Assistenz der Geschäftsführung und Administration (m/w/d)

Über VITAKO

VITAKO ist das Netzwerk der kommunalen IT-Dienstleister in Deutschland. Gemeinsam gestalten wir die digitale Verwaltung und bringen die Perspektive der kommunalen IT in aktuelle politische und fachliche Debatten ein.
Bei uns bringt jede Persönlichkeit im Team die eigenen Stärken ein. Wir ziehen gemeinsam an einem Strang, brainstormen auf Augenhöhe und reagieren flexibel auf neue Entwicklungen. Dank unserer kurzen Wege und des engen Austauschs greifen wir gute Impulse sofort auf und setzen sie schnell um.
Unsere Arbeitsweise ist fokussiert, pragmatisch und lösungsorientiert. Gleichzeitig schaffen wir bewusst Raum für spontane Gedanken und kreativen Austausch.

Für unsere Berliner Geschäftsstelle suchen wir eine Persönlichkeit, die organisatorische Themen souverän begleitet und den geschäftsführenden Vorstand im Tagesgeschäft unterstützt. Dich erwartet ein vielseitiges Aufgabenfeld an der Schnittstelle von Verwaltung, Digitalisierung und Politik – in einem kleinen Team mit kurzen Entscheidungswegen und Raum für Mitgestaltung.

• Aktives Vorstandsmanagement

  Du koordinierst Termine und Reisen eigenständig und bereitest Unterlagen und Präsentationen für den geschäftsführenden Vorstand vor. Dabei behältst du Abstimmungen und unterschiedliche Themen zuverlässig im Blick.

• Gremien- & Netzwerkadministration
  Du begleitest Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen organisatorisch – von Einladungen und Protokollen bis zur Pflege von Kontakten und Unterlagen in unserem CRM-System und Mitgliederportal.
• Backoffice & vorbereitende Buchhaltung
  Du unterstützt bei der vorbereitenden Buchhaltung, etwa bei Belegprüfung, Kontierung und digitaler Ablage, und begleitest interne Abläufe in der Geschäftsstelle.
• Operative Teamunterstützung
  Du unterstützt unser Team im Tagesgeschäft – beispielsweise bei Recherchen, Versandaufgaben sowie der organisatorischen Vorbereitung von Meetings und Veranstaltungen.

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bereits Berufserfahrung in der Assistenz.
• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und diskret und behältst auch bei mehreren Themen den Überblick.
• Du kommunizierst sicher und verbindlich mit unterschiedlichen Ansprechpartner:innen.
• Mit MS Office gehst du sicher um; Erfahrung mit CRM-Systemen und digitalen Tools ist von Vorteil.
• Erfahrung in der Betreuung von Gremien und/oder Kenntnisse im öffentlichen Sektor oder in Verbänden sind willkommen.

• Sinnstiftende Themen rund um öffentliche IT, Digitalisierung und Verwaltung.
• Flexible Arbeitszeiten und moderne Arbeitsbedingungen mit Homeoffice-Möglichkeiten.
• Ein kleines, kollegiales Team mit kurzen Entscheidungswegen und Raum für eigene Ideen.
• Fortbildungsangebote, attraktive Sozialleistungen und ein leistungsgerechtes Gehalt.

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