Spezialistin / Spezialist im Dokumentenservice (m/w/d)

Standorte: Düsseldorf oder Hagen, Vertrag: Teilzeit/Vollzeit (unbefristet), Vergütung: Entgeltgruppe 11/12 TV-L, Bewerbungsfrist: 25.06.2025

Ihre Mission: NRW digitaler machen
Bei IT.NRW geht es um mehr als „nur“ einen Job. Es geht um einen wichtigen gesellschaftlichen Auftrag: ein ganzes Bundesland digital vorwärtsbringen. Als Spezialistin/Spezialist im Dokumentenservice (m/w/d) organisieren, entwickeln und pflegen Sie die automatisierte Abwicklung der Druckdatenaufbereitung für die öffentliche Verwaltung. Bringen Sie sich jetzt ein und leisten Sie einen wichtigen Beitrag für 18 Millionen Bürgerinnen und Bürger in NRW!

Ihr Bereich: Druck-, Kuvertier- & Scanzentrum
Im Druck-, Kuvertier- & Scanzentrum bieten wir allen Behörden, Betrieben und Einrichtungen der Landesverwaltung NRW den Service an, personalisierte Druckaufträge zentral, kostengünstig und effizient abwickeln zu lassen. Dazu gehören an den beiden Produktionsbereichen in Düsseldorf und Hagen auch die Generierung und Aufbereitung von Dokumenten für die automatisierte Weiterverarbeitung. In der zentralen Scanstelle in Düsseldorf erfolgt zudem die Digitalisierung des Posteingangs und Bereitstellung der Dokumente in digitaler Form für Ministerien und Behörden des Landes. Wir unterstützen damit die digitale Transformation der Landesverwaltung im Rahmen des E-Government-Gesetzes NRW.

Ihre Haupttätigkeit:

• Sie verantworten die Planung und Entwicklung von automatisierten Prozessen zur Durchführung der digitalen und physischen Dokumentenausgabe (z. B. Bescheide, Mitteilungen, Informationsschreiben etc.).
• Sie betreuen und pflegen die Output-Management-Systeme und deren Systemumgebungen.
• Sie übernehmen und konvertieren die Druckdatenströme und reichern sie mit Layouts an.
• Sie bereiten die Daten für die maschinelle Verarbeitung vor und stellen sie für die Dokumentenproduktion bereit.
• Sie führen Fehleranalysen und Störungsbehebungen an Workflowsystemen durch.
• Sie wirken bei der Erstellung und Weiterentwicklung von IT-Konzepten (z. B. Administrationskonzepten, Sicherheitskonzepten) und internen Prozessen mit.

Ihr Aufgabenfeld umfasst zudem:

• Sie sind Ansprechpartnerin bzw. Ansprechpartner für neue Verfahren, wesentliche Änderungen in den Dienstleistungen sowie für das Reklamationsmanagement.
• Sie stellen Abrechnungsinformationen für die Kosten-/Leistungsrechnung bereit.
• Sie erstellen Dokumentationen zur Qualitätssicherung.

Sie bringen mit:

• Abgeschlossenes Fachhochschul- oder Bachelorstudium im Bereich Informationstechnik, Mathematik, Physik oder in einem Studiengang mit IT-Bezug
• Alternativ zum Studium: Abschluss als Operative Professional oder langjährige einschlägige Berufserfahrung in der IT
• Grundlegende Kenntnisse in Linux und/oder Windows
• IT-Systemkenntnisse
• Erfahrung in der Batchverarbeitung mit Linux und/oder Windows
• Sicheres Deutsch (in Wort und Schrift)

Wünschenswert sind zudem:

• Kenntnisse im Bereich Druckdatenaufbereitung, Datenströme und/oder elektronische Aktenführung
• Know-how in Prozessen des Output- und Dokumentenmanagements

Ihre Persönlichkeit:

• Teamgeist, offen im Umgang mit Veränderungen
• Strukturierte Arbeitsweise und gut darin, komplexe Zusammenhänge zu erfassen
• Kompetenter und serviceorientierter Umgang mit externen und internen Kundinnen und Kunden

Eine Übertragung der vollständigen Tätigkeit auf dem konkreten Arbeitsplatz und damit eine Eingruppierung in die Entgeltgruppe 11 TV-L erfolgt, wenn Sie über eine mindestens sechsmonatige, einschlägige Berufserfahrung verfügen. In allen anderen Fällen werden Sie für die Dauer des ersten halben Jahres zunächst in der Entgeltgruppe 10 TV-L eingestellt. Die Eingruppierung in die Entgeltgruppe 12 TV- L erfolgt, wenn Sie über eine mindestens dreijährige praktische Erfahrung im genannten Bereich verfügen.

Ihre Benefits

• Gute Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Gute Work-Life-Balance sowie Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch hohe Flexibilität (z.B. flexible Arbeitszeiten, Option auf Teilzeitarbeit, bis zu 80 % Homeoffice)
• Betriebliche Altersvorsorge
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Ein offenes Arbeitsklima
• Standortabhängig: Kantine sowie kostenfreie Parkplätze

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