Büroassistenz (m/w/d)

Der Handelsverband Berlin-Brandenburg e. V. (HBB) vertritt die Interessen des Einzelhandels in Berlin und Brandenburg. Rund 1.000 Handelsunternehmen der Region haben sich in unserem Verband zusammengeschlossen. Für unsere Geschäftsstelle in Berlin-Kreuzberg suchen wir schnellstmöglich Unterstützung in der Büroorganisation. Die Stelle ist im Rahmen einer Krankheitsvertretung zunächst auf sechs Monate befristet. Wir sind daher an einem möglichst frühen Arbeitsbeginn interessiert.

• Rechnungsvorbereitung: Sie stellen Rechnungsunterlagen und Belege zusammen, prüfen Angaben auf Vollständigkeit und bereiten die Unterlagen für die weitere Bearbeitung vor. Dabei sorgen Sie für eine nachvollziehbare Ablage.
• Terminmanagement: Sie koordinieren Termine, pflegen Kalender und unterstützen bei der organisatorischen Vorbereitung von Besprechungen.
• Korrespondenz und Datenpflege: Sie bearbeiten allgemeine Schriftwechsel, aktualisieren Kontaktdaten und pflegen Listen und Mitgliedseinträge.
• Büroorganisation: Sie kümmern sich um Posteingang und -ausgang, die Ablage von Unterlagen und die Bestellung von Büromaterial. Bei Terminen unterstützen Sie bei der Vorbereitung und Bewirtung.
• Unterstützung im Tagesgeschäft: Sie unterstützen flexibel dort, wo im Büroalltag gerade Bedarf besteht, und tragen dazu bei, dass unsere Geschäftsstelle zuverlässig funktioniert.

• Sie haben Erfahrung in der Büroorganisation, im Sekretariat oder in einer vergleichbaren Assistenzaufgabe.
• Sie arbeiten sorgfältig und selbstständig, behalten bei wechselnden Aufgaben den Überblick und kommunizieren sicher und freundlich auf Deutsch.
• Sie gehen routiniert mit gängigen Office-Anwendungen, E-Mails und digitalen Kalendern um. Erfahrung mit Rechnungsunterlagen und Belegen ist von Vorteil.
• Sie sind offen für neue digitale Arbeitsweisen und haben Freude daran, Abläufe zu verbessern und praktische Lösungen für den Büroalltag zu finden.

• Unsere Büroabläufe sind über die Jahre gewachsen und heute noch teilweise papierbasiert. In den kommenden Monaten wollen wir Unterlagen besser ordnen, digitalisieren und Abläufe vereinfachen.
• Sie sichern gemeinsam mit uns das Tagesgeschäft und helfen dabei, diese Verbesserungen praktisch umzusetzen.
• Ihre Erfahrung und Ihre Ideen für eine übersichtlichere, effizientere Büroorganisation sind dabei ausdrücklich willkommen.
• Sie erwartet eine vielseitige Aufgabe in einem kleinen Verbandsteam, in dem gegenseitige Unterstützung wichtig ist.
• Ihr Arbeitsort ist unsere Geschäftsstelle am Mehringdamm 48 in Berlin-Kreuzberg.
• Der Stellenumfang beträgt 50–75 % einer Vollzeitstelle.

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