Sachbearbeitung (w/m/d) für die Assistenz der Direktorin und den Empfang

Die mabb ist die gemeinsame Medienanstalt der Länder Berlin und Brandenburg. Im Zusammenspiel relevanter Regulierung und nachhaltiger Förderung setzt sie sich für die Sicherung der Medienvielfalt ein. Dabei unterstützt die mabb Lokaljournalismus, engagiert sich gegen Desinformation und stärkt die Informations- und Nachrichtenkompetenz von Nutzer:innen aller Generationen – für den selbstbestimmten, kritischen Umgang mit Medien und einen fairen demokratischen Diskurs. Mit ihren Einrichtungen ALEX Berlin und dem Medieninnovationszentrum Babelsberg (MIZ) ermöglicht die mabb Partizipation, schafft Aus- und Weiterbildungsangebote und fördert Innovationen für Medien in der Region.

Assistenz der Direktorin

Sie arbeiten eng mit der Direktorin sowie dem Leiter des Büros der Direktorin zusammen:

• Verantwortlich für medienpolitisches Monitoring Berin, Brandenburg und Deutschland
• Zuarbeit bei Briefings und Präsentationen, wie z.B. Recherchen und inhaltliche Zusammen-fassung von Positionen
• Auswertung und Aufbereitung von Daten in Form von Diagrammen und Statistiken
• Verantwortlich für sämtliche Terminkoordinierungen der Direktorin
• Dienstreisen eigenständig organisieren, buchen und abrechnen
• Führen abteilungsübergreifender Kommunikation, der Kommunikation zur Gemeinsamen Geschäftsstelle und zu anderen wichtigen Organen
• Abschließendes Lektorat von Vorlagen in Hinblick auf Rechtschreibung, Grammatik und For-matierung
• Organisation, Vorbereitung, Nachbereitung und Betreuung von Besprechungen, insbeson-dere der Medienratssitzungen
• Erstellung von Sitzungsunterlagen (Direktorenkonferenz der Landesmedienanstalten (DLM), Gremienvorsitzendenkonferenz (GVK), Kommission für Zulassung und Aufsicht (ZAK))
• Ansprechpartner für administrative Angelegenheiten für den Medienrat und die Rechtsauf-sicht, wie z.B. Sitzungseinladungen, Bündelung von Sitzungsunterlagen, Fristwahrung
• Unterstützung beim Kostencontrolling Direktion und Medienrat
• Unterstützung und Entlastung der Direktion in sämtlichen Belangen des Tagesgeschäfts

Als Empfang

• Erledigung von Empfangsaufgaben (Postbearbeitung, Korrespondenz, Telefondienst, Ablage, Vorbereitung von Sitzungsräumen, Kurierdienste, Gästebetreuung etc.)
• Verwaltung des Büromaterials
• Sicherstellung der Ordnung in Gemeinschaftsräumen
• Verantwortliche Erledigung administrativer und bürotechnischer Vorgänge

• Beide Teile der Stelle sind von besonderer Bedeutung für die mabb. Sowohl als Person am Empfang als auch als Assistent:in der Direktorin sind Sie häufig der erste Kontakt für Dritte mit der mabb. Daher ist ein freundliches und hilfsbereites Auftreten von großer Bedeutung.
• In dieser Position sind Sie für alle Kolleg:innen und für viele Menschen außerhalb der mabb Ansprechperson, bei Ihnen laufen viele Fäden zusammen. Sie sind sehr gut organisiert und kommunikationsstark.
• Weil Sie mit vielen Terminen und Fristsachen zu tun haben, arbeiten Sie strukturiert und zu-verlässig. Auch unter Zeitdruck erledigen Sie Ihre Aufgabe zwar zügig, aber mit Sorgfalt.
• Sie sind ausgebildete:r Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement mit mehrjähriger Be-rufserfahrung, haben ein abgeschlossenes Fachholschulstudium (Bachelor) oder vergleichbare Qualifikation (z.B. Verwaltungsfachwirt).
• Sie haben Erfahrung mit administrativen Vorgängen und sind mit den Prinzipien der öffentli-chen Verwaltung vertraut. Dazu gehören z.B. Grundzüge des Vergaberecht und des Bundes-reisekostenrechts.
• Sie haben Kenntnisse über politische und parlamentarische Abläufe und nachweislich Erfah-rung bei Formulierungen von Briefings und Positionen.
• Sie verfügen über hervorragende Kenntnisse in Word, Power Point und Excel und sind digita-lem Arbeiten gegenüber aufgeschlossen.
• Hervorragende Deutschkenntnisse sowie korrespondenzsicheres Englisch.

Die Vereinbarkeit von Beruf und Privatem ist uns wichtig:

• Bei Vollzeit 30 Urlaubstage
• Digitale Arbeitszeiterfassung und Freizeitausgleich bei Plusstunden
• Nach Absprache im Einzelfall besteht freitags grds. die Möglichkeit mobil zu arbeiten

Sie sind Teil des mabb-Teams:

• Sie werden im Dezember noch vom Vorgänger eingearbeitet
• Die mabb hat ein Tandemprogramm für alle neuen Kolleg:innen
• Wertschätzende Atmosphäre
• Teamevents, Teamstaffel und Teamtage
• Betriebliches Gesundheitsmanagement

Wir sichern Sie ab:

• Tarifbindung (TV-L)
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Wir suchen und fördern Talente:

• Angebot an internen und externen Fortbildungsmaßnahmen
• Weiterbildungstage über den gesetzlichen Anspruch hinaus

Wir bieten Ihnen einen attraktiven Arbeitsplatz:

• Zentraler Arbeitsplatz im Herzen von Berlin mit sehr guter ÖPNV-Anbindung
• Jobticket
• Klimatisierte Büros bei Achtung nachhaltiger Prinzipien

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