Verwaltungsangestellter (m/w/d) Regionales Personalteam Vorstandsverwaltung

Die IG Metall ist mit rund 2,14 Mio. Mitgliedern eine der größten und wachsenden Gewerkschaften weltweit. Sie vertritt die Interessen der Beschäftigten in der Metall- und Elektroindustrie, in der Eisen- und Stahlindustrie, in der Textil- und Bekleidungswirtschaft und in der Holz- und Kunststoffbranche. Im Non-Profit-Bereich zählt sie zu den größten Organisationen in Deutschland.

Werde Teil unserer regionalen Personalteams!

Die regionalen Personalteams stehen für Teamarbeit, gegenseitige Unterstützung und Wissenstransfer. Als Teil des regionalen Personalteams trägst du zum Krafterhalt der IG Metall bei und erhältst gleichzeitig die Möglichkeit deiner beruflichen sowie persönlichen Weiterentwicklung.

Wir bieten wechselnde Einsätze in verschiedenen Bereichen der Vorstandsverwaltung und den Gesellschaften der IG Metall in Frankfurt.

Die Mindestverweildauer beträgt 3 Jahre.

Beschäftigungsumfang: Voll-/Teilzeit / 35 Std./Woche

Besetzung ab: sofort

• Allgemeine Büroorganisation und Sekretariatsarbeiten
• Administrative Unterstützung und fachliche Zuarbeit in den Tätigkeitsfeldern der jeweiligen Funktionsbereiche
• Anfertigen und Bearbeiten von Dokumenten und Protokollen nach inhaltlicher Vorgabe (Entwurf von Briefen und Vorlagen, Einladungen nach stichwortartigen Angaben; Entwürfe von Fachtexten, Abhandlungen, Berichten, Protokollen und Vorstandsvorlagen sowie deren Gestaltung)
• Unterstützung bei Publikationen
• Selbstständiges Planen, Vorbereiten und Organisation von Sitzungen und Tagungen, Reisemanagement, Termine überwachen und koordinieren
• Erstellen von Präsentationen / Grafiken, Statistiken und Organigrammen
• Erledigung allgemeiner Büro- und Verwaltungsarbeiten, z. B. Ablage, Kopieren, Zusammenstellen von Unterlagen
• Organisation interner und externen Veranstaltungen
• Dateneingabe und Datenpflege
• Überprüfung von Rechnungen und Belegen

Tätigkeiten nach Einarbeitung/Qualifikation

Eine abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte ist wünschenswert, jedoch keine Voraussetzung. Die erforderlichen Kenntnisse können auch im Rahmen der Tätigkeit bei der IG Metall erworben werden. Dazu gehören insbesondere administrative und organisatorische Aufgaben im juristischen Bereich.

• Dateneingabe und Datenpflege, insbesondere in Bezug auf Gerichtsverfahren unter Beteiligung der IG Metall Bereichsspezifische Tätigkeiten wie z. B. die Erstellung und Führung von Vertragsregistern mit selbstständiger Erledigung des Schriftverkehrs sowie Vervollständigung und Zusammenstellung der Unterlagen für die juristische Prüfung
• Anlage und Pflege von Verfahrens- und Mandantenakten einschl. Fristenüberwachung, Literatur- und Rechtsprechungsrecherche mittels juris, beck-online u. a.
• Überprüfung von Rechnungen und Belegen, insbesondere Rechtsanwaltskostennoten
• Erstellung von Statistiken und sachbezogenen Recherchen sowie Controlling des Budgets
• Bearbeitung von Rechtsschutzangelegenheiten und sonstigen rechtlichen Anfragen im Aufgabenbereich des Bereichs nach allgemeinen Anweisungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder entsprechende mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Tätigkeit (Abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte/r)
• Erfahrung im Sekretariatsbereich und in der Büroorganisation
• Sehr gute, fundierte Deutschkenntnisse in Wort, Schrift und Stil
• Sehr gute Kenntnisse in den bei der IG Metall eingesetzten Standard-Software-Produkten (z. B. MS Office), den zu verwendenden elektronischen Workflows und weitere spezieller aufgabenbezogener Software (z. B. SAP, rexx, Lecare)
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise mit schneller Auffassungsgabe und hoher Belastbarkeit
• Hohe Serviceorientierung, Teamfähigkeit und Verantwortungsbereitschaft
• Sehr gute kommunikative und soziale Kompetenz
• Sicheres, freundliches und gewinnendes sowie verbindliches Auftreten nach innen und außen
• Organisations- und Planungsfähigkeiten
• Hohe Flexibilität in Bezug auf Einsatzort, Aufgaben und Arbeitszeiten, insbesondere aufgrund wechselnder Einsatzorte innerhalb der Vorstandsverwaltung und Gesellschaften
• Englischkenntnisse von Vorteil

Wir bieten unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein professionelles und anspruchsvolles Arbeitsumfeld. Ein kooperatives Betriebsklima und umfangreiche Sozialleistungen runden das interessante Angebot ab.

• Komplexe, herausfordernde und sinnstiftende Aufgaben
• Inspiration und Raum für eigene Ideen in einem Team, das Individualität und Gemeinschaftsgeist schätzt
• Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf ist uns ein wichtiges Anliegen
• Umfangreiches Gesundheitsmanagement
• Attraktives Vergütungspaket (13,5 Monatsgehälter)
• Sechs Wochen Jahresurlaub

Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle (35,00 Std./Woche).

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