Der Verband der Ersatzkassen e. V. (vdek) setzt sich für eine zukunftsfähige und leistungsstarke Gesundheitsversorgung ein. Mit fast 800 Mitarbeitenden vertreten wir die Interessen der Ersatzkassen, die rund 29 Millionen Menschen versichern. Eine von Vertrauen, Teamgeist und Offenheit geprägte Arbeitskultur bildet die Basis unseres Handelns. Moderne Strukturen, flexible Arbeitszeiten und vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten schaffen ein Umfeld, in dem sinnstiftende Arbeit und gemeinschaftliches Wachstum im Mittelpunkt stehen. Gestalten, bewegen, Verantwortung übernehmen – mit uns, für ein leistungsfähiges Gesundheitssystem.

Mitarbeiter (m/w/d) Empfang und Verwaltung

Verbandszentrale · Abteilung Verwaltung · Berlin · ab sofort · Teilzeit: 30 h/Woche · befristet bis 31.08.2028 · Stellen‑ID: 2026-059

Aufgaben

• Sie empfangen und betreuen Besucher sowie Gäste freundlich, professionell und serviceorientiert.
• Zudem betreuen Sie die Telefonzentrale, nehmen eingehende Anrufe und Anfragen entgegen und leiten diese an die zuständigen Ansprechpersonen weiter.
• Sie organisieren das Besuchermanagement, einschließlich der Ausgabe und Verwaltung von Zutrittsmitteln sowie der Koordination von Besucherparkplätzen.
• Darüber hinaus übernehmen Sie administrative und organisatorische Aufgaben und sorgen durch die Koordination interner Abläufe für einen reibungslosen Arbeitsalltag.

Profil

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Dabei bringen Sie erste Berufserfahrung im Empfangs-, Service-, Sekretariats- oder Assistenzbereich mit, vorzugsweise in einem Verband, einer Organisation oder einem dienstleistungsorientierten Umfeld.
• Sie zeichnen sich durch eine ausgeprägte Serviceorientierung sowie Freude am professionellen Umgang mit unterschiedlichen Menschen aus und arbeiten zuverlässig, strukturiert, selbstständig und teamorientiert.
• Sie überzeugen durch ein freundliches und souveränes Auftreten, sehr gute kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift sowie einen sicheren Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word und Excel.
• Festgelegte Präsenzzeiten am Empfang an Ihren Einsatztagen können Sie zuverlässig abdecken: Montag bis Donnerstag von 8:00 bis 16:30 Uhr und Freitag von 8:00 bis 14:00 Uhr.

Wir bieten

• Marktgerechte Vergütung mit Zusatz­leistungen
  Equal Pay · Urlaubs- und Weihnachtsgeld · Betriebliche Alters­vorsorge · Vermögens­wirksame Leistungen
• Attraktive Arbeitszeit­regelungen
  30(+) Urlaubstage · Arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12. · 38,5 Stunden/Woche · Überstunden­abbau in Form von Freizeit
• Balance zwischen Berufs- und Privat­leben
  Arbeitszeitrahmen 6 bis 20 Uhr · Flexible Arbeits­zeiten · Möglichkeit zum mobilen Arbeiten · Familien­freundliche Rahmen­bedingungen
• Vielfältige Weiterbildungs­möglichkeiten
  Strukturierte Einarbeitungs­pläne · Interne und externe Weiterbildungen · Fach- und Führungskräfte­programme · E‑Learning-Angebote
• Attraktives Arbeits­umfeld
  Moderne Büros · Verkehrs­günstige City‑Lage · Gute ÖPNV‑Anbindung
• Gesundheits­förderung
  Bezuschussung von Präventions­kursen · Gesundheits­seminare · Firmen- und Teamläufe · Firmen­fitness
• Vorteile und Vergünstigungen
  ÖPNV-Zuschuss · Vergünstigte Kfz‑Versicherung · Corporate Benefits · Jobrad

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