Schulsekretär*in Humboldt-Gymnasium

Schul- und Sportamt

Start: 11. Januar 2027 | unbefristet | Teilzeit: 71,79 % | Bezahlung: E 8 TVöD (Vollzeit-Jahresbrutto 44.800 € bis 54.368 €)

Als Schulträger gewährleistet das Schul- und Sportamt die optimale Ausstattung und Organisation aller rund 90 öffent­lichen Schulen der Stadt und verantwortet zugleich die kommunale Sportverwaltung. Das Humboldt-Gymnasium als allgemeinbildendes Gymnasium mit rund 1.000 Schüler*innen und einem Kollegium von 89 Lehrkräften befindet sich in der Nordweststadt. Ihr Arbeits­platz im Schulsekretariat ist das Herzstück der Schule – hier laufen alle organisa­torischen Fäden zusammen, die Sie von Montag bis Freitag ab 7:30 Uhr in Präsenz vor Ort aktiv koordinieren und mitgestalten.

Aufgaben

• Zentrale Ansprech­person: Als erste Kontaktstelle für Schüler*innen, Eltern, Schul­leitung und Lehrkräfte erteilen Sie persönliche und telefonische Auskünfte. Sie koordinieren Termine, steuern eingehende Anfragen und stellen einen reibungslosen Informationsfluss zwischen allen Beteiligten sicher.
• Office-Management: Sie verwalten und pflegen die digitalen Schülerdaten eigenverantwortlich und bearbei­ten den Posteingang sowie Rechnungen und Bestellungen. Darüber hinaus übernehmen Sie die Verwaltung der Lernmittel und Materialien, aktualisieren die entsprechenden Inventarlisten und führen die Registratur. Im Schulalltag unterstützen Sie die Schul­leitung sowie das Kollegium bei administrativen und organisa­torischen Aufgaben.

Profil

• Qualifikation: Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbil­dung als Kauffrau*Kaufmann für Büro­management, Bürokauffrau*Bürokaufmann, Verwaltungs­fachan­gestellte*r, Verwaltungs­wirt*in, Fremdsprachen­sekretär*in, Industrie­kauffrau*Industrie­kaufmann, Rechtsanwalts­fachangestellte*r oder als Kauffrau*Kaufmann für Groß- und Außenhandels­management. Idealerweise bringen Sie bereits fundierte Erfahrung im Assistenz- oder Sekretariats­bereich mit.
• Fachkenntnisse: Der sichere und routinierte Umgang mit gängigen Microsoft-Office-Tools gehört ebenso zu Ihrem Profil wie die Fähigkeit, sich neue IT‑Anwendungen schnell und eigenständig anzueignen.
• Kompetenzen: Sie zeichnen sich durch Flexibilität, Selbstständigkeit und Zuverlässigkeit aus und behalten auch in herausfordernden Situationen stets die Ruhe und den Überblick. Als zentrale Koordinationsstelle der Schule schaffen Sie durch Ihre authentische, kompetente Ausstrahlung und klare Kommunikation ein vertrauensvolles und produktives Miteinander.

Wir bieten

Eine Arbeitgeberin, 7.000 Mitarbeitende & eine große Verbundenheit
Die Stadt und wir: Gemein­sam machen wir Karlsruhe noch l(i)ebenswerter.

Vielfalt, Gleich­stellung & Inklusion
Weil Sie wertvoll sind: Wir engagieren uns für Chancen­gleichheit und gestalten Vielfalt gemein­sam.

Herzliches Willkommen, Teamwork & positive Führungs­kultur
Hier stimmt der Vibe: Unser Miteinander – orientiert an Wertschätzung und Respekt.

Flexible Arbeits­zeiten, individuelle Arbeits­zeit­modelle & Home-Office
Ihr Leben, Ihr Rhythmus: Wir setzen auf Work-Life-Balance.

Entwicklungs­programme, Fortbildung & echte Perspektiven
Ihre Stadt. Ihre Karriere: Wir begleiten Sie auf Ihrem individuellen Karriereweg.

Gesundheits­management, betriebliche Alters­vorsorge & Rooftop-Kantine
Fit für die Zukunft: Gemein­sam an morgen arbeiten.

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