Das BBK ist die Leitbehörde des Bundes für nationales Krisenmanagement in Deutschland. Wir sichern die Qualität des Krisenmanagements in einer zentralen Koordinierungsrolle mit föderalen, internationalen und sektorübergreifenden Partnerinnen und Partnern. Angesichts dieser Aufgabe wächst unser interdisziplinäres Team stetig. Wir suchen engagierte Fachkräfte, die mit uns Deutschland krisenfester machen wollen.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet

eine Büromanagerin / einen Büromanager bzw. Teamassistenz (w/m/d)
Entgeltgruppe 7 TVöD (Bund)
im Referat S.2 „Strategische Kommunikation/Presse“

am Dienstort Berlin.

Aufgaben

Büromanagement – Sie übernehmen vielfältige Assistenz- und Organisationsaufgaben, wie z. B. das Terminmanagement, die Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz sowie bei der amtsinternen Koordinierung des parlamentarischen Fragewesens. Sie sind Ansprechperson für das Referat nach innen und außen.

Veranstaltungsmanagement – Sie unterstützen bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung diverser Veranstaltungsformate des BBK. Hierzu gehört auch der Aufbau und die Pflege einer belastbaren Adress- und Kontaktdatenbank.

Administration und Projektassistenz – Sie unterstützen bei der Organisation, Planung und Vorbereitung von Terminen der Behördenleitung mit unterschiedlichsten Stakeholdern in Berlin. Zudem assistieren Sie bei der Abwicklung von Projekten und übernehmen haushälterische Aufgaben und Beschaffungen für das Referat.

Profil

• Sie verfügen über eine einschlägige kaufmännische oder verwaltungsnahe Berufsausbildung, z. B. zur/zum Rechtsanwalts- bzw. Notarfachangestellten, Verwaltungsfachangestellten, Fachangestellten für Bürokommunikation, Kauffrau/​‑mann für Büromanagement, Veranstaltungskauffrau/​‑mann oder verfügen als Beamtin/Beamter über die Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Dienst.
• Sie können mehrjährige berufliche Erfahrungen in der allgemeinen Büroorganisation vorweisen sowie idealerweise auch im Veranstaltungsmanagement.
• Sie verfügen über ein sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen (Deutsch C2 gem. GER) sowie mindestens grundlegende Englischkenntnisse (A2 gem. GER). Im Umgang mit unterschiedlichsten Interessengruppen treten Sie stets diplomatisch und souverän auf.
• Sehr gute Kenntnisse in allen Microsoft-Office-Programmen (insb. Word, Outlook und Excel) setzen wir voraus.
• Sie behalten auch in hektischen Phasen den Überblick und können sich schnell auf neue Situationen einstellen.
• Sie zeichnen sich durch Serviceorientierung, Teamfähigkeit, Organisationsgeschick sowie Flexibilität aus und übernehmen gerne Verantwortung für Ihren Aufgabenbereich.
• Im Rahmen des Veranstaltungsmanagements bringen Sie die Bereitschaft zu gelegentlichen und in der Regel gut planbaren Dienstreisen sowie auch Dienst außerhalb der klassischen Bürozeiten mit.
• Da unsere Aufgaben sicherheitsrelevant und ereignisorientiert sind, benötigen wir zwingend Ihre Bereitschaft zur erweiterten Sicherheitsüberprüfung und zur Mitwirkung in der Krisenorganisation des BBK.

Wir bieten

Bewerbung von Beamtinnen und Beamten – Sollten Sie sich in einem Beamtenverhältnis befinden, übernehmen wir Sie – bei Vorliegen der Laufbahnvoraussetzungen für eine Verbeamtung im Bundesdienst – bis zur Besoldungsgruppe A 7 statusgleich im Wege einer Abordnung mit dem Ziel der Versetzung.

Verbeamtung – Wir bieten bei Vorliegen der individuellen Voraussetzungen die Übernahme in ein Beamtenverhältnis an.

Weiterbildung – Selbstverständlich fördern wir Sie durch gezielte persönliche und fachliche Weiterbildung.

Flexible Arbeitszeit/Teilzeit/ortsunabhängiges Arbeiten – Sie gestalten Ihre Arbeitszeit im Rahmen unserer Regelungen und in Absprache mit Ihrem Team individuell und haben zudem die Möglichkeit, bis zu 60 % mobil zu arbeiten. Bitte beachten Sie hierbei, dass es insbesondere auch im Rahmen des Veranstaltungsmanagements zu Arbeitszeiten außerhalb der klassischen Bürozeiten kommen kann.

Gesundheitsmanagement – Wir fördern Initiativen für Ihre Gesundheit wie die Wellhub-Firmenfitness und Betriebssportgruppen. Für die Vereinbarkeit von Beruf und Pflege steht Ihnen zudem ein qualifizierter Pflege-Guide zur Verfügung und in herausfordernden Lebensphasen können Sie unser Angebot der sozialen Beratung wahrnehmen.

(Deutschland-)Jobticket – Der Schutz von Umwelt und Klima ist uns wichtig. Für Ihren Weg zur Arbeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln bieten wir ein Jobticket und übernehmen einen Teil der Kosten.

Onboarding – Wir bieten Ihnen ein strukturiertes Onboarding inkl. Patenprogramm und die Teilnahme an unserer zweitägigen Einführungsveranstaltung, die Ihnen das BBK und den Bevölkerungsschutz näherbringt und Ihnen die Möglichkeit gibt, neue Kolleginnen und Kollegen kennenzulernen.

Wohnungswechsel – Wenn Sie bisher nicht in unserem Einzugsbereich wohnen und für Ihre Tätigkeit bei uns ein Umzug notwendig wird, unterstützen wir Sie ggf. durch Trennungsgeld, Umzugskostenvergütung und Wohnungsfürsorge.

Work-Life-Balance – Wir unterstützen die Vereinbarkeit von Beruflichem und Privatem auf vielfältige Art. Zum Beispiel haben Sie dank unserer Dienstvereinbarung die Möglichkeit, Ihren Hund mit ins Büro zu bringen.

Das ist uns wichtig

• Diversität und Chancengleichheit – sind Bestandteil unserer Personalpolitik. Deshalb freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen aller Geschlechter und Nationalitäten.
• Gleichstellung von Frauen und Männern – haben wir uns zum Ziel gesetzt. Wir begrüßen deshalb ausdrücklich Bewerbungen von Frauen.
• Schwerbehinderte Menschen – und ihnen gleichgestellte Personen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Vorausgesetzt wird lediglich das für die Wahrnehmung der dienstlichen Aufgaben erforderliche Mindestmaß an körperlicher Eignung.
  

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