Mitarbeiter:in in der Verwaltung – Schulungs- und Besprechungsorganisation (m/w/d)

Seit über 25 Jahren stellen wir Menschen in den Mittelpunkt unserer Arbeit. Die PHÖNIX – Soziale Dienste – gemeinnützige GmbH unterstützt Menschen in Berlin mit Angeboten der ambulanten Pflege, Persönlichen Assistenz und Eingliederungshilfe. Unsere Mitarbeitenden sorgen jeden Tag dafür, dass Unterstützung verlässlich, respektvoll und individuell gestaltet wird.

Auch im Hintergrund braucht es dafür Menschen, die den Überblick behalten, Abläufe koordinieren und mit Freundlichkeit und Verlässlichkeit ansprechbar sind. Für unseren Verwaltungsbereich suchen wir Dich als Mitarbeiter:in für die Schulungs- und Besprechungsorganisation.

Für unsere Arbeit sind gegenseitige Akzeptanz, Vertrauen und Respekt wichtige Grundlagen des professionellen Alltags. Ebenso wichtig sind für uns eine gute Organisation, klare Abläufe und ein freundlicher Empfang für Kolleg:innen, Besucher:innen und externe Ansprechpartner:innen.

Aufgaben

Bei uns übernimmst Du vielfältige organisatorische und administrative Aufgaben und sorgst gemeinsam mit Deinen Kolleg:innen dafür, dass die Abläufe im Verwaltungsalltag zuverlässig funktionieren.

• Du planst und koordinierst unsere Fortbildungen und Schulungen – von der Terminabstimmung mit internen und externen Dozent bis zur organisatorischen Umsetzung.
• Dabei behältst Du Kennzahlen, Stundenkontingente und die Jahresplanung im Blick und stimmst Dich eng mit unserem Qualitätsmanagement (QB) ab.
• Du pflegst Planungs-, Kalkulations- und Übersichtslisten und sorgst für eine nachvollziehbare Dokumentation.
• Du koordinierst Fortbildungen, Mitarbeiter, Supervisionen und interne Veranstaltungen und stellst einen guten Informationsfluss sicher.
• Du organisierst Besprechungen und interne Termine inklusive der notwendigen Rahmenbedingungen wie Räume, Verpflegung und Materialien.
• Du unterstützt bei Rechnungen und weiteren administrativen Vorgängen und erstellst bzw. formatierst Unterlagen, Präsentationen und Übersichten.
• Du bist Ansprechpartner für organisatorische Fragen und arbeitest eng mit verschiedenen Fachbereichen zusammen.
• Vertretungsweise unterstützt Du am Empfang, z. B. bei Telefonaten, Besucher sowie Post und Paketen.

Profil

Worin bist Du gut?

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und idealerweise Erfahrung in Sachbearbeitung und Büroorganisation.
• Bestenfalls hast Du bereits Fortbildungen, Schulungen, Seminare oder Veranstaltungen organisiert.
• Du bist ein Organisationstalent, arbeitest strukturiert und vorausschauend und behältst auch bei komplexeren Planungen den Überblick.
• Du hast ein gutes Zahlenverständnis und arbeitest sicher mit Planungs- und Übersichtslisten.
• Du erkennst notwendigen Anpassungsbedarf und stimmst Änderungen selbstständig und verbindlich ab.
• Du kommunizierst freundlich, klar und zuverlässig und arbeitest gern mit unterschiedlichen Fachbereichen zusammen.
• Du arbeitest selbstständig, sorgfältig und verantwortungsbewusst.
• Mit den gängigen Office-Anwendungen, insbesondere Outlook und Excel, gehst Du sicher um.

Wir bieten

Worin sind wir gut?

• Wir starten mit einem fairen und leistungsgerechten Gehalt.
• Du bekommst bei uns 30 Arbeitstage Urlaub im Jahr.
• Obendrauf gibt es einen Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge sowie für den ÖPNV – so kommst Du auch ohne Führerschein entspannt zur Arbeit.
• Regelmäßige Firmenevents.
• Wir bieten Dir eine vielseitige Tätigkeit mit einer zentralen Rolle im Verwaltungsalltag.
• Du arbeitest in einem kollegialen Umfeld mit klaren Zuständigkeiten und kurzen Wegen.
• Eine strukturierte Einarbeitung ist für uns selbstverständlich.
• Wir legen Wert auf respektvolle Zusammenarbeit und nachvollziehbare Organisation.
• Du übernimmst eine sinnstiftende Aufgabe in einem sozialen Unternehmen.
• Wir schaffen verlässliche Rahmenbedingungen für gutes Arbeiten.

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