Mitarbeiter:in Büromanagement / Office Management (w/m/d) Förderprogramm Zivik

Mitarbeiter:in Büromanagement / Office Management (w/m/d)
Förderprogramm Zivik | Vollzeit (100 %) | Berlin unbefristet

Für das Förderprogramm zivik in Berlin sucht die Abteilung Dialoge ab 01.11.2026 eine:n Officemanager:in (w/m/d) in Vollzeit (100%)

Das ifa– Institut für Auslandsbeziehungen schafft mit seiner Arbeit in Kunst und Zivilge­sellschaft international Verständnis und Vertrauen zwischen Menschen. Es fördert demo­kratische Zivilgesellschaften und setzt sich ein für Freiheit in Kunst und Wissenschaft so­wie für Meinungsfreiheit. Sein internationales Wissen und seine Netzwerke bringt es in Kunst und Kultur, Politik und Gesellschaft in Debatten ein und erweitert Perspektiven in Deutschland und international. Die Arbeit des ifa beruht auf freiheitlich-demokratischen Werten. So trägt es zu einem authentischen, positiven Deutschlandbild bei. Das ifa wird gefördert vom Auswärtigen Amt, dem Land Baden-Württemberg und der Landeshaupt­stadt Stuttgart sowie, programmbezogen, vom Bundesministerium des Innern.

Das Förderprogramm Zivik stärkt weltweit zivilgesellschaftliche Akteur:innen in Krisen- und Konfliktregionen. Als Teil des Instituts für Auslandsbeziehungen (ifa) leisten wir einen Beitrag zur internationalen Friedensförderung und Konfliktbearbeitung.

Du behältst auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick, arbeitest strukturiert und organisierst gerne? Dann unterstütze unser Team im Förderprogramm Zivik mit Deinem Organisationstalent und sorge für reibungslose Abläufe im Büroalltag.

Aufgaben

• Organisation und Koordination administrativer Abläufe im Förderprogramm zivik
• Terminmanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Bearbeitung der allgemeinen Korrespondenz und Pflege von Datenbanken
• Unterstützung bei der Rechnungsbearbeitung sowie administrativen Vorgängen

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte:r oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation oder Assistenz
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, Teams)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise

Wünschenswert

• Erfahrung in der Arbeit mit Förderprogrammen oder öffentlichen Einrichtungen
• Gute Englischkenntnisse
• Erfahrung in der Veranstaltungsorganisation
• Interesse an internationalen und zivilgesellschaftlichen Themen

Wir bieten

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit gesellschaftlicher Relevanz
• Mitarbeit in einem engagierten und kollegialen Team
• Flexible Arbeitszeitgestaltung und Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Vergütung nach TVöD Bund inklusive der üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes

Beim ifa profitierst du von einer Jahressonderzahlung, einer Betriebsrente mit Arbeitgeberanteil, einer Arbeitgeberzuschuss zum Deutschland-Job-Ticket, einer sehr guten Anbindung an das öffentliche Verkehrsnetz, von gesundheitsfördernden Maßnahmen und von individuellen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.

Das ifa setzt sich für Vielfalt ein. Wir begrüßen Bewerbungen von Menschen unabhängig von Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Das Institut für Auslands­beziehungen e.V. (ifa) ist als eingetragener Verein ein privater Arbeitgeber.

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