Auftragsmanagement und -klärung (m/w/d)

Verwaltung und Innovation – passt das zusammen? Wir sagen: Ja!

Mit rund 150 Mitarbeiter:innen treiben wir als agile Einheit die Digitalisierung der Verwaltung in Deutschland voran – schlank, spezialisiert und mit Gestaltungsspielraum. Als Umsetzungseinheit des IT-Planungsrats stärken wir die Handlungsfähigkeit, schaffen Synergien und vernetzen Akteure. Unsere Zusammenarbeit basiert auf Offenheit, Vertrauen und Wertschätzung – Vielfalt auf Augenhöhe prägt unser Miteinander. Was uns eint: die Motivation, die Verwaltung von morgen aktiv zu gestalten.

Auftragsmanagement und -klärung (m/w/d)
Vollzeit/ Teilzeit (40h / Woche) | ab sofort

Aufgaben

• Du klärst, strukturierst und priorisierst eingehende Aufträge an die FITKO mit unseren Auftraggebern (v. a. IT-Planungsrat) und entwickelst den Prozess kontinuierlich weiter.
• In Zusammenarbeit mit den Fachexpert:innen erhebst und analysierst Du fachliche Anforderungen, überführst sie in umsetzbare Leistungsbeschreibungen und erstellst Entscheidungsgrundlagen für Geschäftsführung und Gremien.
• Zu deinen Kernaufgaben gehören zudem die Steuerung und Moderation der Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern sowie die Sicherstellung einer transparenten Kommunikation im gesamten Auftragsklärungsprozess.
• Du begleitest die Auftragsumsetzung und die laufende Koordination von Umfang, Qualität, Terminen und Abhängigkeiten über den gesamten Auftragslebenszyklus hinweg – von der ersten Idee über die Beschlussfassung bis zur Übergabe in die Umsetzung.
• Außerdem verantwortest Du die Pflege, Qualitätssicherung und Weiterentwicklung der auftragsbezogenen Informationen und Workflows in der Arbeitsumgebung sowie die Entwicklung und Optimierung von Prozessen, Methoden und Standards der Auftragsklärung und Vorhabensteuerung.
• Gemeinsam mit Kolleg:innen entwickelst und etablierst Du Eskalations- und Risikoverfahren für Vorhaben und initiierst bei Zielabweichungen oder Depriorisierungsbedarfen geeignete Maßnahmen.

Die FITKO versteht sich als gemeinsame Umsetzungseinheit des IT-Planungsrats. Daher übernimmst Du bei Bedarf – entsprechend den Beschlüssen des IT-Planungsrats und dessen strategischen Prioritäten – auch fachbereichsübergreifende Aufgaben.

Profil

• Du hast ein abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium (Master oder universitäres Diplom) sowie mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Verwaltungswissenschaften, Wirtschafts- oder Verwaltungsinformatik, Geistes- oder Sozialwissenschaften, Prozess- oder Qualitäts­management, einer vergleichbaren Fachrichtung. Alternativ verfügst Du über einen Bachelor-, Master- oder FH-Abschluss sowie einschlägige, nachweisbare Kompetenzen auf Masterniveau und mindestens fünfjährige Berufserfahrung in einer entsprechend qualifizierten Tätigkeit.
• Du bringst mehrjährige Erfahrung im Projekt-, Portfolio-, Prozessmanagement bzw. in der Business Analyse mit, idealerweise im Umfeld digitaler Transformations- oder IT-Vorhaben.
• Du hast Interesse an der Gestaltung und Weiter­entwicklung von Governance- und Steuerungs­prozessen; Kenntnisse der Prozesse in der öffentlichen Verwaltung sind von Vorteil.
• Außerdem verfügst du über sehr hohe Kom­munikations-, Beratungs- und Moderations­kompetenzen sowie die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte zu erfassen, adressatengerecht zu vermitteln und in umsetzbare Lösungen zu überführen.
• Du bist ein Teamplayer und hast ausgeprägte analytische, konzeptionelle und organisatorische Fähigkeiten sowie Freude daran, Themen strukturiert und eigenverantwortlich voranzubringen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens C1-Niveau) sind ein Muss.

Wir bieten

• Unbefristete Stelle
  Eingruppierung nach TV-H (bis EG 13).
• Sehr gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
  Gleitzeit | Mobiles flexibles Arbeiten: unbüro­kratisches Homeoffice | 30 Tage Urlaub | 2 zusätzliche freie Tage (24. und 31.12.)
• Eine moderne Arbeitsumgebung
  Jobticket | Ergonomische Arbeitsplätze | Kreativ­räume | Diensthandy | 1. Klasse Dienstreisen | EGYM Wellpass | betriebliche Altersvorsorge
• Weiterentwicklung
  Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten für die berufliche und persönliche Entwicklung |
  Gelegen­heiten zur Vernetzung, z.B. die Teil­nahme an branchenspezifischen Veranstaltungen
• Freundschaftliches und wertebasiertes Arbeitsklima
  „Du“ statt „Sie“ | Afterwork- und Teamevents | offene Kommunikationskultur | wertebasierte Arbeitskultur | viel Dynamik und Spaß | enga­giertes, motiviertes und vielfältiges Team
• Eine spannende Aufgabe
  Innovative Digitalisierungsprojekte | Gestaltungs­spielraum | Zukunftsverwaltung gestalten

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