Verwaltungsangestellte/-r Projekt- und Drittmittelmanagement (w/m/d)

Das Universitätsklinikum Tübingen ist ein führendes Zentrum der deutschen Hochschulmedizin. Jährlich werden etwa 75.000 Patientinnen und Patienten stationär und ca. 380.000 ambulant behandelt. Mit rund 10.600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist es der größte Arbeitgeber der Region. Die Qualität der Krankenversorgung ist mit dem Gütesiegel der KTQ zertifiziert.

Über das Institut

Wir stehen mit dem Institut für Allgemeinmedizin und Interprofessionelle Versorgung für eine moderne Allgemeinmedizin. Dabei ist es uns wichtig, Tradition und Innovation bestmöglich zu verbinden. Wir setzen uns dafür ein, dass Hausärztinnen und Hausärzte mit ihren Teams auch weiterhin vertrauensvolle erste Anlaufstelle in allen Gesundheitsfragen für die Menschen vor Ort sind. Wir suchen aber auch Wege, innovative Methoden und digitale Techniken dort einzusetzen, wo sie den einzelnen Patientinnen und Patienten nutzen oder die Hausarztpraxis in ihrer täglichen Arbeit unterstützen. Dabei liegt uns eine gute Kooperation mit anderen Gesundheitsberufen und ärztlichen Disziplinen am Herzen.

Für das Team der Universitätsprofessur für die Erforschung komplementärmedizinischer Verfahren suchen wir eine/-n engagierte und strukturierte Mitarbeiterin / Mitarbeiter zur Unterstützung in den Bereichen Projekt-, Drittmittel- und Personalverwaltung sowie Management wissenschaftlicher Fachgesellschaften.

Der überwiegende Einsatzort ist der Bosch Health Campus in Stuttgart (Auerbachstr. 112, 70376 Stuttgart)

Verwaltungsangestellte/-r Projekt- und Drittmittelmanagement (w/m/d)
Institut für Allgemeinmedizin und Interprofessionelle Versorgung, Bosch Health Campus Stuttgart, Kennz. 7629

Teilzeit: 70 % | Befristet: 30.06.2028¹ | Arbeitsbeginn: nächstmöglich |
Bewerbungsfrist: 01.07.2026 | TV UK: i.d.R. E9²

• Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben, Korrespondenz, Terminplanung, Ablage und Dokumentenmanagement
• Kommunikation und Schnittstellenarbeit mit zentralen Bereichen des Universitätsklinikums und der Medizinischen Fakultät sowie des Bosch Health Campus
• Administrative Unterstützung bei Personalvorgängen, z. B. Einstellungen, Vertragsverlängerungen, Änderungsanzeigen und Onboarding-Prozessen
• Unterstützung in der Drittmittelverwaltung, bei Mittelübersichten, Fristen, Nachweisen, Projektunterlagen und Kommunikation mit internen und externen Stellen
• Administrative Unterstützung bei wissenschaftlichen Fachgesellschaften, Netzwerken und Gremien, insbesondere Mitgliederkommunikation, Kontoführung, Sitzungsorganisation, Fristenmanagement und Veranstaltungskoordination
• Unterstützung bei Dienstreisen, Reisekostenabrechnungen, Bestellungen, Rechnungsbearbeitung und internen Verwaltungsprozessen
• Pflege und Aufbereitung administrativer Übersichten, z. B. zu Projekten, Publikationen, Drittmitteln, Veranstaltungen, Kooperationen und Gremien
• Mitgestalten von Prozessen rund um die vielfältigen Aufgaben des Instituts

• Abgeschlossene Ausbildung in der Verwaltung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement) oder B.Sc. / B.A. in einem relevanten Fachgebiet
• Berufserfahrung in Administration, Assistenz, Office Management, Verwaltung oder Projektkoordination, idealerweise im Hochschul-, Klinikums-, Forschungs- oder Wissenschaftsumfeld
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Freude an Schnittstellenarbeit und Kommunikation mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpersonen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil
• Sorgfältiger Umgang mit vertraulichen Informationen, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein

Mitarbeit im vielseitigen Umfeld eines Universitätsklinikums, welches neben der Krankenversorgung zusätzlich die medizinische Forschung und Lehre fokussiert.

• Zukunftssicherheit: sicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst, langfristige Perspektive & Planungssicherheit
• Karriere & Entwicklung: strukturierte Einarbeitung, klinikeigene Akademie, vielfältige Fortbildungsangebote, gezielte Karriereförderung
• Work-Life-Balance: klar definierte & verlässliche Arbeitszeiten (38,5 h bei 100%), familienfreundliche Arbeitsbedingungen, Langzeitkonto & Betriebszugehörigkeitstage (TV UK)
• Gesundheit & Wohlbefinden: betriebsärztlicher Dienst, Sportgruppen, Präventionskurse, Vergünstigungen bei Fitnessangeboten
• Attraktive Vergütung: Tarifvertrag & regelmäßige Tariferhöhungen, betriebliche Altersvorsorge (VBL), Jahressonderzahlungen (TV UK, TV-L), attraktiver ÖPNV-Zuschuss & Mitarbeiterrabatte

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