Office Manager*in (m/w/d)

Die Bundesgeschäftsstelle der Deutsch-Israelischen Gesellschaft e.V. (DIG) in Berlin sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Office Manager*in (m/w/d) in Teilzeit mit 30 Stunden/Woche.

• Selbständige Organisation und Steuerung des laufenden Office-Managements der Bundesgeschäftsstelle einschließlich Festlegung geeigneter Bearbeitungswege
• Eigenständige Koordination interner Verwaltungsabläufe einschließlich Bewertung, Priorisierung, Abstimmung und Nachverfolgung offener Vorgänge
• Bearbeitung von Posteingang und -ausgang sowie Telefonmanagement
• Versand und Logistik von Materialien
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen und internen Abstimmungen
• Erstellung, Verwaltung und Nachverfolgung von Protokollen, Beschlüssen und Vorgängen
• Pflege und Verwaltung der Dokumentenablage einschließlich eigenständiger Zuordnung und Strukturierung von Vorgängen
• Analyse der Verwaltungs-, Ablage- und Kommunikationsabläufe, Erarbeitung und Abwägung von Lösungsalternativen sowie eigenständige Gestaltung der Abläufe im übertragenen Verantwortungsbereich
• Koordination externer Dienstleister sowie allgemeiner Büro- und Beschaffungsvorgänge einschließlich Bedarfsermittlung sowie Einholung und vergleichender Bewertung von Angeboten
• Eigenständige Bearbeitung interner und externer Anfragen einschließlich abschließender Beantwortung sowie Sicherstellung des Informationsflusses innerhalb der Bundesgeschäftsstelle
• Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung
• Unterstützung bei der Buchhaltung und Mitgliederverwaltung

• Abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, in der Verwaltung oder in einer vergleichbaren koordinierenden Funktion
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie Erfahrung in der selbständigen Steuerung von Verwaltungs- und Büroprozessen, in der Analyse administrativer Abläufe und in der Erarbeitung eigener Lösungsvorschläge
• Präzise, strukturierte, zuverlässige und verantwortungsvolle Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Serviceorientierung und ein sicherer Umgang mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern
• Hohe Teamfähigkeit, Einsatzbereitschaft, Engagement und Flexibilität
• Sicherer Umgang mit MS Office und modernen Kommunikationsmitteln
• Hohe Identifikation mit Zielen und Grundsätzen der DIG

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in Deutschlands größter israelsolidarischer Organisation mit über 9.000 Mitgliedern
• Moderne Arbeitsbedingungen in einem engagierten Team
• Perspektiven zur persönlichen Weiterentwicklung
• Eine zentrale Schnittstellenfunktion in der Bundesgeschäftsstelle mit eigenständigem Verantwortungsbereich

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