Vorzimmerassistenz der Abteilungsleitung Rechnungswesen (w/m/d)

Die Zentrale sucht für den Geschäftsbereich Finanzen am Arbeitsort Potsdam zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur unbefristeten Einstellung eine:

Vorzimmer­assistenz der Abteilungs­leitung Rechnungs­wesen (w/m/d)

Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) ist das Immobilienunternehmen des Bundes, das die immobilienpolitischen Ziele der Bundesregierung unterstützt und für fast alle Bundesbehörden die notwendigen Flächen und Gebäude zur Verfügung stellt. Dementsprechend sind wir in ganz Deutschland mit über 7.000 Beschäftigten vertreten und kümmern uns um ein sehr breites und buntes Immobilienportfolio sowie die ökologische Nutzung und Pflege von Naturflächen des Bundes. Für diese vielseitigen und verantwortungsvollen Aufgaben suchen wir innovative Köpfe, die nachhaltig denken und handeln.

Im Umgang mit den uns anvertrauten öffentlichen Geldern ist der Geschäftsbereich Finanzen das Herzstück und stellt sicher, dass wir unsere unternehmerischen Ziele erreichen.

Dafür brauchen wir Sie! Machen Sie mit uns BImA!

Als rechte Hand der Abteilungsleitung dreht sich alles um die Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben. Darüber hinaus unterstützen Sie das Fachgebiet Hauptbuch im Buchen von einfachen Geschäftsvorfällen, bei Reports aus SAP und Auswertungen sowie Belegablageverwaltung. Ebenso greifen Sie den anderen Leitungen innerhalb der Abteilung administrativ unter die Arme.

Diese Aufgaben übernehmen Sie:

• Unterstützung der Abteilungsleitung bei Sekretariatsaufgaben: Sie übernehmen für die Abteilungsleitung die allgemeine Büroorganisation, insbesondere die Koordination von Terminen, die Organisation von Reisen, das Koordinieren und die Erstbearbeitung des Funktionspostfachs, die Fertigung von Standardschreiben.
• Kommunikative Schnittstelle: Sie unterstützen die Abteilungsleitung in der Kommunikation und Abstimmung mit internen und externen Ansprechpersonen.
• Buchung von einfachen Geschäftsvorfällen im Hauptbuch: Sie werden mit einfachen Rechnungen zur Buchung betraut.
• Bearbeitung von Korrespondenz: Neben der (digitalen/analogen) Postbearbeitung obliegt Ihnen auch die Verantwortung für die Erstellung und Erledigung interner und externer Korrespondenz.
• Unterstützung bei Besprechungen: Sie übernehmen eigenverantwortlich die Planung wie auch die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen innerhalb der Abteilung. In diesem Zusammenhang sind Sie auch für die Erstellung von Präsentationen, Protokollen o. ä. zuständig.
• Betreuung des Intranetauftritts der Sparte Finanzen: Sie stellen mit sicher, dass alle notwendigen Informationen seitens der Sparte aktuell und intern veröffentlicht sind.
• Besucherempfang und ‑betreuung: Sie übernehmen den Empfang und die Betreuung von Gästen und Besuchern.

Die Tätigkeiten auf dem Arbeitsplatz sind nur sehr eingeschränkt zur mobilen Arbeit geeignet. Der Arbeitsplatz erfordert eine hohe Präsenz am Arbeitsort bzw. in der Dienststelle.

Wir arbeiten mobil und flexibel. Gleichwohl fallen auf dem Dienstposten/Arbeitsplatz gelegentlich Dienstreisen, auch im gesamten Bundesgebiet, an. Diese Dienstreisen werden grundsätzlich mit ausreichend zeitlichem Vorlauf geplant, sodass die Vereinbarkeit von Familie und Beruf gewährleistet ist.

Qualifikation:

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.

Fachkompetenzen:

• Sie haben bereits einschlägige Erfahrungen im Assistenzbereich sowie praktische Erfahrungen im Rechnungswesen sammeln können.
• Sie sind technisch versiert und bringen gute Kenntnisse in den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen mit.
• Sie bringen bereits SAP‑Kenntnisse mit, ansonsten unterstützen wir Sie gerne dabei, sich diese kurzfristig anzueignen.
• Planungs- und Organisationstalent, eine ergebnisorientierte Arbeitsweise, Serviceorientierung sowie Gewissenhaftigkeit, gepaart mit einem hohen Maß an Diskretion, runden Ihr Profil ab.

Weiteres:

• Sie verfügen über eine gute Auffassungsgabe.
• Sie bringen Eigeninitiative und die Fähigkeit zum kreativen und konzeptionellen Arbeiten mit.
• Sie haben die Fähigkeit, auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen selbstständig, gründlich und zielorientiert zu arbeiten.
• Eine gute Kommunikationsfähigkeit gehört zu Ihren Stärken.
• Kunden‑​/adressatenorientiertes Verhalten ist für Sie selbstverständlich.
• Verhandlungsgeschick bringen Sie mit.
• Sie verfügen über die Fähigkeit zum teamorientierten Handeln und sind kritikfähig und sozialkompetent.
• Ein gutes Urteilsvermögen rundet Ihr Profil ab.

• Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit allen Vorteilen einer großen öffentlichen Arbeitgeberin
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf bei der Arbeitszeitgestaltung
• Jahressonderzahlung nach den geltenden tariflichen Bestimmungen
• 30 Tage Urlaub
• Betriebliche Altersversorgung
• Berufliche Entwicklungsmöglichkeiten sowie umfangreiche Fortbildungsangebote
• Kurse zur Gesundheitsförderung sowie Vorsorgemaßnahmen
• Kostenfreie Parkmöglichkeiten
• Verkehrsgünstige Lage
• Zuschuss zum DeutschlandJobticket (DJT)

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