Strategic Assistant bzw. Referent:in (m/w/d) für die Abteilungsleitung

Die 1810 gegründete Humboldt-Universität zu Berlin ist eine der führenden deutschen Hochschulen. Als Volluniversität mit über 36.000 Studierenden verbindet sie Forschungsexzellenz mit innovativer Nachwuchsförderung. Ihre Internationalen Netzwerke, interdisziplinären Forschungskooperationen sowie ihre progressiven Lehrkonzepte prägen den Wissenschaftsstandort Berlin. Die HU ist eine von elf Exzellenzuniversitäten in Deutschland.

Sie sind auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung, in der Sie wirklich etwas bewegen können? Dann sollten Sie aufmerksam weiterlesen.

Die Technische Abteilung sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n

Strategic Assistant bzw. Referent:in (m/w/d) für die Abteilungsleitung - E 11 TV-L HU (Teilzeitbeschäftigung ggf. möglich) für den Standort in Berlin-Mitte.

Die Technische Abteilung der Humboldt-Universität zu Berlin ist zuständig für die bauliche und technische Betreuung, die Bewirtschaftung der gesamten Liegenschaften sowie für die zentralen Beschaffungsleistungen der Universität. In dieser Position unterstützen Sie die Leiterin der Technischen Abteilung in sämtlichen Aspekten ihrer Tätigkeit. Mit Ihrer Expertise tragen Sie entscheidend dazu bei, die Universität zukunftsfähig aufzustellen.

Es erwartet Sie ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet im universitären Umfeld sowie moderne Anstellungsbedingungen im öffentlichen Dienst.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

• Vorbereitung, Nachbereitung und Begleitung von Sitzungen und Gremien
• Erstellen von Berichten, Entscheidungshilfen/-vorlagen, Präsentationen und Recherchen
• Zuarbeit bei strategischen Planungen rund um Liegenschaften der Humboldt- Universität und der entsprechenden Infrastruktur
• Schnittstelle zwischen den anderen Abteilungen, dem Büro des Vizepräsidenten und anderen Verwaltungseinheiten
• Prozessanalysen und Begleitung von Prozessveränderungen
• Erarbeitung von Handlungsanweisungen und Leitfäden
• Koordination von gesonderter Korrespondenz mit unterschiedlichen internen und externen Akteuren

• Abgeschlossenes Hochschulstudium auf verwaltungs- oder wirtschaftswissenschaftlichem Gebiet (z. B. Business Administration) oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen.
• Eine Weiterbildung in Projektassistenz, Büromanagement oder öffentlichem Vergaberecht wäre zudem ideal.
• Sie haben mehrjährige Berufserfahrung, bspw. im Assistenzbereich mit hoher Eigenverantwortung oder der Sachbearbeitung im Bau-/Immobilienbereich.
• In diesem Zuge haben Sie Erfahrungen im Projektmanagement bzw. in der Projektleitung, vorzugsweise in einem technischen Bereich und in der Koordination komplexer Sachverhalte.
• Erfahrung in der Bau- oder Immobilienverwaltung (z. B. Wohnungsbaugesellschaft, Bauamt, FM-Dienstleister) wäre wünschenswert.
• Idealerweise bringen Sie Kenntnisse im Bereich des öffentlichen Bauens und in der baubezogenen Prozessoptimierung im Wissenschaftsbereich mit.
• Kenntnisse universitärer Strukturen sowie im Bereich der öffentlichen Verwaltung sind von Vorteil.
• Sie besitzen sichere IT-Kenntnisse (MS-Office, Datenbanken), SAP-Kenntnisse wären ideal.
• Sie verfügen über sehr gute analytische und kommunikative Fähigkeiten und bringen ein hohes Maß an Organisationstalent mit.
• Sie arbeiten selbständig, strukturiert und teamorientiert und zeichnen sich durch hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein aus.
• Sichere und verbindliche Umgangsformen sowie ein ausgeprägter Dienstleistungsgedanke sind für Sie selbstverständlich.
• Deutsch: mind. C1 - Fachkundige Sprachkenntnisse

Team

Es erwartet Sie ein sympathisches Team, das sich stets gegenseitig unterstützt und einen offenen sowie kollegialen Umgang pflegt. Die Unternehmenskultur ist geprägt von flachen Hierarchien, direkter Kommunikation und Transparenz auf allen Ebenen. Zudem erhalten Sie umfassenden Freiraum für Ihre individuelle Entwicklung - sowohl in fachlicher als auch in persönlicher Hinsicht.

• Berichterstattung an: Leiterin der Technischen Abteilung
• Teamsprache: Deutsch

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