Teamassistenz (m/w/d) für Verwaltungs-, Organisations- und Kommunikationsaufgaben

Das Leibniz-Institut für Alternsforschung – Fritz-Lipmann-Institut e. V. (FLI) in Jena ist eine vom Bund und dem Freistaat Thüringen gemeinsam finanzierte Forschungs­einrichtung in der Leibniz-Gemeinschaft. Am FLI wird international sichtbare Spitzen­forschung zur Biologie des Alterns auf molekularer, zellulärer und systemischer Ebene betrieben. Wissenschaftler/innen aus rund 40 Ländern erforschen die Mechanismen des Alterns, um dessen Ursachen besser zu verstehen und Grundlagen für Strategien zu schaffen, die gesundes Altern fördern (leibniz-fli.de).

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Teamassistenz (m/w/d)

in Teilzeit mit sprachlicher Qualifikation in Englisch.

• Erledigung von Verwaltungs-, Organisations- und Kommunikations­aufgaben sowie Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Planung und Organisation von Reisen der Forschenden sowie Termin­management
• Unterstützung beim Recruiting und Onboarding neuer Mitarbeiter/innen in den Forschungs­gruppen
• Organisation von Kolloquien und Gastwissenschaftleraufenthalten
• Organisation wissen­schaftlicher Meetings und Vorträge einschließlich Budget­planung
• Sprachmittlung, Übersetzungen und Protokollführung von Meetings in Deutsch oder Englisch
• Pflege von Datenbanken mit wissenschaft­lichen Leistungs­daten
• Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten
• Mitarbeit bei der Optimierung von Prozessen

• Erforderlich ist eine Sozial- und Methoden­kompetenz (Problemanalyse, konzeptionelle und lösungs­orientierte Arbeitsweise, Arbeits­methodik etc.), wie sie durch eine mindestens dreijährige Ausbildung oder ein Bachelor­studium vermittelt wird, gekoppelt mit nachweis­barem Interesse für Verwaltungs­prozesse und Office Management
• Berufserfahrung in vergleichbarer Tätigkeit, idealerweise in einer Forschungseinrichtung oder Hochschule
• Sehr gute englische Sprachkenntnisse, mindestens auf B2-Niveau
• Erfahrung in Veranstaltungsorganisation sowie fundierte Anwender­kenntnisse in der digitalen Daten­verarbeitung, idealerweise Erfahrung mit Daten­banken
• Interkulturelle Kompetenz, Teamfähigkeit und ausgeprägte Organisations- und Kommunikations­fähigkeit

Sie denken, Ihr Profil passt nicht, weil Sie zum Beispiel Berufs­anfänger (m/w/d) sind? Beschreiben Sie uns Ihre Moti­vation und bewerben Sie sich trotzdem!

• Eine abwechslungsreiche und vielseitige Tätigkeit in einem motivierten Team, welches Sie bei der Einarbeitung optimal begleitet und unter­stützt – sowie ein inter­nationales Arbeits­umfeld, eingebettet in den Beutenberg Campus in Jena
• Arbeitsvertrag entsprechend dem Tarifvertrag für den öffent­lichen Dienst der Länder (TV-L) mit lang­fristiger Perspektive; die Stelle soll in Teilzeit mit 20 Wochen­stunden besetzt werden (ein Vier-Tage-Arbeitszeitmodell ist möglich)
• Vergütung entsprechend TV-L je nach Quali­fikation und Erfahrung, eine zusätzliche Jahressonderzahlung (Weihnachtsgeld), 30 Arbeitstage Urlaub pro Kalenderjahr, arbeits­freie Tage am 24.12. / 31.12., ein Leistungsprämiensystem und eine attraktive betrieb­liche Alters­vorsorge bei der Versorgungs­anstalt des Bundes und der Länder (VBL)
• Flexible Arbeitszeitmodelle: Gleitzeit, Mobile Arbeit, ein familienfreundliches Arbeitsumfeld, welches eine gesunde Work-Life-Balance ermöglicht, Betrieb­liches Gesundheits­management
• Talente zu fördern, ist uns ein Anliegen – Wir unterstützen bei verschiedenen Qualifizierungs- und Weiter­bildungs­möglichkeiten, Nutzung der Haufe-Wissens­datenbanken und der Haufe-Lernplatt­form mit zahlreichen verschiedenen Online-Kursen

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