Verwaltungskraft (w/m/d)

Die Bürgerliche Heiliggeist-Stiftung Passau, verwaltet durch die Stadt Passau, sucht ab dem 01.11.2026 für das Seniorenheim „Seniorenstift Heiliggeist“ in der Heiliggeistgasse, Passau in Teilzeit (30 Stunden) eine Verwaltungskraft (w/m/d)

Aufgaben

Sie unterstützen die Einrichtungsleitung und das Verwaltungsteam bei vielfältigen organisatorischen und administrativen Aufgaben.

Dazu gehören insbesondere:

• Unterstützung der Einrichtungsleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Zusammenstellung von Auswertungen, Berichten und Unterlagen
• Organisation und Unterstützung im laufenden Heim- und Verwaltungsalltag
• Aufgaben im Bereich des Informationsdienstes, insb. Telefon, Empfang und Post
• Schriftliche und persönliche Korrespondenz mit Angehörigen, Betreuern und Bewohnerinnen und Bewohnern
• Führen und Pflege der digitalen Bewohnerakten
• Verwaltung und Pflege der Bewohner-Stammdaten
• Unterstützung bei der Nachlassabwicklung
• Verwaltung und Abrechnung von Verwahrgeldkonten
• Archivverwaltung und digitale Archivierung
• Mitarbeit im Belegungsmanagement
• Verwaltung und Organisation des hauseigenen Schließsystems
• Inventarverwaltung
• Organisation und Unterstützung bei Veranstaltungen und Aktivitäten in unserer Einrichtung
• Mitgestaltung und Pflege unserer hauseigenen Heimzeitung
• Pflege und Aktualisierung der Webseite des Seniorenstifts
• Aufbereitung und Gestaltung von Informationen, Neuigkeiten und Veranstaltungen für Bewohnerinnen und Bewohner, Angehörige und Interessierte
• Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation der Einrichtung
• Erstellung und Aufbereitung von Informationsmaterialien
• Umfassende Vertretung der Verwaltungsleitung

Profil

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung im Verwaltungsbereich
• Idealerweise Berufserfahrung in der Verwaltung, im kaufmännischen Bereich oder in einer stationären bzw. ambulanten Pflegeeinrichtung
• Gute allgemeine kaufmännische Kenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS Office und gängigen digitalen Anwendungen
• Freude an der Arbeit mit digitalen Medien und idealerweise Interesse an der Pflege unserer Webseite
• Gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
• Gute Kommunikationsfähigkeiten und ein freundliches, sicheres Auftreten
• Freude am Umgang mit Menschen und insb. mit unseren Bewohnerinnen und Bewohnern
• Teamfähigkeit und soziale Kompetenz
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Organisationstalent
• Selbstständige, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
• Freude am Organisieren und daran, den Überblick zu behalten
• Kreativität und Freude an der Gestaltung von Informationen und Veranstaltungen sind von Vorteil

Wir bieten

• Eine attraktive, sichere, zunächst auf zwei Jahre befristete Teilzeitstelle (30 Stunden) in einem kommunalen Stiftungsbetrieb mit der Aussicht auf eine spätere unbefristete Über­nahme
• Vergütung in Anlehnung an den TVöD (Eingruppierung nach Tätigkeit und Qualifikation) mit vielen Zusatzleistungen, wie z.B. Jahressonderzahlung (Weihnachtsgeld), Leistungs­prämie, betriebliche Altersvorsorge, Bikeleasing für Mitarbeiter
• Arbeitsgeberfinanzierte Fort- und Weiterbildungen
• Flexible Arbeitszeiten
• 30 Urlaubstage
• Hohes Maß an Eigenverantwortung und Selbstständigkeit

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