Projektkoordinator:in (m/w/d) für das Programm INITA

Der Arbeiter-Samariter-Bund Deutschland e.V. (ASB) ist eine der großen Hilfs- und Wohlfahrtsorganisationen. Getreu unserem Motto „Wir helfen hier und jetzt“ engagieren wir uns national und international in mehr als 30 Ländern weltweit für Menschen in unterschiedlichen Lebenssituationen.

Mit dem Programm INITA – Initiative IT-Allianz hat der ASB ein föderales Umsetzungsprogramm für IT, Digitalisierung und KI beschlossen. Ziel ist der Aufbau eines digital souveränen, föderal kooperierenden Verbandes bis 2029.

Zur Koordination dieses Programmstarts suchen wir für unseren Fachbereich Verbandsentwicklung zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Standort Köln eine fachlich versierte und menschlich überzeugende Persönlichkeit als

Projektkoordinator:in (m/w/d) für das Programm INITA

Die Stelle ist zunächst befristet auf drei Jahre im Rahmen der Projektphase.

Aufgaben

• Operative Koordination und laufende Steuerung des INITA-Gesamtprogramms über drei Pilotstränge hinweg – von der Kick-off-Phase über die Pilotierung bis zur Evaluation
• Begleitung und Weiterentwicklung des Projektportfolios: Aufnahme und Priorisierung gliederungsübergreifender IT-Bedarfe, Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen sowie Steuerung von Eingangskanälen für Projektanfragen
• Vorbereitung, Begleitung und Moderation von Gremien- und Arbeitskreissitzungen (u. a. Arbeitskreis der Landesverbände, Steuerungskreis, Sounding Board der Geschäftsführungen) inkl. Terminkoordination und Protokollführung
• Schnittstellenmanagement zu den Pilotverbänden, zur Bundesgeschäftsführung, zu externen Dienstleistern und Beratern sowie zu den Facharbeitsgruppen der Pilotdomänen
• Erstellung des laufenden Reportings (Quartalsberichte an den Bundesvorstand, jährlicher Bericht an den Bundesausschuss) sowie Fortschritts- und Meilensteinkontrolle anhand der definierten Erfolgskriterien
• Monitoring von Budget, Zeitplan und Ressourceneinsatz des 3-Jahres-Gesamtbudgets sowie Vorbereitung der Wirtschaftlichkeitsbewertung
• Begleitung des Onboardings weiterer interessierter Gliederungen in das Opt-in-Modell sowie Mitwirkung an Kommunikation und Change Management innerhalb des Verbandes
• Enge Begleitung und fachliche Mitwirkung bei der Vorbereitung der Evaluierung und der Entscheidung über den anschließenden Dauerbetrieb
• Übernahme allgemeiner organisatorischer Aufgaben im Umfeld des Programms

Profil

• Abgeschlossenes Hochschulstudium in einem relevanten Fachgebiet
• Fundierte Kenntnisse und mehrjährige praktische Erfahrung im Projekt- und Programmmanagement – idealerweise in komplexen, föderalen oder mehrdimensionalen Strukturen mit mehreren parallelen Projektsträngen
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Empathie und eine hohe Serviceorientierung – Sie bewegen sich souverän zwischen ehrenamtlichen Gremien, Geschäftsleitungen und externen Dienstleistern
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, sich flexibel auf wechselnde Anforderungen einzustellen
• Teamfähigkeit, Eigeninitiative und Belastbarkeit
• Sehr gute Kenntnisse moderner Projektmanagement-Methoden und -Tools
• Sicherheitsgefühl im Umgang mit budgetären Fragestellungen, Reporting und Beschlussvorbereitung
• Vertiefte IT-Fachkenntnisse werden nicht vorausgesetzt – technisches Grundverständnis sowie die Bereitschaft, sich in Themen wie IT-Sicherheit (NIS-2), digitale Souveränität und KI-Anwendungen einzuarbeiten, setzen wir voraus; die Fachexpertise bringen die Strangleitungen und externen Partner ein
• Kenntnisse über die Strukturen des ASB oder anderer Wohlfahrtsverbände sind von Vorteil; ebenso einschlägiges ehrenamtliches Engagement, insbesondere bei einer Hilfsorganisation

Wir bieten

• Eine sinnstiftende Aufgabe in einer der großen Hilfs- und Wohlfahrtsorganisationen Deutschlands – mit unmittelbarem Gestaltungsspielraum beim Aufbau eines verbandsweit wirkenden Förderalprogramms
• Eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit an der Schnittstelle zwischen Bundesverband, den Landesverbänden, Pilotverbänden und externen Dienstleistern
• Die Zusammenarbeit in einem sympathischen, engagierten Team
• Eine arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit von Homeoffice
• Umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
• 30 Tage Urlaub
• Fahrtkostenzuschuss
• Mitarbeiterevents u.v.m.

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