Verwaltungsangestellter (m/w/d)

Die IG Metall ist mit rund 2,14 Mio. Mitgliedern eine der größten Gewerkschaften weltweit. Sie vertritt die Interessen der Beschäftigten in der Metall- und Elektroindustrie, in der Eisen- und Stahlindustrie, in der Textil- und Bekleidungswirtschaft und in der Holz- und Kunststoffbranche. Im Non-Profit-Bereich zählt sie zu den größten Organisationen in Deutschland.

Für den Funktionsbereich Industrie- und Branchenpolitik, Ressort Branchenpolitik in unserer Vorstandsverwaltung in Frankfurt am Main suchen wir ab sofort einen

Allgemeine Verwaltungs- und Assistenzaufgaben

• Erledigung von allgemeinen, auch anspruchsvollen Büro- und Verwaltungsarbeiten, z. B. Bearbeitung fachspezifischen Schriftverkehrs, komplexe Termindisposition, Zusammenstellen von Unterlagen; Richtigkeit von Angaben prüfen und Unterlagen abstimmen, Differenzen klären.
• Erstellen und Abstimmen von Präsentationen, Materialien und Schreiben (E-Mail, Briefe, Serienbriefe) zu den unterschiedlichen Aufgabenschwerpunkten.
• Vorbereitung von Vorlagen, Wiedervorlagen prüfen und abarbeiten.
• Dateneingabe und -pflege auch komplizierter bzw. anspruchsvoller Datensätze, Richtigkeit von Angaben prüfen, Identifizieren und Klären von Widersprüchen.
• Erstellung statistischer Auswertungen, Aufarbeitung für Präsentationen.
• Assistenz für Politische Sekretär*innen des Ressorts, inkl. Termindisposition (Planung und Überwachung von Terminen), inhaltliche Zuarbeit.

Veranstaltungsorganisation

• Organisation von Veranstaltungen (Terminfindung / Koordination, Raumbuchung, Verpflegung, allgemeine organisatorische Absprachen, Erstellen, Abstimmen und Versand von Einladungen, Materialbestellungen, Vorbereitung von Vorlagen, organisatorische und logistische Begleitung bei der Durchführung).
• Mitwirkung bei der Organisation von größeren Veranstaltungen (z. B. Seminare, Tagungen, Konferenzen) an externen Veranstaltungsorten (insb. Tagungshotels), Einholen und Abstimmen von Angeboten, Buchung, organisatorische Abstimmung, Rechnungsprüfung.

Weitere Arbeitsinhalte

• Unterstützung / Mitwirkung bei der Anfertigung und Gestaltung von komplexen, fachspezifischen Texten, Abhandlungen, Berichten, Protokollen, Präsentationen, Grafiken etc.
• Ansprechpartner*in für Teilnehmende, Referierende und Interessierte, Erteilen von Auskünften (z. B. zur Tagungsanmeldung, Freistellung, Rechnungsstellung), Weitervermittlung der Anliegen innerhalb des Arbeitsbereiches, zielführende Gesprächsführung teils in schwierigen Situationen, Beschaffung und Weiterleitung von Informationen von anderen Stellen.
• Übersicht und Planung von Verbrauchsmaterialien, Durchführung von Materialbestellungen.
• Controlling des Budgets im Team.

• Abgeschlossene, kaufmännische Berufsausbildung
• Kenntnisse in moderner Büroorganisation und -kommunikation
• Ausgeprägte Kenntnisse und Erfahrungen im Sekretariatsbereich, der Büroorganisation sowie bei der Veranstaltungsplanung
• Fundierte Kenntnisse im Umgang mit den bei der IG Metall eingesetzten Standard-Software-Produkten
• Sehr gute, fundierte Deutschkenntnisse in Wort, Schrift und Stil
• Fähigkeit, Arbeitsprozesse flexibel und produktiv zu gestalten
• Flexibilität und die Fähigkeit, sich schnell auf veränderte Anforderungen einzustellen, Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit
• Freundliches und gewinnendes Auftreten nach innen und außen
• Fähigkeit zur Teamarbeit, kommunikative Kompetenz
• Bereitschaft zur Weiterbildung

Wir bieten unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein professionelles und anspruchsvolles Arbeitsumfeld. Ein kooperatives Betriebsklima und umfangreiche Sozialleistungen runden das interessante Angebot ab.

• Komplexe, herausfordernde und sinnstiftende Aufgaben
• Inspiration und Raum für eigene Ideen in einem Team, das Individualität und Gemeinschaftsgeist schätzt
• Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf ist uns ein wichtiges Anliegen
• Umfangreiches Gesundheitsmanagement
• Attraktives Vergütungspaket (13,5 Monatsgehälter)
• Sechs Wochen Jahresurlaub

Es handelt sich um eine bis zum 30.09.2027 befristete Vollzeitstelle (35,00 Std./Woche).

STBL1_DE