Teamkoordination Veranstaltungsorganisation (m/w/d)

Mit einem Jahresprogramm von rund 5.000 Veranstaltungen ist die volkshochschule stuttgart die größte in Baden-Württemberg und gehört zu den größten Volkshochschulen in Deutschland. Als öffentliche, von der Landeshauptstadt Stuttgart geförderte Weiterbildungseinrichtung stellt sie ein breit gefächertes, auf die Stadt und die Bildungsbedürfnisse der Bürgerinnen und Bürger bezogenes Bildungsangebot mit engen Verknüpfungen zu Kultur und Sozialem bereit. Die Kurse, Seminare, Lehrgänge, Einzelveranstaltungen und Veranstaltungsreihen in den Programmbereichen allgemeine und politische Bildung, kulturelle Bildung, Gesundheitsbildung, Sprachen, Deutsch und Integration, berufliche Fort- und Weiterbildung sowie Grundbildung und Schulabschlüsse werden jährlich von mehr als 200.000 Menschen besucht. Die Teilnehmenden können zwischen Präsenz- und Online-Kursen sowie hybriden Formaten wählen.

Die volkshochschule stuttgart sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Teamkoordination (m/w/d)
Veranstaltungsorganisation

in Vollzeit (100 % / 39 Wochenstunden)

Das Sachgebiet Veranstaltungskoordination ist verantwortlich für die Organisation und Durchführung aller Kurse und Veranstaltungen der vhs stuttgart. Es koordiniert die verschiedenen Angebote und sorgt für einen reibungslosen Ablauf, von der Raumbuchung bis hin zur technischen Ausstattung.

Der Bereich Veranstaltungsorganisation, der der Veranstaltungskoordination zugeordnet ist, ist zuständig für die Ausstattung der Unterrichtsräume inkl. der digitalen Medientechnik und ist die erste Anlaufstelle für unsere Kursleiter*innen. Wir sorgen dafür, dass unsere Kurse und Veranstaltungen in den dafür am besten geeigneten Räumen mit bestmöglicher Ausstattung stattfinden können.

• Erstellung der Raumplanung für alle Unterrichtsorte und digitale Unterrichtsräume
• Sicherstellung des reibungslosen Kurs- und Veranstaltungsbetriebs an alle Unterrichtsorten
• Mitwirkung an Vorababsprachen sowie Betreuung von Highlight-Veranstaltungen
• Personaleinsatzplanung sowie Koordination der Servicemitarbeitenden und deren Aufgaben an allen Veranstaltungsorten
• Mitwirkung bei der Einstellung von geringfügig Beschäftigter
• Sicherstellung und Einhaltung der festgelegten Vorgehensweisen
• Mitwirkung bei der Optimierung und Anpassung der Strukturen und Abläufe im Bereich Veranstaltungsorganisation
• Kommunikation innerhalb und außerhalb des Teams
• Mitarbeit im Team Veranstaltungsorganisation bei der Kurs- und Raumbetreuung
• Unterstützung der Sachgebietsleitung Veranstaltungskoordination (VAK) und deren Stellvertretung bei Einzelaufgaben

• Abgeschlossene Ausbildung im kfm. oder techn. Bereich
• Technisches Verständnis
• Mehrjährige Erfahrung im Bereich Veranstaltungsorganisation, Hotellerie, Gastronomie, Messe o.ä.
• Erfahrung in der Teamführung
• Fundierte Kenntnisse im Umgang mit digitalen Unterrichtsmedien
• Sicherer Umgang mit MS-Office und die Bereitschaft, sich in das Verwaltungsprogramm Kufer einzuarbeiten

Persönlich zeichnen Sie folgende Fähigkeiten aus:

• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Organisationsfähigkeit
• Fähigkeit, andere Menschen anzuleiten
• Serviceorientierung, interkulturelle Kompetenzen und Kundenfreundlichkeit
• ausgeprägte Teamfähigkeit
• Bereitschaft zu Arbeitszeiten außerhalb der Kernarbeitszeiten und bei Bedarf an Wochenenden
• Teilnahme an Fortbildungen zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung
• Hohe digitale Affinität und Interesse an KI
• Führerschein Klasse B

• Eine sinnstiftende und vielseitige Tätigkeit
• Einen wert(e)vollen Arbeitsplatz mitten in der Stuttgarter City
• Ein kollegiales Team
• Eine arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
• Kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV und Bikeleasing
• Vielfältiges Fortbildungsangebot im eigenen Haus
• Jahresguthaben von jährlich 660 EUR, das nach persönlichem Interesse für Kurse aus dem Programm der vhs stuttgart genutzt werden kann

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