Teamassistenz (m/w/d) Abteilung Technik

Arbeitgeber: GWG der Stadt Kassel mbH
Einsatzort: 34117 Kassel
Arbeitszeit: Vollzeit

Seit mehr als 100 Jahren ist die GWG verantwortlich für die Wohnraumversorgung der Bürgerinnen und Bürger der Stadt Kassel und erfüllt ihren sozialen Auftrag für und im Sinne der Stadt Kassel. Mit über 8.300 Wohneinheiten im Stadtgebiet und ca. 130 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind wir der größte Anbieter von Wohnraum in der Stadt. Darüber hinaus ist die GWG auch als Bauträger sowie in verschiedenen Bereichen der Stadtentwicklung und des Gebäudemanagements tätig.

Ihre Aufgaben:

·Sie übernehmen die gesamte Büroorganisation des Ihnen zugewiesenen Teams innerhalb der Abteilung Technik, wozu u.a. das Koordinieren, Vor- und Nachbereiten von Terminen sowie das Führen von Telefonaten zählen. Ebenfalls erledigen Sie die anfallende Korrespondenz inklusive des Führens von Besprechungsprotokollen sowie der Postbearbeitung und die digitale Datenablage.

·Wiederkehrende Handwerkertermine und Prüfungen behalten Sie im Blick und erstellen dazu Mieteranschrieben um die Termine zu koordinieren.

·Sie erhalten als erste Anlaufstelle Prüf-, Wartungs- und Notdienstberichte, verteilen diese an die zuständigen Bearbeiter und verfolgen die Auftragserledigung.

· Sie erstellen und bearbeiten Notdienstkalender und übermitteln diese an unsere Externen Dienstleister.

· Zudem Sie sind für die Verwaltung bzw. Ausgabe analoger und digitaler Schlüssel der GWG- Liegenschaften für Kollegen und Externe zuständig.

· Sie organisieren Schulungen für das Team, bereiten Dienstreisen vor und rechnen Reisekosten ab.

· Für neue Teammitglieder organisieren Sie die Einrichtung des Arbeitsplatzes und dessen Ausstattung, hinzu kommt die Bestellung des Büromaterials für das Team.

Ihr Profil:

· Sie qualifizieren sich für diese Aufgabe durch eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich und fundierte Berufserfahrung im Bereich Assistenz.

· Mehrjährige Berufserfahrung in der Bau-Branche oder in der Wohnungswirtschaft ist ebenso von Vorteil wie technisches Verständnis.

· Sie sind sicher in der Anwendung der MS-Office-Programme sowie idealerweise im Umgang mit ERP-Systemen (WODIS) und der AVA-Software.

· Die deutsche Sprache beherrschen Sie sicher in Wort und Schrift.

· Kenntnisse im Projektgeschäft zur zielgerichteten Kommunikation mit Technikern und Fachunternehmen sind wünschenswert.

· Ihre Arbeitsweise ist gekennzeichnet durch ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und analytisches Denkvermögen sowie Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit.

· Ein souveränes Auftreten sowie eigenverantwortliches und strukturiertes Arbeiten sind für Sie selbstverständlich.

· Sie sind durchsetzungsstark, belastbar und flexibel.