Teamassistenz (m/w/x)

Gestalten Sie die Zukunft der Wissenschaft aktiv mit – bei NFDI

Der Nationale Forschungsdateninfrastruktur (NFDI) e.V. ist ein gemeinnütziger Verein mit der Mission, wertvolle Datenbestände aus Wissenschaft und Forschung systematisch zu erschließen, zu vernetzen und langfristig nutzbar zu machen. Bund und Länder fördern NFDI gemeinsam und schaffen damit eine unverzichtbare Voraussetzung für neue Forschungsfragen, Erkenntnisse und Innovationen. Aktuell engagieren sich 26 Fachkonsortien, 327 Mitgliedsorganisationen und über 1600 Personen aus unterschiedlichen wissenschaftlichen Fachrichtungen im Verein. Direktorat und Geschäftsstelle unterstützen dabei den Verein bei der Koordination der verschiedenen Organe und Abteilungen, der inhaltlich-strategischen, übergreifenden Zusammenarbeit und der Repräsentation nach außen.

Auf internationaler Ebene vertritt der NFDI-Verein die nationalen Interessen Deutschlands in der European Open Science Cloud (EOSC) Association als mandatiertes Mitglied. Seit 2025 wirkt der NFDI-Verein dabei mit, die EOSC als eine Förderation verteilter Systeme aufzubauen (EOSC Federation). In dem Vorhaben „Building up EOSC Node Germany“, welches sich derzeit in der Beantragung bei der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) befindet, arbeiten der NFDI-Verein gemeinsam mit Partnern am Aufbau des EOSC Node Germany, der als zentraler Zugangspunkt für deutsche Forschende zur EOSC Federation dienen soll.

Für dieses Projekt suchen wir vorbehaltlich der Förderzusage zum 1. September 2026 in Vollzeit eine

Teamassistenz (w/m/x)

Die Stelle ist zunächst bis zum 31.12.2027 befristet. Eine Weiterbeschäftigung über den Förderzeitraum hinaus wird vorbehaltlich einer weiteren Projektförderung angestrebt. Freuen Sie sich auf ein wertschätzendes Arbeitsumfeld bei einem attraktiven und international renommierten Arbeitgeber im wissenschaftlichen Bereich.

• Terminmanagement, Kalenderpflege sowie Organisation von Besprechungen und Sitzungen
• Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz (Post, E-Mail, Telefon) sowie Kommunikation und Koordination zwischen Projektbeteiligten
• Vor- und Nachbereitung von Meetings (inkl. Protokollführung) und Mitarbeit bei der Organisation und Koordination von Workshops und Veranstaltungen
• Erstellung und Verwaltung von Projektdokumenten, Vorlagen und Präsentationen
• Reisemanagement inkl. Planung, Buchung und Abrechnung nach geltenden Richtlinien des Bundesreisekostengesetzes
• Abwicklung von Bestellungen, Rechnungsbearbeitung und laufende Budgetüberwachung des Drittmittelprojekts
• Bearbeitung von Fördermittelabrufen und Abstimmung mit dem Finanzbereich und Fördermittelgebern
• Erstellung von Zwischen -und Verwendungsnachweisen für den Fördermittelgeber in Abstimmung mit dem Finanzbereich

Als Teamassistenz im Vorhaben „Building up EOSC Node Germany“ arbeiten Sie in einem neu aufzubauenden Team mit bis zu fünf weiteren Personen in enger Abstimmung mit den anderen Teams der Geschäftsstelle. Die Aufgaben sind vielseitig und agil organisiert. Sie genießen ein hohes Maß an Eigenverantwortung und haben die Chance, den EOSC Node Germany als zentralen Zugangspunkt für deutsche Forschende zur EOSC Federation mit aufzubauen.

• Erfolgreich abgeschlossenes Bachelorstudium im kaufmännischen bzw. öffentlichen Verwaltungsbereich, eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Assistenz- oder Verwaltungsbereich, idealerweise im Umfeld des öffentlichen Dienstes, bzw. im wissenschaftlichen Bereich
• Gute Kenntnisse und Erfahrungen in den Bereichen Einkauf und Finanzen, idealerweise im Rahmen von öffentlich geförderten Projekten
• Erfahrung im Reisemanagement, wünschenswert sind vertiefte Kenntnisse in der Anwendung des Bundesreisekostengesetzes
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Word, Excel, PowerPoint)
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch
• Eigenverantwortliche, strukturierte und selbständige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikationskompetenz

• Eine sinnstiftende Tätigkeit in einem engagierten und kollegialen Team
• Ein modernes und wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Flexible Arbeitszeitmodelle zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• 30 Tage Jahresurlaub bei einer 5-Tage-Woche plus bezahlter Freistellung am 24. und 31. Dezember
• Attraktive Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund). Bei Vorliegen der tariflichen und persönlichen Voraussetzungen ist eine Vergütung nach TVöD Bund, Entgeltgruppe 9b möglich
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)

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