Sekretariat des Bürgermeisters / die Assistenz des Bürgermeisters (m/w/d)

Zum 31.05.2027 verabschiedet sich unsere langjährige Chefsekretärin in den wohlverdienten Ruhestand. Für die Neubesetzung dieser unbefristeten Stelle sucht die Gemeinde Wehingen daher zum 01.03.2027 eine engagierte, verantwortungsbewusste und kommunikationsstarke Persönlichkeit für das Sekretariat des Bürgermeisters / die Assistenz des Bürgermeisters (m/w/d). Eine umfassende und strukturierte Einarbeitung durch die derzeitige Stelleninhaberin ist gewährleistet. Alternativ zu einer vorrangig angestrebten Stellenneubesetzung mit einer einzelnen Person ist auch eine Aufteilung der Arbeitsstelle auf 2 Personen mit einem jeweiligen Beschäftigungsumfang von jeweils 50% denkbar, daher werden ausdrücklich auch interessierte Teilzeitkräfte zu einer Bewerbung aufgefordert.
Aufgaben

• Ihre Aufgaben
• Als zentrale Anlaufstelle im Sekretariat des Bürgermeisters erwartet Sie eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit. Zu Ihren wesentlichen Aufgaben gehören insbesondere:
• Organisation und Koordination des Sekretariats des Bürgermeisters
• Terminplanung und -koordination sowie Vorbereitung von Besprechungen und Sitzungen
• Organisation und Begleitung von Bürgermeisterterminen und Veranstaltungen
• Bearbeitung und Koordination des zentralen Posteingangs der Gemeindeverwaltung
• Bearbeitung und Betreuung des gemeindlichen Mitteilungsblattes, insbesondere Koordination und Zusammenstellung der Beiträge
• Mitarbeit im Sitzungsdienst des Gemeinderats, insbesondere bei der organisatorischen Vor- und Nachbereitung von Sitzungen
• Federführende Mitarbeit bei der Abrechnung des aktuellen Sanierungsgebiets “Ortsmitte II“
• Unterstützung der Bürgerinnen und Bürger bei der Stellung und Bearbeitung von Rentenanträgen
• Vorbereitung und Ausgabe von Grundbuchauszügen im Rahmen der Zuständigkeit der Gemeinde
• Telefonische und persönliche Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern, Behörden, Institutionen, Vereinen und weiteren Ansprechpartnern
• Empfang und Betreuung von Besucherinnen und Besuchern des Bürgermeisters
• Koordination und Bearbeitung von Aufgaben und Anfragen aus dem Bürgermeistersekretariat
• Unterstützung des Bürgermeisters bei organisatorischen und kommunalen Aufgaben
• Mitwirkung bei gemeindlichen Veranstaltungen, Ehrungen und repräsentativen Anlässen
• selbstständige Erledigung von vertraulichen und organisatorischen Aufgaben.
• Je nach Qualifikation und Interesse besteht die Möglichkeit, das Aufgabengebiet um weitere verantwortungsvolle Tätigkeiten innerhalb der Gemeindeverwaltung zu ergänzen.

Profil

• Das bringen Sie mit
• Wir wünschen uns eine Persönlichkeit, die
• über eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Sekretär/in oder eine vergleichbare Qualifikation verfügt,
• idealerweise bereits Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung oder in einer vergleichbaren Funktion gesammelt hat,
• über sehr gute organisatorische Fähigkeiten verfügt,
• sicher und freundlich im Umgang mit Bürgerinnen und Bürgern sowie unterschiedlichen Gesprächspartnern auftritt,
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift besitzt,
• sicher mit den gängigen MS-Office-Anwendungen arbeitet,
• selbstständig, zuverlässig, sorgfältig und diskret ist,
• auch bei hohem Arbeitsanfall den Überblick behält und Prioritäten setzen kann,
• ein sicheres Gespür für vertrauliche Informationen und sensible Vorgänge besitzt,
• teamorientiert arbeitet und gleichzeitig ein hohes Maß an Eigeninitiative mitbringt.
• Erwartet wird zudem die Bereitschaft, bei Bedarf Termine und Veranstaltungen auch außerhalb der üblichen Dienstzeiten zu begleiten.

Wir bieten

• Wir bieten Ihnen
• eine interessante, abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit mit unmittelbarer Zusammenarbeit mit dem Bürgermeister,
• einen modernen und vielseitigen Arbeitsplatz in einer leistungsfähigen Gemeindeverwaltung,
• eine langfristige berufliche Perspektive,
• eine leistungsgerechte Vergütung nach dem TVöD entsprechend Qualifikation und persönlicher Voraussetzung bis in Entgeltgruppe EG 8
• die im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen,
• eine zusätzliche Altersvorsorge,
• Möglichkeit des Fahrradleasings
• laufende Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten,
• ein angenehmes und kollegiales Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen,
• eine Tätigkeit mit engem Bezug zum kommunalen Leben und direktem Kontakt zu den Menschen vor Ort.

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