Executive Assistant (m/w/d)/Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung und des Präsidiums in Vollzeit

Du organisierst vorausschauend, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und denkst einen Schritt voraus? Dann erwartet Dich bei uns eine verantwortungsvolle Assistenzfunktion mit engem Kontakt zu Präsidium und Geschäftsführung sowie zu den verschiedenen Bereichen der Ärztekammer.

Die Ärztekammer Hamburg vertritt rund 20.000 Ärztinnen und Ärzte und beschäftigt rund 100 Mitarbeitende. Als Körperschaft des öffentlichen Rechts verbindet sie einen gesellschaftlich relevanten Auftrag mit der ärztlichen Selbstverwaltung in Hamburg.

• Organisation & Terminmanagement: Du koordinierst Termine, Fristen und Wiedervorlagen für Präsidium und Geschäftsführung, steuerst Kalender vorausschauend und behältst Prioritäten zuverlässig im Blick.
• Sitzungen & Gremien: Du bereitest Besprechungen sowie Präsidiums-, Vorstands- und weitere Gremientermine vor und nach, koordinierst Unterlagen und Beteiligte und übernimmst die Protokollführung sowie das Nachhalten von Aufgaben und Fristen.
• Präsentationen & Unterlagen: Du erstellst und bearbeitest Präsentationen, Übersichten, Tabellen und weitere Unterlagen für Präsidium und Geschäftsführung und bereitest Inhalte strukturiert, adressatengerecht und optisch professionell auf.
• Kommunikation & Schnittstellen: Du koordinierst interne und externe Anliegen, übernimmst Korrespondenz und bist eine verlässliche Ansprechperson für Mitarbeitende, Gremienmitglieder und externe Kontakte.
• Reise- & Veranstaltungsmanagement: Du planst und koordinierst Dienstreisen, kümmerst Dich um Buchungen und Reiseunterlagen und unterstützt bei der Reisekostenabrechnung sowie bei der Organisation von Veranstaltungen und Sitzungsformaten.
• Projekte & modernes Arbeiten: Du unterstützt Präsidium und Geschäftsführung bei übergreifenden Themen und Projekten, koordinierst Beteiligte und behältst Aufgaben und Termine zuverlässig im Blick. Digitale Anwendungen nutzt Du sicher und bringst idealerweise Erfahrung darin mit, moderne Funktionen und KI-gestützte Arbeitshilfen sinnvoll für Deine eigene Organisation und Kommunikation einzusetzen.

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation sowie idealerweise mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion.
• Einen sicheren Umgang mit im Microsoft Umfeld, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint.
• Die Fähigkeit, Informationen schnell zu erfassen, sinnvoll zu strukturieren und professionell aufzubereiten.
• Eine sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit und die Fähigkeit, Besprechungsinhalte präzise zusammenzufassen und zu protokollieren.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift auf mindestens C1-Niveau des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens (GER).

• Du organisierst Dich vorausschauend und eigenständig, setzt Prioritäten sicher und behältst auch bei kurzfristigen Änderungen den Überblick.
• Du denkst lösungsorientiert, erkennst Handlungsbedarf und hast ein gutes Gespür für Abläufe und Zusammenhänge.
• Du trittst souverän und verbindlich auf und kommunizierst sicher mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern.
• Diskretion, Zuverlässigkeit und ein professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen sind für Dich selbstverständlich.
• Du bist digital aufgeschlossen, arbeitest Dich schnell in neue Anwendungen ein und nutzt moderne Funktionen und Arbeitshilfen gern, wenn sie Deine Arbeit effizienter machen.
• Du bist flexibel und bereit, Deine Arbeitszeit an den Erfordernissen der Funktion auszurichten. Die Präsenztage des Präsidiums derzeit insbesondere montags und donnerstags gehören regelmäßig dazu; gelegentlich können auch Termine außerhalb der üblichen Bürozeiten anfallen; diese sind planbar.

• Nähe zu Entscheidungen: Du arbeitest unmittelbar mit Präsidium und Geschäftsführung zusammen und erhältst Einblick in zentrale Themen der Ärztekammer Hamburg.
• Gestaltungsspielraum: Du kannst Deine Erfahrung und eigene Ideen einbringen und dazu beitragen, Abläufe und Assistenzprozesse weiterzuentwickeln.
• Eigenständiges Arbeiten: Du erhältst den Freiraum, Deinen Aufgabenbereich strukturiert zu organisieren und Verantwortung zu übernehmen.
• Kurze Wege: Abstimmungen erfolgen direkt mit den Personen, die Du unterstützt.
• Eine sinnvolle Tätigkeit mit gesellschaftlichem Beitrag
• Vergütung in Anlehnung an den TV-L sowie eine übertarifliche Jahressonderzahlung
• 30 Urlaubstage bei einer 5 Tage/Woche sowie arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
• Ein Gleitzeitmodell mit flexiblen Gestaltungsmöglichkeiten außerhalb der erforderlichen Präsenzzeiten sowie soweit es die Aufgaben zulassen die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Attraktive Zusatzleistungen wie betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen, Mobilitätsprämie und Kantinenzuschuss
• Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld und ein respektvoller Umgang auf Augenhöhe
• Einen Arbeitsplatz in zentraler Lage mit Blick über Hamburg und guter Infrastruktur

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