Sachbearbeitung Innere Verwaltung und Aktenführung (m/w/d)
Die Sächsische Landesmedienanstalt (SLM) ist eine Anstalt des öffentlichen Rechts und für die Zulassung von privaten Fernseh- und Hörfunkangeboten in Sachsen und die Beaufsichtigung dieser Programme sowie der Inhalte privater Telemedienangebote im Hinblick auf die gesetzlichen Vorgaben, insbesondere der Bestimmungen für die Werbung und den Jugendmedienschutz, zuständig. Zu den Aufgaben der SLM gehören ferner die Förderung des privaten Rundfunks, von Projekten zur Förderung von Medienkompetenz und die ergänzende kulturelle Filmförderung.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt soll folgende unbefristete Vollzeitstelle (40 Stunden/Woche) in Leipzig neu besetzt werden:
Sachbearbeitung Innere Verwaltung und Aktenführung (m/w/d)
Aufgaben
Der Aufgabenbereich Innere Verwaltung wird von einem breiten Spektrum an Beschaffungs- und Organisationsvorgängen geprägt, die mit dem Betrieb der SLM als selbständige Anstalt des öffentlichen Rechts gehören. Dazu zählt insbesondere:
- Vertragsmanagement/-controlling, inklusive Terminkoordinierung und -kontrolle,
- Backoffice-Tätigkeiten, inklusive Betreuung von Stellenausschreibungen,
- Beschaffung und Lagerverwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien,
- Unterstützung der Buchhaltung,
- Koordination und Begleitung baulicher Maßnahmen am und im Dienstsitz und
- Organisation des Facility Managements, inklusive Ansprechpartner und Prüfung der Unterlagen der Hausverwaltung am Dienstsitz.
Der Aufgabenbereich Aktenführung umfasst alle Aufgaben, die mit der rechtskonformen Aktenführung einer Behörde des öffentlichen Rechts verbunden sind. Insbesondere ist der Prozess des Übergangs zu einer vollständig digitalen Aktenverwaltung intern und extern zu steuern. Dazu gehört insbesondere:
- Administration bei der Einführung digitaler Prozesse und Workflows, insbesondere der elektronischen Aktenführung und des allgemeinen Onlinezugangs nach OZG,
- Administration bei der Neukonzeptionierung und Anwendung der Elektronischen Aktenführung,
- Administration des Zeiterfassungssystems,
- Administration der Akten- und Archivverwaltung; insbesondere der rechtskonformen – auch datenschutzrechtskonformen - elektronischen Aktenführung, Andienung an das Sächsische Staatsarchiv und Aktenlöschung bzw. Aktenvernichtung,
- Administration und Durchführung von interbehördlichen Datenabfragen und
- Aufbereitung von Informationen und Auswertung von Statistiken.
Profil
Die Ausschreibung richtet sich an alle, die eine abwechslungsreiche und interessante Tätigkeit in der inneren Organisation einer Behörde suchen und eine starke Affinität zur Implementierung und Betreuung digitaler Prozesse in der Büroorganisation haben, die bereits eine einschlägige Ausbildung und/oder Weiterbildungsmaßnahme oder eine langjährige einschlägige Erfahrung als Teil ihres bisherigen beruflichen Werdegangs haben. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, sollten Sie folgende notwendige Ausbildungsqualifikationen und berufliche Erfahrungen haben:
- abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung,
- aufbauende Qualifikationen im kaufmännischen und technischen Bereich, z.B. Technischer Betriebswirt IHK oder Betriebswirt IHK, wünschenswert,
- Berufserfahrung in der Administration der digitalen Büroorganisation und Aktenführung,
- sehr gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse,
- selbständige Arbeitsweise und
- hohe Einsatzbereitschaft, Flexibilität, Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit.
Wir bieten
Es erwartet Sie ein attraktiver Arbeitsplatz und eine Vergütung nach dem Haustarifvertrag der SLM mit einem Einstiegsgehalt von mindestens 4.244 Euro. Ein höheres Einstiegsgehalt ist abhängig von einer einschlägigen und anrechnungsfähigen Berufserfahrung möglich. Hinzu kommen eine ergänzende arbeitgeberfinanzierte Altersversorgung, und – bei Vorliegen von persönlichen Voraussetzungen – ein 13. Monatsgehalt und Urlaubsgeld. Wünschen auf Teilzeitarbeit kommt die SLM im Rahmen der personellen und organisatorischen Möglichkeiten entgegen. Diese werden beim Eingang entsprechender Bewerbungen geprüft. In der Bewerbung sollte das gewünschte Teilzeitmodell angegeben werden.
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