Assistenz im Büro des Oberbürgermeisters

Hauptamt

Start: 15. Januar 2027 | befristet | Vollzeit | Bezahlung: E 9a TVöD (Vollzeit-Jahresbrutto 47.013 € bis 63.993 €) zuzüglich einer funktionsbezogenen Zulage

Das Büro des Oberbürgermeisters bildet eine wichtige Schnittstelle zwischen Politik, Verwaltung und Bürgerschaft. Das Sekretariat ist die Schaltzentrale des Dezernates. Die drei Sekretärinnen organisieren und koordinieren im Team die Termine und Aktivitäten des Oberbürgermeisters und sind erste Anlauf­stelle für Terminwünsche sowie für Fragen an das Dezernat 1 der Stadt Karlsruhe. Die Stelle ist im Rahmen einer Mutterschutz- und einer sich voraus­sichtlich anschließenden Elternzeit­vertretung befristet zu besetzen.

Aufgaben

• Kommunikation und Schnitt­stellen­management: Sie bearbei­ten selbstständig die administrativen und organisa­torischen Verwaltungs­aufgaben im Sekretariat des Oberbürgermeisters. Ferner übernehmen Sie Assistenz­tätigkeiten für die Büroleitung und die Referent*innen des Dezernats.
• Termin- und Büro­management: Bei der Koordination der Geschäfts­abläufe im Dezernat und der Bearbeitung des zentralen E-Mail- und Posteingangs wirken Sie maßgeblich mit.
• Korrespondenz: Sie erteilen allgemeine Auskünfte und setzen die damit verbundene Korrespondenz selbstständig um.

Profil

• Qualifikation: Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbil­dung als Verwaltungs­fachan­gestellte*r, Kauffrau*Kaufmann für Büro­management oder eine vergleichbare Qualifikation. Idealerweise bringen Sie bereits Berufs­erfahrung im Sekretariats­bereich und im öffent­lichen Dienst mit.
• Fachkenntnisse: Die gängigen MS-Office-Tools beherrschen Sie sicher und routiniert. Sie sind offen und bereit, sich in verwaltungsspezifische Systeme einzuarbeiten; idealerweise haben Sie bereits Kenntnisse und Erfahrung im Umgang mit dem Sitzungs­management­system Session sowie dem Dokumenten­management­system Enaio.
• Kompetenzen: Ihre ausgeprägte Kommunikations­stärke und ein stets freundliches Auftreten zeichnen Sie aus. Sie handeln stets zuverlässig, loyal und diskret. Zudem bringen Sie ein hohes Maß an Organisations­geschick, insbesondere bei der Einschätzung und Priorisierung anstehender Aufgaben, sowie Belastbarkeit und Flexibilität hinsichtlich der Gestaltung der Arbeits­zeit mit.

Wir bieten

Eine Arbeitgeberin, 7.000 Mitarbeitende & eine große Verbundenheit
Die Stadt und wir: Gemein­sam machen wir Karlsruhe noch l(i)ebenswerter.

Vielfalt, Gleich­stellung & Inklusion
Weil Sie wertvoll sind: Wir engagieren uns für Chancen­gleichheit und gestalten Vielfalt gemein­sam.

Herzliches Willkommen, Teamwork & positive Führungs­kultur
Hier stimmt der Vibe: Unser Miteinander – orientiert an Wertschätzung und Respekt.

Flexible Arbeits­zeiten, individuelle Arbeits­zeit­modelle & Home-Office
Ihr Leben, Ihr Rhythmus: Wir setzen auf Work-Life-Balance.

Entwicklungs­programme, Fortbildung & echte Perspektiven
Ihre Stadt. Ihre Karriere: Wir begleiten Sie auf Ihrem individuellen Karriereweg.

Gesundheits­management, betriebliche Alters­vorsorge & Rooftop-Kantine
Fit für die Zukunft: Gemein­sam an morgen arbeiten.

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