertagesstätten

STBL1_DE