Unser Serviceteam am Arbeitsort Potsdam bewirtschaftet einen Bestand von rund 1.300 Wohneinheiten. Als Ansprech­person für Mietinteressenten sowie für unsere Mieterinnen und Mieter suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur unbefristeten Einstellung eine/einen:

Vertragsmanagerin / Vertragsmanager (w/m/d)

(Entgelt­gruppe 6 TVöD Bund, Kennung: OSWO203021, Stellen‑ID 1477525)

Die Bundes­anstalt für Immobilien­aufgaben (BImA) – Anstalt des öffent­lichen Rechts – ist eine der größten Immobilien­eigentümerinnen Deutschlands. Das Spektrum reicht von Wohn-, Industrie- und Gewerbe­immobilien über militärische und ehemals militärische Flächen bis hin zu forst- und landwirtschaftlichen Arealen. Seit dem 1. September 2020 übernimmt die BImA mit ihrer seinerzeit eigens gegründeten Sparte Wohnen die Bewirtschaftung und die Entwicklung ihrer rund 40.000 Wohnungen wieder vollständig selbst. Verwaltet wird strategisch bedeutsamer Streubesitz ebenso wie große Wohnquartiere in gefestigten städtebaulichen Lagen. Die Sparte kümmert sich – mit der Wohnungs­fürsorge – um dienstortnahen und bezahlbaren Wohnraum für die Bediensteten des Bundes, insbesondere in angespannten Wohnungs­märkten in wirtschafts­starken Regionen und Großstädten. Neben dem aktuellen Fokus auf Modernisierung und Instandsetzung steht die Sparte Wohnen für eine nachhaltige Quartiers­entwicklung und hat damit auch die Themen des demographischen Umbruchs, der Digitalisierung und des Klima­wandels fest im Blick. Die Sparte gliedert sich organisatorisch in vier Regional­bereiche, acht Kunden­center und 28 Service­teams.

Aufgaben

• Verantwortung für den Vermietungsprozess mit den Teilprozessen Akquise/​Marketing und Mietinteressenten, Mietvertrags­management, Übergaben und Mietenbuchhaltung in Abstimmung mit der Bewirtschaftung, dem Baumanagement und externen Beteiligten (z. B. Rechtsanwalts­kanzleien)
• Abstimmung mit der Vergabe­stelle von Wohnungen im Rahmen der Wohnungs­fürsorge sowie Gewinnung von Neukunden
• Mieter­management und Ansprech­person der Mieterinnen und Mieter aus aktuellen Mietverträgen, Betreuung aktueller Mietverhältnisse, insbesondere:
  • Über­nahme & Überwachung des Miet- und Kautions­managements
  • Vorbereitung von Mietwert­ermittlungen, Bearbeitung/​Durch­führung von Mietanpassungs­verfahren, z. B. im Rahmen von Modernisierungs­maßnahmen in Abstimmung mit dem Baumanagement
  • Erstellung von Gestattungs­verträgen und Vertrags­anpassungen
  • Unterstützung bei der Durch­führung von gerichtlichen Mahnverfahren
  • Verantwortlich für die Erstellung von Exposés und laufende Qualitäts­kontrolle
  • Erstellung von objekt- und quartiers­spezifischen Marketing­maßnahmen inkl. Preis‑​/​Produkt­differenzierung
  • Zusammen­stellung von Mietverträgen und Abbildung dieser in SAP‑Vorbereitung und Abschluss von Mietverträgen und Anlage im System
  • Prüfung von Kündigungs­fristen und Fertigung von Kündigungs­bestätigungen, Überwachung & Administration von Kündigungs­vorgängen
  • Freigabe der Mietsicherheit, Forderungs­management sowie Kontrolle und Abschluss des Mieterkontos, verantwortlich für die Beendigung von Mietverhältnissen (Kautions­auszahlung)
• Über­nahme von Wohnungen in den Bestand, z. B. infolge von Über­nahmen aus Drittbeständen oder von Neubauwohnungen der Wohnraum­offensive in Abstimmung mit der Bewirtschaftung
• Koordinierung des Vermietungs­prozesses, insbesondere auch im Zuge von Übergaben und der Wiederherstellung der Vermietbarkeit in Abstimmung mit dem Baumanagement
• Mieter­kommunikation und Aufgaben des Umzugs­managements im Rahmen technischer Maßnahmen in Abstimmung mit dem Baumanagement
• Unterstützung bei der Überwachung und Dokumentation der Betreiber- und Verkehrs­sicherungs­pflichten in den Wohnliegenschaften
• Bearbeitung von Vertrags­angelegenheiten für Stellplätze und Garagen, Vertrags­management von Stellplätzen und Garagen
• Daten­erfassung und Stammdaten­pflege unter Anwendung von SAP, Listen und Tabellen, Sicher­stellung der Stammdaten­qualität in SAP und im CRM-System

Profil

Qualifikation:

• abgeschlossene kaufmännische Berufs­ausbildung mit Schwerpunkt in der Immobilien-, Grundstücks- oder Wohnungs­wirtschaft

Fachkompetenzen:

• gute betriebs- und immobilien­wirtschaftliche Kenntnisse
• idealerweise Erfahrungen in der Wohnungs­wirtschaft
• sicherer Umgang mit IT‑Standard­anwendungen (Word, Excel, Outlook)
• gute Anwender­kenntnisse in SAP bzw. die Bereitschaft, sich diese kurzfristig anzueignen

Weitere Anforderungen:

• Führerschein der Klasse B und die Bereitschaft zum eigenständigen Führen von Dienstkraft­fahrzeugen
• gründliche, sorgfältige und zuverlässige Arbeits­weise
• Fähigkeit, auch bei erhöhtem Arbeits­aufkommen selbstständig, zielorientiert und sicher zu arbeiten
• kunden‑​/adressaten­orientiertes Verhalten
• Fähigkeit zum teamorientierten Handeln, Kritikfähigkeit
• gute Kommunikations­fähigkeit sowie kunden- und adressaten­orientiertes Verhalten

Wir bieten

• eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit allen Vorteilen einer großen öffent­lichen Arbeit­geberin
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf bei der Arbeits­zeit­gestaltung
• Möglichkeit der Anmietung einer Wohnung aus dem Bestand der Wohnungs­fürsorge des Bundes
• berufliche Entwicklungs­möglich­keiten sowie umfangreiche Fortbildungs­angebote
• betriebliche Alters­versorgung
• Jahres­sonderzahlung nach den geltenden tariflichen Bestimmungen
• 30 Tage Urlaub/​31 Tage ab 2027
• Zeit-statt-Geld-Wahlmodell
• Kurse zur Gesundheits­förderung sowie Vorsorge­maßnahmen
• Zuschuss zum Deutschland‑​/JobTicket

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