Sekretariats- und Assistenzkraft (w/m/d) für das Dezernat des Oberbürgermeisters

Wiesbaden liegt im Herzen des Rhein-Main-Gebietes, eingebettet in eine der kultur- und erlebnisreichsten Regionen Deutschlands. Die hessische Landeshauptstadt besticht durch ihr vielfältiges Freizeitangebot und bildet damit ein ideales Umfeld für den Lebensmittel­punkt. Für alle Menschen, die in Wiesbaden leben, arbeiten und wirtschaften, erbringen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung ein breites Spektrum an Dienst­leis­tun­gen. Wenn Sie auf der Suche nach einer abwechslungsreichen und verant­wor­tungs­vollen Tätigkeit sind, bei der Sie Ihre Fähigkeiten und Qualifikationen zum Wohl der Allge­mein­heit einbringen können, sind Sie bei uns genau richtig.

Das Dezernat des Oberbürgermeisters der Landeshauptstadt Wiesbaden sucht eine

Sekretariats- und Assistenzkraft (w/m/d)

Die Verwaltung der Landeshauptstadt Wiesbaden besteht aktuell aus sieben Dezernaten, die durch hauptamtliche Dezer­nentinnen und Dezernenten geführt werden. Dem Dezernat des Oberbürgermeisters sind verschiedene Ämter, Stabs­stellen und Eigenbetriebe zugeordnet, zudem hat der Oberbürgermeister verschiedene Aufsichtsratsvorsitze inne. Sein Dezernat bildet eine Schnittstelle zwischen Politik und Stadtverwaltung und gliedert sich in ein Fachreferat sowie das Referat für Verwaltungssteuerung.

• Wahrnehmen allgemeiner Sekretariatsaufgaben für die Referenten des Fachreferates, z. B.
• Bearbeiten des Postein- und Postausgangs (Priorisieren und Zuordnen),
• Betreuen von Organisationspostfächern,
• Erledigen von Schriftverkehr,
• Wahrnehmen der Anrufverwaltung,
• Koordinieren, Vorbereiten und Überwachen von Terminen,
• Führen von Protokollen bei Teamsitzungen
• Organisieren von Vertretungen für die Wahrnehmung von Terminen des Oberbürgermeisters
• Überwachen und Steuern der Revisionsberichte und Ausschussvorbereitung
• Überwachen und Steuern der Gesellschafterbeschlüsse
• Bearbeiten von Workflows in SAP im Vertretungsfall
• Vertreten im Sekretariats- und Assistenzbereich des Büros des Oberbürgermeisters

• Abgeschlossene Ausbildung im Sekretariatsbereich, vorzugsweise Kauffrau/-mann für Bürokommunikation bzw. -management, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation, Bürokauffrau/-mann
• Berufserfahrung in Sekretariats- oder Assistenztätigkeiten ist von Vorteil
• Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung ist von Vorteil
• Erfahrung in der Anwendung von SAP ist von Vorteil
• Selbstständiges Arbeiten
• Teamfähigkeit und Flexibilität
• Koordinations- und Organisationsfähigkeit
• Gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift

• Eine unbefristete und abwechslungsreiche Tätigkeit, mit der Sie einen wichtigen Beitrag zum Gemeinwohl leisten
• Bezahlung nach Entgeltgruppe 8 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD) einschließlich aller im öffent­lichen Dienst üblichen Leistungen, wie z. B. Jahressonderzahlung (sog. Weihnachtsgeld) sowie zusätzliche betriebliche Altersversorgung
• Gute Möglichkeiten der Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen unserer Servicezeiten mit Gleitzeit und digitaler Zeiterfassung sowie die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten
• Umfassende freiwillige soziale Leistungen zur Gesundheitserhaltung und -förderung (z. B. Vergünstigungen für Fitnessstudios), die bereits mehrfach mit dem Corporate Health Award ausgezeichnet wurden sowie ergonomische Arbeitsplätze (z. B. höhenverstellbarer Schreibtisch)
• Ein umfangreiches Fortbildungsprogramm für die persönliche sowie fachliche Weiterbildung
• Nutzung der Vorteilsplattformen „corporate benefits“ und „benefits.me“ mit attraktiven Deals und Rabatten namhafter Marken und Unternehmen
• Freie Fahrt mit unserem Job-Ticket Premium mit dem öffentlichen Personennahverkehr im gesamten RMV-Gebiet

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

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